Совершенствования работы кадровой службы

Прекращение трудового  договора оформляется приказом (распоряжением) унифицированной формой № Т-8 «приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора». С приказом о прекращении трудового договора работник знакомится под роспись. Днем прекращения, трудового договора во всех случаях является последний день работы работника¹⁷². В МДОУ № 177 работнику при увольнении всегда выдается заверенная копия приказа. После оформления и подписания приказа, заполняется трудовая книжка. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора точно соответствует формулировкам приказа и Трудового кодекса РФ, со ссылкой на соответствующий пункт, часть, статью. В конце записи обязательно работник ставит свою роспись, что с записью ознакомлен. После вносится запись в XI раздел личной карточки «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» (приложение 9), где указывается, основание, дата увольнения, дата и номер приказа о прекращении трудового договора¹⁷³. В день прекращения трудового договора, заведующий ДОУ выдает трудовую и санитарную книжку работника, тот в свою очередь ставит свою роспись в журнале учета трудовых книжек, что с записью ознакомлен и трудовую книжку получил, затем главный бухгалтер производит с ним полный расчет. Копия приказа об увольнении, заявление, копия последнего листка трудовой книжки, где сделана запись об увольнении, помещается в личное дело работника.

 

2.2. Технология работы с кадровыми документами

 

2.2.1 Регистрация кадровых  документов МДОУ № 177 «Гномик»

 

Все документы по личному  составу имеют повышенное социальное значение. Поэтому они постоянно учитываются и регистрируются.

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами  и определяется ГОСТ как «запись  учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения»¹⁷⁴. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа¹⁷⁵.

Сам процесс регистрации  – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал) для создания базы данных о документах дошкольного учреждения. В процессе регистрации документам учреждения присваиваются валовые регистрационные номера, что не позволяет регистрировать документ задним числом¹⁷⁶. Регистрируются документы в пределах своей группы (организационные, распорядительные, кадровые и т.д.), а также в зависимости от названия вида документа¹⁷⁷. Кроме этого, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, по личному составу, по отпускам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.  Документу присваивается регистрационный номер и указывается дата его регистрации. Датой приказа является дата их подписания. Отсюда мы можем сделать вывод, что приказы должны регистрироваться именно в день их подписания¹⁷⁸. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная¹⁷⁹. В МДОУ журнальная система регистрации. Для удобства работы и сокращения пути прохождения документов они регистрируются централизованно делопроизводителем.

При регистрации кадрового  документа обычно записывают следующие  сведения о нем: номер, присваиваемый  ему при регистрации, дату регистрации, от кого получен или кому передан, краткое содержание, содержание резолюции, дату отправки, в какое дело подшит по исполнении¹⁸⁰.

В дошкольном учреждении № 177 ведутся следующие кадровые регистрационные журналы и книги, которые не имеют строго установленной формы:

- Журнал учета  движения трудовых книжек и  вкладышей в них. Особенностью данного журнала является то, что он заполняется не в пределах календарного года, а до полного использования всех ее страниц, то есть ведется на протяжении нескольких лет. Срок хранения книги, в соответствии со статьей 358 Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения¹⁸¹ составляет 50 лет.

- Журнал регистрации  трудовых договоров с работниками  МДОУ;

- Книга приказов  по личному составу;

- Журнал предоставляемых  отпусков в 2012 году;

- Книга регистрации  личных дел;

-  Журнал  ознакомления с инструкцией (прохождения  инструктажа) по охране труда. Срок хранения такого журнала 10 лет, согласно ст. 316б Перечня¹⁸².

Все журналы МДОУ ведутся  в тетрадях формата А5. На обложке (титульном листе) журнала делается запись о дате его заведения. В зависимости от того, сколько граф на страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Страницы журналов защищены от изъятия и вложений. Для этого  используются следующие способы:

1. Журналы нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью  и заверяется заведующим МДОУ.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати учреждения.

3. На последней странице  книг или журнала делается  заверительная надпись. 

Все записи в журнале  учета делаются чернилами (пастой) синего цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. В процессе ведения журнал хранится у делопроизводителя. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.  Сроки хранения журналов определяются по Перечню типовых управленческих документов.

Анализ журналов учета  показал целесообразность ведения  еще одного: Журнала учета личных карточек работников (форма Т-2). Соответствующие предложения представлены в главе 3.

 

2.2.2 Хранение кадровых  документов в дошкольном учреждении  № 177

 

Номенклатура  дел 

После  использования  в оперативной деятельности для  решения текущих вопросов документы  становятся хранителями ретроспективной  информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов. Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов  в дела, является номенклатура дел.

Государственный стандарт дает номенклатуре дел следующее  определение: «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»¹⁸³.

Номенклатура дел –  это многоцелевой документ: организатор  документов, классификатор документов и справочник по документам¹⁸⁴. Назначение номенклатуры дел в дошкольном учреждении:

- распределение исполненных  документов в дела;

- систематизация дел;

- закрепление индексов  дел;

- установление сроков  хранения дел¹⁸⁵.

В МДОУ № 177 составлена индивидуальная номенклатура дел, это связанно со спецификой документов. Составлением номенклатуры дел занимались следующие работники детского сада: заведующий, главный бухгалтер, заместитель заведующего по АХР, заместитель заведующего по ВиМР, медицинская сестра, делопроизводитель. При ее составлении они руководствовались: Уставом МДОУ, штатным расписанием, номенклатурой дел прошлых лет, типовыми и примерными номенклатурами дел образовательных учреждений, перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения¹⁸⁶, Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения¹⁸⁷.

Содержание номенклатуры дел МДОУ состоит из разделов, которые  обуславливают направление деятельности учреждения:

01 - Организационные документы;

02 – Документы воспитательно-образовательной  работы;

03 – Документы по  личному составу;

04 – Документы финансово-хозяйственной  деятельности;

05 – Документы по  хозяйственной части;

06 – Документы по  медицинской деятельности.

 

Форма номенклатуры дел учреждения состоит из следующих граф:

- индекс дела. Проставляется индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, он состоит из двух частей – обозначения раздела и порядкового номера дела. В конце каждого раздела номенклатур оставляются 2-3 свободных номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

- заголовки дел. По заголовку дел производится поиск необходимого документа. Заголовки дел полностью раскрывают состав и содержание документов, включенных в дело.

- количество дел, томов, частей. Данная графа заполняется в конце календарного года.

- срок хранения дел и номера статей по перечню. Здесь проставляются  сроки хранения документов со ссылкой на номера статьи согласно перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения¹⁸⁸.

- примечания. Графа заполняется в течение года, в том случае, если надо сделать отметки.

Номенклатура дел составлялась в конце календарного года и ввелась  в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не менялись, то номенклатура перепечатывается на следующий год с поправками и утверждается приказом заведующего МДОУ. Один экземпляр номенклатуры дел остается у заведующего, второй у делопроизводителя, третий у главного бухгалтера. Номенклатура дел составлена на общем бланке дошкольного учреждения. В конце года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Недостатком номенклатуры дел МДОУ является то, что  она не согласовывается с Управлением по делам архивов г.о. Тольятти.

 

Оформление  личных дел работников МДОУ

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку¹⁸⁹

Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, поэтому организации имеют право по-разному решать вопросы их формирования и ведения¹⁹⁰. Первоначально в личные дела группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника в дошкольном учреждении.

Порядок расположения документов внутри дела в дошкольном учреждении регламентирован Инструкцией о порядке ведения личных дел в МДОУ детском саду № 177 «Гномик»¹⁹¹. За правильность оформления личных дел работников МДОУ  несет делопроизводитель.

При оформлении личного  дела документы располагаются в  следующем порядке:

- внутренняя опись  документов дела;

- анкета;

-заявление о приеме на работу;

- трудовой договор; 

- копия приказа о приеме на  работу;

- копия пенсионного страхового  свидетельства;

- копия паспорта (титульный лист  и место прописки);

- копия военного билета (для  мужчин);

- копии документов об образовании; 

- копия свидетельства о постановке  на учет в налоговом органе  физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

- копия свидетельства о рождении  ребенка;

- копия свидетельства о заключении (о расторжении) брака;

- копия аттестационного листа; 

- копия трудовой книжки¹⁹².

В дальнейшем в личное дело включают копии приказов о поощрении, перемещениях, документы об изменениях личных данных, а также документы, характеризующие  его деловые и личные качества. Кроме того, в личное дело включают копии документов, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестационные листы)¹⁹³. В личные дела работников не включаются документы второстепенного значения, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения (справки с места жительства, справки о состоянии здоровья, вторые экземпляры документов).

Каждое личное дело формируется  в отдельной папке. Оформление обложки включает: наименование учреждения (МДОУ детский сад № 177 «Гномик»), № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу, дату окончания личного дела, количество листов, срок хранения личного дела.

На документы личного  дела составляется внутренняя опись, которая  входит в личное дело. Она содержит сведения о порядковом номере документа, дате документа, наименовании документа, количестве листов, дате изъятия документа, о том, кем изъят документ и по какой причине¹⁹⁴. Опись заполняется и подписывается делопроизводителем с проставлением даты составления. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, ее листы нумеруются отдельно.

В целях обеспечения  сохранности личных дел их регистрируют в книге учета личных дел, где  предусматриваются следующие графы: порядковой номер дела, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела работников могут выдаваться во временное пользование  должностным лицам, круг которых  определяется руководителем МДОУ. При  работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается  производить какие-либо исправления в ранее сделанные записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах дела. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию вышестоящей организации или уполномоченных органов во внутренней описи оставляется соответствующая запись. Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное личное дело. В контрольной карточке указываются: номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника, на которого оно заведено, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела.