Совершенствования работы кадровой службы

 

2.1.1. Регулирование  документирования деятельности кадровой

службы детского сада «Гномик»

 

Деятельность кадровой службы организации – неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существуют  определенные законодательно-правовые акты и локальные акты учреждения, в которых отражены вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника¹¹².

В дошкольном упреждении делопроизводителем применяются следующие законодательные и нормативные правовые акты, а также нормативно-методические документы, которые находятся всегда под рукой в отдельной папке, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе.

Одним из самых важных документов является Конституция Российской Федерациями¹¹³. В данном законодательном акте статья 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждом «работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск»¹¹⁴.

Основным законодательным  актом, которым постоянно руководствуется  в своей работе делопроизводитель, является Трудовой кодекс Российской Федерации¹¹⁵. В соответствии со статьей 25 Трудового кодекса РФ «сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей». Делопроизводитель строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в статье 24, к примеру:

- равноправие  сторон;

- уважение и  учет интересов сторон;

- заинтересованность  сторон в участии в договорных  отношениях;

- свобода выбора  при обсуждении вопросов, входящих  в сферу труда;

- добровольность  принятия сторонами на себя  обязательств;

- обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;

- ответственность  сторон, их представителей за  невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

В Трудовом кодексе  РФ прописываются государственные  гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей¹¹⁶.

Немаловажное значение имеет Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»¹¹⁷, который регламентирует права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, регулирует отношения в применении информационных технологий, также определяет порядок передачи документов на архивное хранение.

Федеральный закон «О персональных данных»¹¹⁸ регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.

Федеральный закон «О трудовых пенсиях в РФ»¹¹⁹и Федеральный закон «Об обязательном пенсионном страховании в РФ»¹²⁰ устанавливается основания возникновения и порядок реализации права граждан Российской Федерации на трудовые пенсии, условия назначения трудовых пенсий, страховой стаж, размеры трудовых пенсий, назначения, выплата и доставка трудовых пенсий, а также устанавливается организационные, правовые и финансовые основы обязательного пенсионного страхования в Российской Федерации.

Основу гражданского законодательства в нашей стране, содержащий правовые основы деятельности юридических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства осуществляет Гражданский Кодекс Российской Федерации. ч.1 ¹²¹(далее – ГК РФ). Ряд статей ГК РФ устанавливает обязательность документирования и требования к ряду документов. Так, первая часть ГК РФ определяет виды учредительных документов юридических лиц, требования к составу сведений, которые должны содержаться в учредительных документах¹²². В ряде случаев Кодексом установлены нормы документирования  (понятия «договор», «существенные условия договора», «предмет договора»). В ГК РФ содержится  одна из важнейших норм документирования, которая устанавливает условия признания электронно-цифровой подписи как аналога собственноручной подписи, то есть условия признания ее юридической силы. С 1 января 2008 года введена в действие четвертая часть ГК РФ, в которой закреплены права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации юридических лиц, товаров и услуг¹²³. В число средств индивидуализации включены фирменное наименование, товарные знаки, знаки обслуживания и коммерческие обозначения, которые указываются в управленческой документации, в том числе, в бланках документов. В фирменные наименования не могут включаться полные или сокращенные наименования иностранных государств, официальные наименования органов государственной власти, государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления. Кроме того, запрещено использовать обозначения, противоречащие общественным интересам, принципам гуманности и морали. Таким образом, в целом ряде статей Гражданского кодекса закрепляются виды и разновидности документов, которые оформляют определенные правоотношения, а также требования к составу информации и оформлению документов.

К важнейшим законодательным  актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и закон РФ «О языках народов российской Федерации»¹²⁴. Статья 3 посвящена использованию языка в официальном делопроизводстве.

Общие правила составления  и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003¹²⁵ на унифицированную систему  организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти¹²⁶ предназначены для применения службами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти при разработке ими инструкций по делопроизводству. Работа с документами, содержащими сведения, относимые к служебной тайне, и обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными инструкциями (правилами, положениями), утверждаемыми руководителем федерального органа исполнительной власти. Применение Методических   рекомендаций    способствует созданию   единой   методической  основы  ведения  делопроизводства  в федеральных органах исполнительной власти¹²⁷. В данных методических  рекомендация представлены основные понятия (документирование, электронный документ, электронная цифровая подпись, унифицированная форма документа, регистрация документа); оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, деловой (служебной) переписки и др.). В качестве наглядно материала представлены следующие документы: образец бланка приказа, письма организации, номенклатуры дел, описи, листа-заверителя дела и т.д.

В приказе Минфина  «О трудовых книжках»¹²⁸ нам наглядно представлены образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

Инструкция по заполнению трудовых книжек¹²⁹ устанавливается порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них дубликатов трудовых книжек.

Постановлением  Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 ¹³⁰ утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Основные правила  работы архивов организации¹³¹ устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих организациям на их основе выполнять все их функции по формированию документального фонда, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы.

Перечень типовых  управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения¹³² включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Делопроизводителю достаточно часто приходится вести переписку, как с обслуживающими его организациями, так и частными лицами. Для правильного оформления всех почтовых отправлений, нужно использовать Правила оказания услуг почтовой связи¹³³. В правилах, в частности, изложен порядок адресования документов.

 

2.1.2. Требования к документам по личному составу

 

Каждый гражданин имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы¹³⁴.

Осуществляя это право, гражданин может заключить трудовой договор. Понятие трудового договора сформулировано в  статье 56 Трудового кодекса РФ «Понятие трудового договора. Стороны трудового договора»¹³⁵.

Работодатель в соответствии с трудовым договором обязуется  предоставить работнику работу по обусловленной договором трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы  трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. А работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка¹³⁶.

Все этапы трудового  цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированным этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу¹³⁷.

Документацию по личному  составу можно классифицировать на четыре группы:

- документация, связанная  с комплектованием персонала  организации;

- документация, связанная  с процессом продвижения персонала  по службе;

- документация, связанная  с выполнением работником требований  трудовой дисциплины;

- документация, связанная  с прекращением трудовых отношений  работников с организацией, увольнением¹³⁸.

Оформление и учет личного состава МДОУ осуществляется в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. № 26. В состав кадровой документации дошкольного учреждения входят следующие документы:

- трудовой договор;

- приказ (распоряжение) о  приеме работника на работу (форма  № Т-1);

- личная карточка работника  (форма № Т-2);

- штатное расписание (форма № Т-3);

-приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую  работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работнику  (форма № Т-6);

- график отпусков (форма  № Т-7);

- приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

- приказ (распоряжение) о  поощрении работника (форма №  Т-11).

По учету использования  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда применяется  табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13).

 

Оформление  документов при поступлении на работу

 

С поступающим на работу в дошкольное учреждение сначала  идет устная беседа, просматривается  его трудовая книжка, санитарная книжка. Если заведующего все устраивает, то делопроизводитель начинает работу над оформлением документов для приема нового работника.

Всё документирование трудовых отношений  работника и работодателя должно соответствовать законодательным актам и, прежде всего, Трудовому кодексу  Российской Федерации. Поэтому делопроизводитель, опирается на статью 65 Трудового кодекса¹³⁹, где прописано какие документы можно потребовать от поступающего на работу:

- паспорт или  иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением  случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- документы воинского  учета - для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- справку о наличии  (отсутствии) судимости и (или)  факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию¹⁴⁰;