Совершенствования работы кадровой службы

К дополнительным документам, которые предоставляет, работник относятся:

- копия аттестационного  листа (для педагогического персонала);

- медицинское заключение  о состоянии здоровья;

- копия страхового  медицинского полиса (его номер  и серия нужны при оформлении документов, для прохождения медицинских и профессиональных осмотров);

- фотография для личного  дела, размером 3×4 см.

Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением документов, указанных на рис.3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Последовательность документирования при приеме на работу

 

Более подробно рассмотрим документы каждого этапа  процесса.

Заявление о  приеме на работу, документ, с которого начинается фактическое вступление работника в должность, на которую он раньше претендовал. Заявление о приеме на работу заполняется после прохождения собеседования и устного согласия работодателя о найме человека на определенную должность. Оно является первым этапом в процессе оформления документов на работу¹⁴¹.

Заявление о приеме является не обязательным документом (его можно не писать), так как основанием для приема работника является трудовой договор, но в МДОУ № 177 его предпочитают писать. Согласие на прием нового работника заведующий выражает визированием письменного заявления будущего работника (приложение 2). Заявление о приеме на работу соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.¹⁴² Заявление содержит следующие реквизиты: адресат, то есть указание на имя кого оно подается (заведующему МДОУ детского сада № 177 «Гномик» Т.Н. Бычковой); автор, то есть чье это заявление, с указанием адреса места жительства (Иванова Дарья Павловна, б-р Космонавтов, д. 25, кв. 562, г. Тольятти, 445044); наименование вида документа (заявление); текст документа; подпись; дата документа, виза согласования документа. В МДОУ № 177 подготовлен трафаретный бланк заявления о приеме на работу, который поступающий лишь заполняет. Заполненное и завизированное руководителем заявление подшивается в личное дело.

Поступающий на работу должен сообщить о себе сведения, которые обычно отражаются в заполненной им лично анкете. Анкета (фр. еnquete — расследование) — опросный лист, самостоятельно заполняемый опрашиваемым по указанным в нем правилам. Несмотря на то, что она является одним из основных документов личного дела, утвержденной формы анкеты не существует. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально,¹⁴³ то есть должны быть представлены соответствующие документы: документ об образовании, ИНН, пенсионное страховое свидетельство, документ, удостоверяющий личность, фотография и т.д. Анкета МДОУ была разработана таким образом, чтобы в ней указывалась вся информация, которая может понадобиться при оформлении нового сотрудника в дошкольное учреждение (приложение 3). В этом случае она служит неким справочным материалом, предоставляя возможность не «поднимать» все документы личного дела. Анкета заполняется от руки в одном экземпляре  без помарок и исправлений. К лицевой стороне анкеты приклеивается личная фотография работника. На оборотной стороне делопроизводитель подписывает анкету и заверяет печатью дошкольного учреждения.

Персональные данные – информация о работнике, включающая сведения о фактах, событиях и обстоятельствах  его жизни, необходимая в связи  с трудовыми отношениями между работником и работодателем¹⁴⁴. Обязанность по обеспечению защиты от неправомерного использования или утраты персональных данных возлагается на работодателя.

Трудовой кодекс закрепляет права работников в целях обеспечения  защиты персональных данных, хранящихся у работодателя:

- право на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

- право на свободный  бесплатный доступ к своим  персональным данным;

- право на требование  об исключении или исправлении  неверных или неполных персональных  данных¹⁴⁵.

Защита персональных данных сотрудников детского сада № 177 осуществляется на основании:

- Федерального закона  от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных  данных";

- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ;

- Трудового кодекса  Российской Федерации;

- Кодекса РФ об административных  правонарушениях;

- Уголовного кодекса  РФ.

Порядок обработки персональных данных в МДОУ устанавливается положением о защите персональных данных сотрудников, приказом о комиссии для проведения классификации информационных систем персональных данных (ИСПДн), приказом о перечне лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, воспитанников и их законных представителей. В трудовой договор с работниками включены пункты о защите (пункт 3.2.5 трудового договора) и не разглашении персональных данных (7 раздел трудового договора). В целях защиты персональных данных работников дошкольного учреждения, каждый сотрудник и вновь принимаемый на работу работник подписывает заявление-согласие на получение/передачу, обработку персональных данных сотрудников (приложение 4), а некоторые категории работников подписывают обязательство о неразглашении конфиденциальной информации (персональных данных) (приложение 5). В их числе: заместитель заведующего по административно-хозяйственной работе, заместитель заведующего по воспитательной и методической работе, делопроизводитель, медицинские сестры, педагог-психолог, главный бухгалтер, бухгалтер, бухгалтер-калькулятор, воспитатели, так как именно они имеют доступ к персональным данным работников МДОУ, воспитанников и их законных представителей.

С поступающим на работу заключается трудовой договор. Перед заключением трудового договора заведующий знакомит работника с локальными актами дошкольного образовательного учреждения (уставом, коллективным договором, правилами внутреннего  трудового распорядка, должностной инструкцией, инструкцией по охране труда и т.д.), проводит первичный инструктаж.

В соответствии со статьей 16 Трудового кодекса «Трудовые  отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом»¹⁴⁶. Понятие трудового договора сформулировано в статье 56 Трудового кодекса «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя»¹⁴⁷. В договоре указываются сведения о работнике и работодателе:

- фамилия, имя,  отчество работника и наименование  работодателя заключивших трудовой договор;

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя;

- идентификационный  номер налогоплательщика;

- сведения о  представителе работодателя, подписавшем  трудовой договор, и основание,  в силу которого он наделен  соответствующими полномочиями;

- место и  дата заключения трудового договора¹⁴⁸.

Датой начала работы является точный день, когда работник приступит  к работе – число, месяц, год. Трудовой договор (приложение 6)  дошкольного учреждения № 177 имеет следующие разделы:

- права и обязанности работника;

- права и обязанности  работодателя;

- оплата труда;

- рабочее время и  время отдыха;

- срок действия трудового  договора;

- условия труда, гарантии  и компенсации;

- ответственность сторон  трудового договора, изменение и  дополнение трудового договора, прекращение трудового договора;

- разрешение споров  и разногласий;

- заключительные положения.

С недавнего времени  в раздел трудового договора «Права и обязанности работника» был  включен пункт, в котором говорится, что вновь поступающий работник в дошкольное учреждение должен в 2-х месячный срок предоставить справку о наличии (отсутствии) судимости. Форма трудового договора с работниками МДОУ была разработана на основе примерной формы трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения¹⁴⁹. В МДОУ трудовые договоры заключаются на неопределенный срок и на определенный срок не более пяти лет. Вступает договор в силу со дня его подписания двумя сторонами. В соответствии со статьей 67 Трудового кодекса «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя в личном деле самого работника. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя»¹⁵⁰. Трудовые договоры регистрируются в «Журнале регистрации трудовых договоров с работниками МДОУ», это нужно для того, чтобы документально подтвердить, что трудовой договор был заключен в случае его утраты. Реквизитами трудового договора, придающими юридическую силу, являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место заключения договора, текст, подпись, оттиск печати, что полностью соответствует правилам ГОСТ Р 6.30-2003¹⁵¹.

На основании заключенного трудового договора оформляется  приказ заведующего. Содержание приказа в точности соответствует условиям заключенного  договора. Приказ о приеме на работу оформляется на основе унифицированной формы № Т-1  и объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

При оформлении приказа (приложение 7) указываются наименование учреждения, должность, по которой будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок (обычно в МДОУ работники принимаются на испытательный срок, который составляет 3 месяца), условия приема на работу, характер работы. Все эти данные берутся непосредственно из трудового договора. Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу, для целей табельного учета  и не меняется при любых его перемещениях внутри МДОУ вплоть до его увольнения. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация. Условия приема на работу (по совместительству) и характер работы (постоянно, временно) указываются в приказ без сокращений. Размер должностного оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием и проставляется в виде чисел, в графе компенсационные выплаты (вредные условия труда) проставляются в процентах от оклада, а затем – в рублях. Приказ о приеме на работу относится к приказам по личному составу. Подписанный заведующим приказ регистрируется в книге приказов № 2 по личному составу и объявляется работнику в трехдневный срок со дня подписания. Приказ готовится в трех экземплярах, первый хранится в папке приказов по личному составу за текущий год, второй – передается в бухгалтерию, третий – помещается в личное дело работника, по требованию работника делается копия приказ и выдается ему на руки. Так как приказ о приеме имеет унифицированную форму, и делопроизводителю остается только впечатать всю необходимую информацию о работнике, ошибок обычно при его оформлении не возникает. Трудовой договор и приказ являются основой для составления целой цепочки документов.

В точном соответствии с  приказом о приеме на работу заполняется  личная карточка работника и делается запись в трудовой книжке.

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника»¹⁵². Работники, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку заведующему, а на лиц, поступающих на работу впервые и не имеющих трудовой книжки, она заполняется не позднее 5-ти  дней со дня приема на работу.

В Трудовом кодексе РФ  записано: «Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти»¹⁵³. Оформление, ведение и хранение трудовых книжек работников в МДОУ регламентированы следующими нормативными актами:

- Трудовой кодекс Российской  Федерации;

- Правила ведения и  хранения трудовых книжек, изготовления  бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;

- Постановление Минтруда  РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об  утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;

- Приказ Минфина РФ  от 22 декабря 2003 г. № 117н «О  трудовых книжках»;

- Порядок обеспечения  работодателей бланками трудовой  книжки и вкладыша в трудовую  книжку, утв. Приказом Минфина  РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н.

В течение всей деятельности работника в дошкольном учреждении его перемещения и поощрения  будут отражаться в этом важном документе. Выдача трудовых книжек на руки не разрешена. Но на основании ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать заверенную копию (выписку) трудовой книжки. ¹⁵⁴

Заполнение трудовых книжек ведется на государственном  языке РФ. В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

- сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе)¹⁵⁵.

Работник, на которого заводится  трудовая книжка, на первой странице (титульном  листе) своей подписью заверяет правильность внесенных сведений, а потом делопроизводитель  наклеивает голограмму на подпись работника. Первую страницу подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (заведующий), после чего ставится печать МДОУ.

Записи в разделе  «Сведения о работе» по составу  информации можно разделит на три  группы:

- информация, которая  вносится в этот раздел до  занесения сведений о работе в данной организации;

- информация о приеме  на работу, переводе на другую  работу и об увольнении, то  есть основные сведения о трудовом  стаже работника;

- дополнительная информация  о работе, необходимая для наиболее  полной характеристики  особенностей трудового стажа  работника и специфики деятельности организации, в которой этот стаж заработан¹⁵⁶.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

- о награждении государственными  наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, но основании соответствующих указов и иных решений;