Совершенствования работы кадровой службы

У делопроизводителя  личные дела хранятся только на работающих сотрудников. Личные дела работников дошкольного учреждения хранятся в специальном сейфе, как документы строгой отчетности, располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. После увольнения сотрудника, в личное дело вкладывают заявление об увольнении, копию приказа о расторжении трудового договора, последнюю страничку трудовой книжки, с записью об увольнении и последним документом личного дела является лист-заверитель дела № 00, далее личное дело прошивается в четыре прокола и убирается в архив учреждения.

 

Формирование, оформление и хранение дел в МДОУ № 177

Формированием дел называется группировка документов в дела в  соответствии с номенклатурой¹⁹⁵. Согласно ГОСТ Р 51141 – 98, дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку¹⁹⁶. В МДОУ № 177 делопроизводитель несет ответственность за сохранность документов и формирование их в дела, тем самым мы можем определить, что формирование дел, которые можно отнести к кадровой службе, производится централизованно. При формировании дел делопроизводитель детского сада соблюдает следующие требования:

- документы постоянного  и временного хранения группирует в отдельные дела;

- включает в дело  по одному экземпляру каждого  документа;

- группирует в дело  документы одного календарного  года¹⁹⁷.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел. В МДОУ документы формируются в дело только за один календарный год. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, за исключением копии, на которых есть резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров заведующего и других работников детского сада.

- расположение документов внутри дела в определенной последовательности. Внутри дела документы МДОУ расположены в хронологическом порядке, это расположение предполагает группировку документов за определенный период времени в хронологической последовательности. Документы дела также должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы. Толщина каждого дела не превышает 40 мм и содержит в себе не больше 250 листов.

- оформление обложки дела. Заголовок на обложку дела переносится полностью из номенклатуры дел МДОУ.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в МДОУ позволяет  осуществлять оперативный поиск  документов.

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве МДОУ – обработка дел для последующего их хранения и использования. В дошкольном учреждении № 177 еще целый год после окончания текущего года документы находятся в оперативной работе, так как они еще довольно часто используются, для наведения справок. По истечении календарного года все дела обрабатываются для длительного хранения.

Обработка дел для  хранения включает: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения¹⁹⁸.

Обратимся к ГОСТ Р 51141 – 98, где говорится, что  экспертиза ценности документа –это отбор документов на государственное хранение или  установление сроков их хранения на основе принятых критериев¹⁹⁹. В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

1. отбор ценных документов для вечного хранения, а также отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, - для длительного хранения (свыше 10 лет).
2. выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов²⁰⁰.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. В 2011 году в дошкольном учреждении приказом заведующего была создана экспертная комиссия, в ее состав вошли следующие работники: председатель – заместитель заведующего по воспитательной и методической работе (исполняющий обязанности заведующего в случае ее отсутствия); члены комиссии: заместитель заведующего по административно-хозяйственной работе, главный бухгалтер, делопроизводитель. Также в 2011 году было разработано положение об экспертной комиссии, которое выделяет основные функции экспертной комиссии:

- проводит совместно  с архивом ежегодный отбор  документов учреждения для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией работы с документами в аппарате МДОУ;

- выносит предложения  об одобрении и представлении  на утверждение в установленном порядке сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу; актов о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли;

- принимает непосредственное  участие в подготовке и рассмотрении  номенклатуры дел МДОУ, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения;

- выносит на рассмотрение  руководства учреждения предложения  об изменении сроков хранения  отдельных видов документов, установленных  действующими перечнями, и определении  сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями²⁰¹.

В процессе экспертизы ценности документов МДОУ выделяются четыре группы дел:

- постоянного хранения;

- длительного хранения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению  в связи с истечением сроков хранения.

После проведения экспертизы ценности документов дошкольного учреждения экспертной комиссией, далее проводиться полное или частичное оформление дел. Оформление дел производится делопроизводителем, под контролем экспертной комиссией МДОУ. Дела временного (до 10 лет) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Первым делом выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел МДОУ, затем проверяется правильность их формирования, они остаются в папках-скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и сдаются в архив учреждения. Особое внимание уделяется на делах постоянного, долговременного  (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (личные дела работников МДОУ, личные карточки, списки работников, книги, журналы) их полное оформление включает в себя: подшивку дела, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях), оформление реквизитов обложки дела²⁰². Далее более подробно остановимся на каждом этапе оформления дел в детском саду № 177.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола  в твердую обложку прочной ниткой, при подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скрепки, скобы, иголки) из документов удаляются²⁰³.

Все листы дела для  обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются арабскими цифрами  в верхнем правом углу черным графитным карандашом. Если дело имеет несколько томов, то каждый том нумеруется отдельно. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв (а, б, в, г. и т.д.)²⁰⁴.

Для учета количества листов в деле и внутренней описи, фиксации особенностей нумерации в конце дела на отдельном листе помещается лист-заверитель (рис. 5). В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров). Лист-заверитель дела подписывается делопроизводителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела  отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Лист-заверитель имеет унифицированную форму, установленную Основными правилами работы архивов организаций²⁰⁵.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________________________________

___________________________________________________150 (сто пятьдесят)____________________листов

                                                                                                      (количество листов цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _______________-_____________________________

пропущенных номера листов _____________-___________________________

+ листов внутренней  описи _____2 (два)________________________________

Делопроизводитель                 ___Кузина_____                   __Т.В. Кузина__

                                                                     (подпись)                                            (И.О. Фамилия)

_31 декабря 2011_

               (дата)

Рис.  5. Форма листа-заверителя дела в МДОУ № 177

В делах, содержащих ценную и личную документацию, составляется внутренняя опись документов дела. ГОСТ Р 51141 – 98 содержит  определение внутренней описи как  учетного документа, содержащего перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов²⁰⁶. Составлять опись рекомендуется к делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документа. В этом случае данный документ облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации²⁰⁷. Внутренняя опись составляется на отдельном листе (рис. 6), в ней содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. Внутренняя опись нумеруется отдельно и подписывается делопроизводителем.

Муниципальное дошкольное образовательное учреждение детский сад комбинированного вида № 177 «Гномик» городского округа Тольятти   (МДОУ детский сад  № 177 «Гномик»)   УТВЕРЖДАЮ Заведующий  МДОУ детского сада № 177 «Гномик» ____________ Т.Н. Бычкова  31.12.2011 ОПИСЬ N _____ дел по личному состауву за 2011 год    № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количество листов в  деле Срок хранения Примечание 1 2 3 4 5 6 7 В данную опись внесено _____150 (сто пятьдесят)___________ ед.хр.                                                                                                 (цифрами и прописью) с N 001 по  N 150, в том  числе: литерные номера:   - пропущенные номера:   - Делопроизводитель                         ____Кузина_____           _Т.В. Кузина_                                                                                                 (подпись)                                (И.О. Фамилия) 31.12.2011 г.  СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК МДОУ детского сада № 177 «Гномик» от «31» декабря 2011 г.        № 3

Рис.  6. Форма описи дошкольного учреждения № 177 «Гномик»

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации документов дела. Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел учреждения.²⁰⁸ Обложка дела в МДОУ (рис. 7) включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, дата. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела, и сроки хранения дела.

Код гос. архива ______

 Код организации  ______

 

Ф. № ___________

Оп. № __________

Д. № ___________

__________________________________________________________________

(наименование архивного  учреждения)

 

_________муниципальное дошкольное образовательное учреждение_______

_________детский сад комбинированного вида № 177 «Гномик»___________

__________________________городского округа Тольятти________________

_________________(МДОУ детский  сад № 177 «Гномик»_________________

  (Наименование организации  и структурного подразделения)

 

ДЕЛО № ______ том № _________

 

__________________Приказы по личному составу за 2011 год__________

(Заголовок дела)

 

 

_________________11 января 2011 – 31 декабря 2011_____________________

(Крайние даты)

На 150 листах

Хранить 75 лет

Ф. № __________

Оп. № _________

Д. № __________

Рис.  7. Форма обложки дела МДОУ № 177

После полного  оформления дел долговременного  и постоянного сроков хранения они  сдаются в архив учреждения.

В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»²⁰⁹ государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

До 2010 года помещение, в котором хранились документы, нельзя было назвать архивом, оно не соответствовало требованиям хранения. Дошкольное учреждение функционировало с 1997 года, поэтому количество дел стало настолько велико, что данного помещения становилось недостаточно. Документы не систематизировались, а просто складывались на пол в выделенном для архива помещении. Вследствие этого, администрация дошкольного учреждения взялась за приведение данного помещения в надлежащее состояние, поэтому в середине 2011 году было разработано положение об архиве МДОУ детского сада № 177 «Гномик», в это же время в отведенном для хранения документов помещении были установлены специальные стационарные стеллажи с шириной полок 25 см, расстояние между полками по высоте 40 см, расстояние от пола до нижней полки составляет 20 см, а также один железный шкаф. В помещении нет окон, что является положительным для хранящихся документов, так как они должны быть защищены от прямых солнечных лучей.