Совершенствования работы кадровой службы

Инструкция разрабатывается  на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации²²³.

Действия по разработке проекта Инструкции выглядят так:

1. собрать и проанализировать материал. Основные источники сведений об организации работы с документами – это нормативные, методические, информационно-справочные документы.
2. заняться разработкой проекта Инструкции;
3. отдать проект на согласование заведующему МДОУ;
4. если проект будет одобрен (согласован), заведующий утвердит Инструкцию своим приказом;
5. внедрение инструкции в дошкольном учреждении.

При разработке Инструкции по кадровому делопроизводства нужно руководствоваться следующими нормативными актами:

- Трудовой кодекс Российской  Федерации: (принят ГД 21.12.2001 г.): (ред.  от 01.04.2012): (с изм. и доп., вступает в силу с 14.04.2012);

- Постановление Госстандарта  РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов");

- "Система стандартов  по информации, библиотечному и  издательскому делу. Управление  документами. Общие требования. ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007" (утв. Приказом  Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст);

- "Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. ГОСТ Р 51141-98" (утв.  Постановлением Госстандарта РФ  от 27.02.1998 N 28);

- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ;

- Федеральный закон  от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон  от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "О  порядке рассмотрения обращений  граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон  от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральный закон  от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) "О  персональных данных";

- Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Указ Президента РФ  от 06.03.1997 N 188 (ред. от 23.09.2005) "Об  утверждении Перечня сведений  конфиденциального характера";

- Постановление Правительства  РФ от 27.12.1995 N 1268 (ред. от 14.12.2006) "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

- Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37) (ред. от 29.04.2008) // Библиотека и закон. – 2008. - № 25;

- Постановление Правительства  РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) "Об  утверждении Правил делопроизводства  в федеральных органах исполнительной власти";

- Организационно-распорядительная  документация. Требования к оформлению  документов: Методические рекомендации  по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003;

- ГОСТ 51141-98 Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения.

- Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 01.08.2011) "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

- Постановление Госкомстата  России от 05.01.2004г. № 1 "Об  утверждении унифицированных форм  первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Мы предлагаем, чтобы  Инструкция по кадровому делопроизводству состояла из следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Основные требования к оформлению кадровых документов.
3. Правила подготовки и оформления кадровых документов.
4. Документы по установлению трудовых отношений.
5. Документы по учету кадров.
6. Организация документооборота.
7. Составление номенклатуры дел и формирование дел.
8. Порядок подготовки и передачи дел на хранение  в архив учреждения.
9. Лист согласований.

Инструкция является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Необходим пересмотр инструкции и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах. После согласования и утверждения Инструкция должна быть доведена до каждого работника учреждения. В дальнейшем задача делопроизводителя – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить  количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм²²⁴. Поэтому мы предлагаем разработать данный документ в дошкольном учреждении № 177.

Разработка Альбома  форм документов по учету и сопровождению  кадров в МДОУ включает в себя  несколько этапов:

1. Постановка задачи, которая включает в себя определение  назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности учреждения.

2. Классификация форм  документов с целью определения  структуры альбома и распределения  всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм  документов: определение набора  реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

- установление последовательности  их расположения на носителе информации и правил их оформления;

- унификацию текстов  документов.

4. Формирование альбома  форм и подготовка инструктивных  материалов по применению форм  документов, включенных в альбом.

В составе кадровой документации учреждения может выделить несколько групп:

- организационные документы:  устав, правила внутреннего трудового  распорядка, штатное расписание;

- распорядительные документы:  приказы по вопросам работы  с персоналом МДОУ;

- персональные документы:  трудовые книжки, анкета и т.д.;

- учетные документы: личные карточки Т-2.

Для введения Альбома  форм документов по учету и сопровождению  кадров заведующий учреждения должен издать приказ об утверждении и введения  Альбома в МДОУ.

В данный альбом могут  быть включены все кадровые документы, применяемые в дошкольном учреждении, в форме которых, уже заранее заполнить не изменяемые поля (наименование организации, должность и Фамилия руководителя и т.д.):

- Приказ (распоряжение) о  приеме работника на работу (Т-1, Т-1а);

- Личная карточка работника  (Т-2);

- Штатное расписание (Т-3);

- Приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую  работу (Т-5, Т-5а);

- Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работнику  (Т-6, Т-6а);

- График отпусков (Т-7);

- Приказ (распоряжение) о  прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Т-8, Т-8а);

- Приказ (распоряжение) о  поощрении работника (Т-11, Т-11а);

- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12);

- Табель учета рабочего времени (Т-13);

- Трудовой договор;

- аттестационный лист;

- приказ по основной  деятельности;

- протокол заседания  комиссии по распределению стимулирующих  выплат работникам;

- акт приемки продуктов  питания;

- Анкета.

Внедрение мер, предложенных в данной главе, обеспечит единство правил составления и оформления кадровых документов, позволит максимально сократить количество и объем документов, ускорить работу с ними.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Период с конца 80-х – по настоящее время в сфере дошкольного образования характеризуется организацией  деятельности в соответствии с новой Концепцией дошкольного воспитания. Был открыт факультет дошкольного воспитания в педагогическом университете, усилена научная направленность в деятельности педагогических коллективов, созданы авторские программы и технологии. Правовыми основами развития и функционирования дошкольного образования в России в конце 80-х начале 90-х годов явились законы и документы, которые сыграли существенную роль в дальнейшем продвижении учреждений системы дошкольного образования по пути развития и совершенствования: Концепция дошкольного воспитания, Закон Российской Федерации «Об образовании», «Новые ориентиры и требования к обновлению содержания дошкольного образования», Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении. Из истории развития дошкольных учреждений мы узнали, что начиная с 1994 года в г. Тольятти ведется планомерная работа по совершенствованию деятельности дошкольных учреждений города, решению основных проблем развития системы дошкольного образования. Система дошкольного образования города представляет сегодня гибкую, многофункциональную сеть дошкольных образовательных учреждений, которые представляют широкий спектр образовательных услуг с учетом возрастных и индивидуальных особенностей ребенка, потребностей семьи городского сообщества.

Любая организация существует только тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие, какой угодно фирмы, предприятия, учреждения, организации начинается с подбора и оформления её работников.  Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Но в отличие от других направлений, кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

В дипломной работе было проанализировано документирование деятельности кадровой службы дошкольного учреждения - МДОУ детского сада № 177 «Гномик» и выявлены его положительные и отрицательные стороны.

В дошкольном учреждении все локальные акты оформлены на общем бланке учреждения, имеют согласование с председателем профсоюзного комитета и утверждены приказами заведующего МДОУ, в конце каждого локального акта имеется таблица для ознакомления работников еще до подписания трудового договора, имеющая столбы: дата ознакомления, фамилия, имя, отчество, должность, подпись. Но для более удобного варианта ознакомления работников с локальными актами, в детском саду планируется разработать «Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя при приеме на работу», в данном журнале будут перечислены все локальные акты дошкольного учреждения, где работник, будет сам вписывать свои данные в графы: «Дата ознакомления», «Ф.И.О. работника», «Должность», и ставить подпись напротив каждого документа. Журнал, позволит совместить ознакомление работников  сразу со всеми локальными актами дошкольного учреждения.  В 2012 год дошкольное учреждение № 177 поставило для себя задачу разработать оставшиеся инструкции по охране труда работников. 

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно  документируется. Документированная информация составляет основу управления. Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Организация работы с документами влияет на качество работы учреждения, организацию и культуру труда работников. Особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений, так как значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации трудно переоценить.

Основой построения кадровой службы является принятая в организации форма работы с документами – централизованная, децентрализованная или смешанная. Мы определили, что в дошкольном учреждении № 177 централизованная форма работы с документами, которая осуществляется одним работником – делопроизводителем. Делопроизводитель в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самим учреждением.

Были проанализированы организационно-распорядительные документы МДОУ № 177 «Гномик». Анализ показал, что только один документ – штатное расписание  не соответствует правилам, а вернее унифицированной форме Т-3, потому что вышестоящее учреждение издало собственную форму штатного расписания для дошкольных учреждений г.о. Тольятти.