Совершенствования работы кадровой службы

Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов, в конце 2010 года данное помещение было оборудовано светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архива являются многовариантные средства пожаротушения (3 огнетушителя). Документы на полках архива располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а главное оперативный поиск. Стеллаж и шкаф в архиве пронумерованы.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается²¹⁰. Только по письменному заявлению работника делопроизводителем делается выписка из этих документов и заверяется в установленном порядке. Доступ в архив учреждения имеют: заведующий, заместитель заведующего по воспитательной и методической работе, главный бухгалтер, делопроизводитель, ключи хранятся у главного бухгалтера, так как ее кабинет расположен вблизи данного помещения.

Таким образом, подводя итоги по проведенному анализу кадрового делопроизводства в МДОУ № 177 «Гномик», можно отметить следующее: в целом, кадровое делопроизводство в МДОУ соответствует установленным правилам. Большинство документов составляется по унифицированным формам.

В связи с ужесточением правил о защите персональных данных в 2010 году в МДОУ разработали заявления  на обработку персональных данных работников (воспитанников, законных представителей) и обязательство о неразглашении конфиденциальной информации (персональных данных). Данные документы имеют трафаретную форму, что облегчает их заполнение работниками. Составление документов соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Также рассмотрев трудовой договор заключаемый с работками  дошкольного учреждения № 177 мы можем утверждать, что данный документ соответствует установленным требованиям. Но с недавнего времени распространено требование трудовых инспекторов  о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документов. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения. Поэтому с 2012 года в дошкольном учреждении решили практиковать подписание трудового договора на каждом листе.

Оформление, ведение и  хранение трудовых книжек работников в МДОУ ведется в соответствии с установленными правилами.

  Оформление, ведение и хранение трудовых книжек работников в МДОУ ведется в соответствии с Правилами. При рассмотрении вопроса о расторжении трудового договора с работниками МДОУ, было выявлено нарушение, в том, что некоторые категорий работников заполняют обходной лист, так как являются материально ответственными лицами. Хотя Трудовой кодекс РФ не содержит никаких положений об обходных листах.

В соответствии со ст.17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. ²¹¹ В 2010 году в МДОУ были приняты меры по организации хранения документов, их сохранности. Были разработаны положение об архиве, положение об экспертной комиссии, создана комиссия для проведения экспертизы ценности документов,  а самое главное, оборудовано помещение для хранения документов.

Вместе с  тем изучение кадровых документов показало, что форма штатного расписания отличается от унифицированной формы Т-3.  Это вызвано тем, что вышестоящее учреждение издало собственную форму штатного расписания для дошкольных учреждений г.о. Тольятти. Кроме того, не была разработана инструкция по охране труда ряда сотрудников МДОУ и среди форм учета кадровой документации отсутствует Журнал учета личных карточек.

В третьей главе предложена разработка Журнала учета личных карточек работников (форма Т-2)  и инструкции по охране труда делопроизводителя, так как его деятельность, связана с работой с персональным компьютером и множеством оргтехники.

 

 

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ И  МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ МДОУ

 

3.1. Разработка инструкции  по охране труда делопроизводителя

 

Инструкция по охране труда — нормативный акт, устанавливающий  требования по охране труда при выполнении работ в производственных помещениях, на территории предприятия, на строительных площадках и в иных местах, где производятся эти работы или выполняются служебные обязанности²¹².

Инструкция по охране труда должна содержать следующие  разделы:

- общие требования  безопасности;

- требования безопасности  перед началом работы;

- требования безопасности во время работы;

- требования безопасности  в аварийных ситуациях;

- требования безопасности  по окончании работы²¹³.

При необходимости в  инструкции можно включать дополнительные разделы.

Инструкции для всех должностей работников утверждаются руководителем предприятия после проведения предварительных консультаций с соответствующим профсоюзным органом и службой охраны труда²¹⁴.

Инструкции работникам могут быть выданы на руки под расписку в личной карточке инструктажа для изучения при первичном инструктаже, либо вывешенных на рабочих местах или участках, либо храниться в ином месте, доступном для работников²¹⁵.

Изучение инструкций для работников обеспечивается работодателем. Требования инструкций являются обязательными  для работников. Невыполнение этих требований должно рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины²¹⁶.

Для составления  инструкции по охране труда делопроизводителя  были проанализированы все виды работ, выполняемые делопроизводителем, что  позволило сформулировать комплекс требований, предъявляемых к данной должности. Нормативной основой для разработки данной инструкции являются:

- Трудовой кодекс  Российской Федерации: [принят Государственной  Думой 21.12.2001 г.]: офиц. текст по  состоянию на 22.11.2011 г.

- Методические рекомендации по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 17.12.2002 N 80;

- Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих (утв. Постановлением  Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37) (ред. от 14.03.2011);

- Типовое положение  о дошкольном образовательном  учреждении, утвержденное постановлением Правительства РФ от 12.09.2008 № 666;

- приказ Минздравсоцразвития  РФ от 09.09.2011 N 1034н "Об утверждении  Перечня измерений, относящихся к сфере государственного регулирования обеспечения единства измерений и производимых при выполнении работ по обеспечению безопасных условий и охраны труда, в том числе на опасных производственных объектах, и обязательных метрологических требований к ним, в том числе показателей точности" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.10.2011 N 22039).

- Постановление Минтруда  РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 N 1/29 "Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 12.02.2003 N 4209);

- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Структура положения  состоит из следующих разделов:

1. Общие требования  безопасности;

2. Требования  безопасности перед началом работы;

3. Требования  безопасности во время работы;

4. Требования безопасности в аварийных ситуациях;

5. Требования  безопасности по окончании работы.

Разработанный проект инструкции по охране труда делопроизводителя МДОУ детского сада № 177 «Гномик» представлен в приложении 10.

Инструкция составлена на общем бланке МДОУ, с проставлением все необходимых реквизитов (наименование организации, гриф согласования, гриф утверждения, наименование документа, номер документа, текст) что соответствует правилам ГОСТа²¹⁷. Каждая или несколько инструкций по охране труда работников утверждаются приказом заведующего МДОУ. Утвержденная инструкция должна быть доведена до сведения делопроизводителя. Потом делопроизводитель в конце инструкции проставляет: дату, Ф.И.О., подпись, что ознакомлен с ней, один экземпляр выдается на руки работнику. Кроме этого, у заведующего имеется отдельная папка-регистр с перечнем и полным набором всех инструкций по охране труда работников МДОУ. Папка № 2 в делопроизводстве МДОУ называется «Инструкции по охране труда». Каждая инструкция имеет свой порядковый номер, поэтому их перечень выглядит следующим образом: первая цифра — это номер папки, а вторая — номер инструкции в этой папке. Перечень инструкций утверждается приказом заведующего. Номер этого приказа указывается на бланке перечня инструкций.

Таким образом, работа с персоналом по охране труда является одним из основных направлений производственной деятельности, обеспечивающей безопасность, надежность и эффективность работы учреждения, и направлена на решение следующих основных задач:

- обеспечение соответствия квалификации лиц, принимаемых на работу, требованиям, характеристикам и условиям производства;

- формирование необходимых  знаний и навыков работника  перед допуском к самостоятельной  работе;

- сохранение необходимых  знаний и навыков, развитие  производственных навыков в процессе трудовой деятельности;

- совершенствование знаний  и навыков при изменении производственных  условий;

- постоянный и систематический  контроль профессиональных знаний  и навыков работника в процессе его трудовой деятельности;

- изучение и применение передовых безопасных приемов производства работ, воспитание у персонала ответственности за соблюдение правил, норм и инструкций по охране труда²¹⁸.

 

3.2. Разработка кадровых  документов 

для дошкольного учреждения № 177 «Гномик»

 

Все личные карточки подлежат учету и регистрации в Журнале учета личных карточек. Так как в настоящее время он отсутствует, его необходимо завести. Личная карточка работника по форме № Т-2 заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа заведующего  о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и т.д., а также сведений, сообщенных о себе работником²¹⁹. Ведение журнала учета личных карточек позволит зарегистрировать документ, и в случае его утери доказать данной записью, что документ был оформлен, предотвращая претензии и конфликтные ситуации.

Титульный лист журнала  учета личных карточек Т-2 будет выглядеть так (рис. 8):

Муниципальное дошкольное образовательное учреждение

детский сад комбинированного вида № 177 «Гномик»

городского округа Тольятти

(МДОУ детский сад № 177 «Гномик»)

 

ЖУРНАЛ

учета личных карточек работников (форма Т-2)

 

 

Начат «__» ___________  20__ г.

Окончен «__» ____________ 20__ г.

 

Рис. 8. Форма титульного листа Журнала учета личных карточек работников (форма Т-2)

 

Форма Журнала учета  личных карточек работников (форма  Т-2) мы предлагаем внести в нее следующие графы:

№ п/п	Дата оформления личной карточки	Ф.И.О. работника	Табельный номер	Должность	Дата и номер трудового договора	Дата и номер приказа о  приеме	Дата и номер приказа об увольнении	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Считаем необходимым  издание  приказа по основной деятельности о внесении изменений в унифицированную форму графика отпусков: включить в унифицированную форму Т-7 «График отпусков» дополнительной графы 11 «С графиком ознакомлен/дата, подпись». Так как на данный момент в дошкольном учреждении работник ставить свою подпись в графике отпусков в графе «Примечание».

Также предлагаем начать работу над созданием очень важного  документа по вопросам документирования трудовых отношений – Инструкция по кадровому делопроизводству. Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»²²⁰, с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами²²¹.

Разработка инструкции является очень сложным процессом, поэтому в дошкольном учреждении ее разработкой будут заниматься: заведующий, делопроизводитель, главный бухгалтер. Инструкция будет, утверждаться руководителем учреждения, и будет, имеет обязательный характер для всех работников²²².