Правила написания делового письма

Письмо может иметь  приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывается  руководителем организации отправителя. (Приложение № 9) 

 

Для коммерческой корреспонденции  характерна следующая градация:

ü       письмо-запрос, ответ на него;

ü       письмо-предложение (оферта), ответ на него;

ü       письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос направляется в  тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно  обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчётный счёт в банке. Ответ выступает как зависимый  по композиции и тематике текст по отношению к письму – запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное  письмо и его тему.

Сообщаем Вам…;

Извещаем Вас…

(Приложение № 10) 

 

Предложение (Оферта и ответ на нее). В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями. Предложение может быть твёрдым и свободным. В ответе подтверждается принятие условии предложения, тогда сделка считается заключённой.

Предлагаем Вам…

В подтверждение нашей  договоренности предлагаем Вам…

Принимаем ваше предложение  на…

Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…

Благодарим Вас за предложение  на…, однако в настоящее время  мы не заинтересованы в закупке данного  товара.

(Приложение № 11) 

 

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация содержит:

·        основания для предъявления претензий;

·        доказательства произошедшего ущерба;

·        конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься в  арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.  

О претензии по договору купли-продажи  от _____ № ___

(Приложение № 12) 

 

Электронные письма  

 

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий  при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций  и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной  переписки. С одной стороны, электронные  письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес  отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления  и получения сообщения, текст  письма и подпись отправителя, сохраняется  строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции  команды Приложение. Однако возникают  всякого рода новые, весьма специфические  особенности переписки, которых  не было раньше при переписке на бумаге.        

 При работе с электронной  почтой будет, полезно следующее:

Золотое правило

Ваше электронное  письмо ни при каких обстоятельствах  не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата. Пишите осмотрительно, чтобы Ваше письмо не могло быть использовано против Вас!         

 

Международное письмо  

 

 

 Реквизиты международного письма

1. Заголовок письма. Letterhead

2. Ссылка. Reference

3. Дата отправления. Date

4. Внутренний адрес. Inside address

5. Обращение. Salutation

6. Общее содержание письма. Subject line

7. Текст. Text

8. Формула вежливости. Complimentory close

9. Подпись. Signature

10. Приложение. Enclosure

11. Копии. C.C. Notation 

 

Структура и состав реквизитов делового письма 

 

Само письмо начинается с  точного повторения в левом верхнем  углу адреса, написанного на конверте.

С правой стороны пишут  дату отправления письма – день, месяц и год полностью. Ещё  ниже – обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед  фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без  инициалов.

Следующие несколько строк  посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся  каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне  Ваш». В случае рассылки рекламной  корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют  название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять  в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии  и инициалов.

Завершить письмо нужно также  вежливой формулировкой. В зависимости  от цели письма формулировку изменяют.

При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или  запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».

После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают  должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия  и подпись необязательны.

Общее правило для любой  корреспонденции – письмо должно свободно помещаться в конверт.

На любой корреспонденции  проставляют обратный адрес.

Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение  соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.

Перед отправкой письма проверьте  орфографию.

Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».

Постскриптум (P.S.) выносят  вниз, после подписи. Ниже постскриптума  ставят свою подпись или инициалы.

Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать  телеграмму.

Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это  сразу же.

На поздравления отвечают коротко.

Если возникла необходимость  принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Соболезнования пишут  от руки. Если такой возможности  нет, лучше послать телеграмму.

Общее правило для любой  корреспонденции – с левого края бумаги донизу оставляют свободное  поле одинаковой ширины.

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных  элементов: 

 

1. Область заголовка.

В этой части письма слева  размещается угловой штамп организации  с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а  также регистрационный номер  и дата регистрации письма как  исходящего документа. Если служебное  письмо является письмом-ответом, то здесь  же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка  размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается  заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может  иметь вид:

- предлог о + сущ. В  предложном падеже: «О поставке  автомобилей»;

- по вопросу о + сущ.  В предложном падеже: «По вопросу  о поставке запчастей»;

- касательно + сущ. В родительном  падеже: «Касательно заказа на  поставку» и т. п. 

 

2. Текст письма.

Основные особенности  оформления текста письма состоят в  следующем.

* Текст  служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

* Текст письма, как правило,  состоит из двух частей. В первой  части излагается причина, основание  или обоснование составления  письма, приводятся ссылки на  документы, являющиеся основанием  подготовки письма. Во второй  части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения,  просьбы, решения и т. д.

* Письма печатаются на  стандартных листах или бланках  формата А4 или А5; при оформлении  письма на двух и более страницах  вторая и последующие страницы  нумеруются посередине верхнего  поля листа арабскими цифрами.

* Если письмо оформлено  на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа:  «прошу…», «направляю…». В остальных  случаях текст письма излагается  от 3-го лица единственного числа.

* Если к тексту письма  предусмотрено приложение, то оно  указывается, ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. В 1 экз.  Если приложений несколько, то  дается сокращенное наименование  каждого документа приложения  с обозначением количества экземпляров  и листов. 

 

3. Область подписи.

Эта область оформляется  обычным образом: указывается должность  и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа  было другое лицо, то фамилия исполнителя  и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются  в нижней части листа письма с  левой стороны.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным  с юридической точки зрения. Это  особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить  печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного  лица даже на заказах, отчетах и гарантийных  письмах.

Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. По мнению отдельных экспертов, быстрее получить ответ в том  случае, когда отправитель пришлет  готовые конверты с адресом и  адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем, если бы ему пришлось писать письмо самому.

В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное  решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно  быть максимально корректным, чтобы  не потерять партнера.

Деловые письма оформляют  на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланк представляет собой  лист бумаги с воспроизведёнными  типографским способом обязательными  элементами (реквизитами), расположенными в определённом порядке:

1 реквизит – логотип  или эмблема товарного знака  юридического лица;

2 реквизит – полное  или сокращённое наименование  организации-отправителя;

3 реквизит – её почтовый  и телеграфный адрес;

4 реквизит – номер телефона, факса;

5 реквизит – телекс;        

 Остальные реквизиты  впечатываются машинописным способом:

6 реквизит – адресат;

7 реквизит – индекс  документа;

8 реквизит – дата;

9 реквизит – ссылка  на дату и индекс входящего  документа;

10 реквизит – заголовок  к тексту;

11 реквизит – текст;

12 реквизит – подпись;

13 реквизит – отметка  о наличии приложения;

14 реквизит – отметка  о направлении копии в другие  адреса;        

 Сегодня в адрес  включается номер электронной  почты: e-mail:center@surbis.ru.

Порядок размещения реквизитов факсового отправления несколько  иной. 

( приложение 14)        

 Совокупность реквизитов  официального письма называют формуляром.

Наименование организации-адресанта (отправителя) в документах на иностранные  языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом, если письмо адресовано зарубежным партнёрам.         

Адресат – наименование и адрес получателя письма (наименование организации, структурной части организации, фирмы, должности, фамилии лица – в дательном падеже). Перед фамилией проставляется индекс вежливости: «Г-ну», «Г.».        

 При отсутствии данных  о фамилии, имени и отчестве  должностного лица, указывается  только должность:        

 Коммерческому директору         

 Руководителю организации         

 Такая адресация возможна  при условии, что должность,  названная в реквизите «адресат»,  в организации только одна.