Правила написания делового письма

 

 

 СТИЛИСТИЧЕСКИЕ  ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ 

 

Отличительная особенность  делового письма – официально-деловой  стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного  стиля являются:

·        подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в

служебной субординации при  письменном общении корреспондентов  и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

·       адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности – отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;

·       устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;

·        тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;

·        лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

·        исключительно нейтральный тон изложения;

·        точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;

·        лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

Деловое письмо должно располагать  адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его  подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению  к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания  между участниками переписки. 

 

Исходя из специфики  стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:

·       излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении – подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;

·        применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

·       употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Следует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.;

·       излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление, как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить…»;

·       не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Веселов П.В. Современное деловое письмо промышленности. - М., 2000.
2. Анодина, Н. Н. Деловое письмо: методика составления и правила

    оформления практ. пособие / Н. Н. Анодина. – 4-е изд., испр. и доп. – М. :

     Омега-Л, 2009. – 93 с.

3. Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. – М. : Бератор, 2004. – 217 с. – Библиогр.: с. 216–217. – ISBN 5–9531–0048–5.

4. Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учеб.-пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Адонина, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2005.

5. Корнеев, Игорь Константинович. Деловая переписка и образцы документов : учеб.-практ. пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. — М. : Проспект, 2008.

6. Шатров В. Современное деловое письмо. - М., 2002.

7. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. М.: Наука, 1965. 599 с.

8. Рогожин Ю.М. Современное деловое письмо. М.: ГроссМедиа, 2006.

9. Колтунова  М.В.  Деловое письмо  изд.; «Дело» 1998.

    10. Богацкий И.С., Дюканова Н.М. Бизнес-курс английского языка.

   Словарь-  справочник. Под общей ред. Богацкого И.С. Киев: «Логос», 2008.