Правила написания делового письма

Письмо прошло длинный  путь развития, который охватывает период в несколько тысяч лет. Представляя собой дополнительно  к звуковому языку средство общения  людей, возникающее на базе языка  и служащее для передачи речи на большое расстояние и закрепления  ее во времени при помощи начертательных знаков или изображений.

Письмо появилось на сравнительно поздней ступени развития человечества. История письма тесно связана  с развитием языка, историей народа и его культурой.

Появление письма было вызвано  практической потребностью расширения связей между людьми при их общении  на больших расстояниях и необходимостью хранения и передачи знаний будущим  поколениям.    

     С древнейших времен человек  ведет переписку   с  себе подобными.  Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма   на пергаменте.   Неважно на чем, но человек  старался   высказать свои   мысли и чаяния   посредством   письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и   вел переговорное общение.    

     Приступая к составлению   официального  письма,   мы   никогда   не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые    формулы,    виды,   разновидности   официальной  корреспонденции,  

формуляры,  способы оформления  и   работы   с ней   создавались   и  шлифовались веками.     Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.      

  Деловая переписка – неотъемлемое  средство  связи   и  в  наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.         

 Служебное письмо –  это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных  в соответствии с  ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.     

    Без   преувеличения   можно   сказать,   что   это   один   из   самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом. 

 

Классификация деловых  писем 

 

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию  различных типов. Многообразие их всё  увеличивается: от расписки дол развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов  классификаций деловых писем, в  основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.         

 По тематическому признаку  проводится условное разделение  корреспонденции на деловую и  коммерческую.         

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма – запросы, предложения (оферта), письма – рекламации и ответы на эти виды писем.          

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.        

 Правовой статус деловой  корреспонденции объясняется тем  обстоятельством, что деловое  письмо – это всегда официальное  сообщение. Информация, содержащаяся  в деловом письме, носит протокольный  характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не  исключает необходимости почтового  отправления.        

 По функциональному  признаку деловые письма делятся  на инициативные письма и письма  – ответы:

1.     письма, требующие письма – ответа;

2.     письма, не требующие письма – ответа.

Обязательного ответа требуют  коммерческие инициативные письма (письмо – запрос, письмо – предложение, письмо рекламация).

Кроме этого обязательного  ответа требуют просьбы, письма –  обращения.

Письма – подтверждения, письма – напоминания, письма –  предупреждения, письма – извещения, письма – заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют  ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию  квитанции, ярлыка, прикладываемого  к отправляемым документам.        

 По признаку адресата  деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько  адресов, как правило, подчинённых  инстанций (организаций).        

 По форме отправления  можно выделить наряду с традиционным  почтовым отправлением электронную  деловую корреспонденцию и факсовые  отправления. При этом электронная  почта и телефакс используются  для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое  значение – договоры, предложения  (оферта), рекламации и т.п., - высылаются  обычными отправлениями.        

 По структурным признакам  деловые письма делятся на регламентированные(стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).         

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализируется в виде стандартных синтаксических конструкций.          

Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализирующийся в виде формально – логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.        

 По композиционным  особенностям деловые письма  делятся на одноаспектные и  многоаспектные. Одноаспектное письмо  рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько.         

 Многоаспектное письмо  может содержать предложение,  просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные  аспекты – просьбы, сообщения,  предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

Виды писем

В зависимости от содержания и назначения различают следующие  виды писем: 
·        письмо-просьба;

·        сопроводительное письмо;

·        письмо-сообщение;

·        письмо-подтверждение;

·        письмо-напоминание;

·        письмо-приглашение;

·        письмо-благодарность;

·        гарантийное письмо;

·        письмо-предложение;

·        письмо-запрос;

·        письмо-претензия;

·        информационное письмо;

·        электронное письмо

·        международное письмо

 
Виды некоммерческих деловых писем:

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, требование, приглашение при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам с  просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться  и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное  решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете  возможным рассмотреть наше обращение…

(Приложение № 1) 

 

Сопроводительное  письмо. Служебное письмо, составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

При регулярном отправлении  грузов сопроводительные письма выполняются  в формате трафарета.

В соответствии с предварительной  договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей  договоренности высылаем Вам…(Приложение № 2) 

 

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма даётся сообщение о каких-либо фактах, представляющих взаимный интерес,  (сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров).  

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить  Вас в известность о… 

(Приложение № 3) 

 

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие. В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идёт речь.

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.

(Приложение № 4) 

 

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении принятых решений, доверенностей и указание мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее. Кроме напоминания в таких письмах часто содержаться требования выполнить те или иные обязательства.

Напоминаем Вам…

Вторично напоминаем Вам…

Обращаем Ваше внимание на то, что…

Ставим Вас в известность, что…

Несмотря на неоднократные  напоминания…

(Приложение № 5) 

 

Письмо-приглашение. Может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографическим способом тексты, так и тексты-трафареты.  Уважаемый господин Лужков!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Приглашаем Вас принять  участие в…

Просим Вас принять  участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…

(Приложение № 6) 

 

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность (за выполнение какого-либо рода деятельности, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.

Благодарим за оказанную  помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность  за…

Позвольте Вас поблагодарить  за…

Позвольте выразить Вам искреннюю  благодарность за…

(Приложение № 7) 

 

Гарантийное письмо. Служебное письмо, составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы. Содержанием этого гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта:

«Оплату (предоставление услуг) гарантируем». При этом обязательно  указываются банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации. (Приложение № 8) 

 

Информационное  письмо. Служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.