Правила написания делового письма

 

Например:   С уважением,    Falthfully yours,

«ИНВЕСТ»    “INOTRAL”

Петров В.А.    Dennis J. Stenberg, Manager

Управляющий директор

 

Указание на приложение (ENCLOSURE)

Данный  реквизит помещается после текста в  левой части письма.

Приложение:  Контракт

Каталог

Англ. Enclosuri: Encl.

 

Указание  на копии (C.C. NOTATION)

Указывается куда и кому направляются копии, размещается под приложением.

Копии:

Англ. С.С.

Конверт

Адрес на конверте должен совпадать с внутренним адресом.

На конверте указываются:

Авиа – Air Mail

Срочная доставка –   Exspress Delevery

 Exspress

 Urgent

 

Заказное – Registered

До востребования – Post Restante

Личное – Private

Для передачи – Care of (c/o)

Примечание – Деловые письма отличаются умеренным использованием пунктуации.

Заголовок письма (Letterhead)

Фирменный знак, название фирмы, адрес, телефон, телефакс, телекс

Индекс / ссылка / Reference

Адрес получателя

Inside address     Дата / Date

Конкретное  лицо / Attentoin

 

Обращение / Salutation

 

Общее содержание / Subject line

 

Текст / Text

 

Формула вежливости

Complimentory close

Подпись Signature

Должность / Position

 

Приложение / Enclosure

 

Копии / C.C. Notation

 

Структура и состав реквизитов делового письма

 

Само письмо начинается с точного повторения в левом  верхнем углу адреса, написанного  на конверте.

С правой стороны  пишут дату отправления письма –  день, месяц и год полностью. Ещё  ниже – обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед  фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без  инициалов.

Следующие несколько  строк посвящают обычно краткой  формулировке темы письма. Если переписка  ведётся каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне Ваш». В случае рассылки рекламной корреспонденции и  др. писем безличного характера фамилию  адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно  писать не рекомендуется. Без имени  можно писать письмо фирме или  учреждению, но проставлять в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии и  инициалов.

Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют.

При необходимости  получить скорый ответ на деловое  письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».

После окончания  письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны.

Общее правило для  любой корреспонденции – письмо должно свободно помещаться в конверт.

На любой корреспонденции  проставляют обратный адрес.

Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.

Перед отправкой  письма проверьте орфографию.

Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».

Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.

Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму.

Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это  сразу же.

На  поздравления отвечают коротко.

Если возникла необходимость  принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Соболезнования  пишут от руки. Если такой возможности  нет, лучше послать телеграмму.

Общее правило для  любой корреспонденции – с  левого края бумаги донизу оставляют  свободное поле одинаковой ширины.

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных  элементов:

1. Область заголовка. 

В этой части письма слева  размещается угловой штамп организации  с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а  также регистрационный номер  и дата регистрации письма как  исходящего документа. Если служебное  письмо является письмом-ответом, то здесь  же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка  размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается  заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может  иметь вид:

- предлог о + сущ. В  предложном падеже: «О поставке  автомобилей»;

- по вопросу о + сущ.  В предложном падеже: «По вопросу  о поставке запчастей»;

- касательно + сущ. В родительном  падеже: «Касательно заказа на  поставку» и т. п. 

2. Текст письма.

Основные особенности  оформления текста письма состоят в  следующем.

* Текст  служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

* Текст письма, как правило,  состоит из двух частей. В первой  части излагается причина, основание  или обоснование составления  письма, приводятся ссылки на  документы, являющиеся основанием  подготовки письма. Во второй  части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения,  просьбы, решения и т. д. 

* Письма печатаются на  стандартных листах или бланках  формата А4 или А5; при оформлении  письма на двух и более страницах  вторая и последующие страницы  нумеруются посередине верхнего  поля листа арабскими цифрами.

* Если письмо оформлено  на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа:  «прошу…», «направляю…». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

* Если к тексту письма  предусмотрено приложение, то оно  указывается, ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. В 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

3. Область подписи. 

Эта область оформляется  обычным образом: указывается должность  и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа  было другое лицо, то фамилия исполнителя  и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются  в нижней части листа письма с  левой стороны.

Деловое письмо должно быть безукоризненным  во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать  его неправомочным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

Письма  следует писать таким образом, чтобы  получателю было легко сделать то, что от него требуют. По мнению отдельных экспертов, быстрее получить ответ в том случае, когда отправитель пришлет готовые конверты с адресом и адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем, если бы ему пришлось писать письмо самому.

В том  случае, если по рассматриваемому вопросу  принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

Формулируя  отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым  расположением постоянных реквизитов. Бланк представляет собой лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом обязательными элементами (реквизитами), расположенными в определённом порядке:

1 реквизит – логотип или эмблема  товарного знака юридического  лица;

2 реквизит – полное или сокращённое  наименование организации-отправителя;

3 реквизит – её почтовый и  телеграфный адрес;

4 реквизит – номер телефона, факса;

5 реквизит – телекс;

Остальные реквизиты впечатываются  машинописным способом:

6 реквизит  – адресат;

7 реквизит  – индекс документа;

8 реквизит  – дата;

9 реквизит  – ссылка на дату и индекс  входящего документа;

10 реквизит  – заголовок к тексту;

11 реквизит  – текст;

12 реквизит  – подпись;

13 реквизит  – отметка о наличии приложения;

14 реквизит  – отметка о направлении копии  в другие адреса;

Сегодня в адрес включается номер электронной почты: e-mail:center@surbis.ru, Internet: http://www. Surbis.ru.

Порядок размещения реквизитов факсового  отправления несколько иной.

( приложение 14)

Совокупность реквизитов официального письма называют формуляром.

Наименование организации-адресанта (отправителя) в документах на иностранные  языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом, если письмо адресовано зарубежным партнёрам.

Адресат – наименование и адрес получателя письма (наименование организации, структурной части организации, фирмы, должности, фамилии лица – в дательном падеже). Перед фамилией проставляется индекс вежливости: «Г-ну», «Г.».

При отсутствии данных о  фамилии, имени и отчестве должностного лица, указывается только должность:

Коммерческому директору

Руководителю организации

Такая адресация возможна при условии, что должность, названная  в реквизите «адресат», в организации  только одна.

 

 

СТИЛИСТИЧЕСКИЕ  ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

 

Отличительная особенность делового письма – официально-деловой стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного стиля являются:

• подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в

служебной субординации при письменном общении корреспондентов  и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

• адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности – отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;
• устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;
• тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;
• лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
• исключительно нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;
• лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его  подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению  к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания  между участниками переписки.

Исходя  из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:

• излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении – подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;
• применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;
• употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Следует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.;
• излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление, как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить…»;
• не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
• не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
• в том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа – нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.