Правила написания делового письма

Г.В. Сидорову

По делу гр. Круглова А.А.

Основной  реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А 4, а также тем, что, читая текст как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложения» никакая запись не производится.

Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. В 1 экз.

Указание  на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано  в таком виде:

Приложение: на л. В экз.

Этот  реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о международной  выставке «СИБ-2000» в 3 экз.

Сами  документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые  реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая  на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным  документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор  школы Подпись Н.К. Сидоров

Две подписи  ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных  документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В  таких письмах всегда ставится подпись  главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности:

Директор  института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими  одинаковые должности, их подписи располагаются  на одном уровне:

Директор  ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»

Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи  должностных лиц.

Если  должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее  его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается  фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его  фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением  косой черты перед наименованием  должности.

Подписание  документа является одним из способов удостоверения его. Официальное  письмо без подписи не имеет юридической  силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и  номер его служебного телефона и  помещается на лицевой стороне письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Правила рубрицирования

 

Деловые тексты, в том числе и письма, часто содержат различные перечни, которые раздвигают, усложняют структуру  предложения, иногда – словосочетания. Четкость в членении рубрицированного (разделенного на часть графически) текстов достигается при соблюдении следующих правил:

1) римскими  цифрами обычно нумеруется аспекты  письма, графически часто совпадающие  с абзацами;

2) арабские  цифры без скобок представляют  средний уровень членения, в конце  рубрик среднего уровня ставится  точка, даже если они представляют  части одного предложения: 

1. …; 

2. …; 

3. …. 

3) арабские  цифры со скобками и строчные  буквы со скобками используются  в качестве низшего уровня  членения. При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точкой с запятой. Точка ставится после заключительной рубрики.

1) …; (1)…; (а)…;

2) …; (2)…; (б)…;

3) …. (3)…. (в)….

В рекламных  письмах, выполненных типографическим  способом или при помощи компьютера, рубрики выделяются тире, звёздочками  и другими графическими значками. Знаки препинания в этом случае могут  быть опущены в конце рубрики  и после рубриционного знака. Однако деловые письма и официальные  бумаги оформляются строго в соответствии с правилами нормативной грамматики.

 

 

 

Общепринятые сокращения

Сокращения… способствуют ускоренным

    темпам  нашей нынешней речи и входят  в 

    нее  органически.

 

     К.  Чуковский

 

К стандартным  аспектам языка деловой письменности относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются словосочетания, характеризующиеся  высокой частотностью употребления.

Принцип экономии – универсальный принцип  делового общения – выражается в  деловой переписке в стремлении к лаконичной, ёмкой фразе. Однако он при этом, вступая в противоречие с требованием точности и полноты  информации, способствует появлению  звуковых и буквенных сокращений.

Сокращаются термины, названия организаций, известные  правовые акты, своды законов. Номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т.д.

Практически при составлении каждого письма возникает вопрос о том, как сократить  название той или иной организации. Можно ли сократить его в одном  абзаце и не сократить в другом?

На  этот счёт существуют определённые правила, которые необходимо знать составителю.

1. При адресовании писем какой – либо организации следует приводить название организации в том виде, в каком оно дано в документах этой организации или в специальных справочниках. Сокращение отправителем названия организации - адресата самовольно может быть расценено как акт неуважения адресату.
2. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего письма. Недопустимо сокращать одно и то же словосочетание (слово) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
3. Отказ от номенклатурных сокращений придаёт письму строго официальный характер.
4. Сокращения, представляющие собой номенклатурные названия предприятий, организаций, учреждений, а так же обозначающие марки изделий, пишутся с прописной буквы (ВАЗ-099).
5. Цифры, входящие в аббревиатуру и обозначающие марку изделия, отделяются от буквенных сокращений дефисом, если цифрам предшествуют буквы: кабель РКБ0-2, задвижки чугунные РУ-10, электролампы ДБ-20, кирпич ШБ-5.
6. В марках материалов буквенные сокращения и цифровые знаки пишутся слитно: сетка сварная ВР1, лак НЦ218. эмаль ПФ266, сталь Б2.
7. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
8. Не допускается сокращённые слова, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.
9. Сокращение слова до одной буквы не допускаются, кроме слов, приведённых в списке ниже.

При сокращении слов следует учитывать  правила, приведённые в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ12-79).

Типов сокращений достаточно много:

1. инициальный, представляющий сокращение по первым буквам полного наименования (ВГТРК, ОРТ, СНГ);
2. слоговый тип (техпром., газпром, драгмет);
3. простое усечение (зав., главн., обр.);
4. смешанный тип (промстройбанк, НИИасбест, финотдел).

В современных  деловых письмах все виды сокращений используются очень широко. При этом меняется состав сокращений. Уходит огромное количество аббревиатур, порождённых  плановой социалистической экономикой. Рыночная экономика и интеграция нашей страны в мировую экономику  обусловили приток новых слов, среди  которых велик процент англоязычной лексики(INFA,BIG – Business group international, IBM, HP – Hewlett Packard, Лукойл).

 

Список общепринятых сокращений

Традиционные текстовые сокращения

 

и т.д. – и так далее

и т.п. – и тому подобное

с.г. – сего года

см. – смотри

напр. – например

пр. – прочее

янв., окт., - январь, октябрь

г. – год

гг. – временной промежуток

г., г-н – господин (индекс вежливости при пофамильном обращении)

км – километр

кг – килограмм

млн. – миллион

млрд. – миллиард

 

Наименования должностей, учёных званий, степеней

Зав., зам., и.о., пом., канд., техн., наук., ст. научн. сотрудник, проф., ген. директор.

 

Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий

АООТ – акционерное общество открытого типа

АОЗТ – акционерное общество закрытого типа

ОАО – открытое акционерное общество

ЗАО – закрытое акционерное общество

ООО – общество с ограниченной ответственностью

ТОО – товарищество с ограниченной ответственностью

ГП – государственное предприятие

ЧП – частное предприятие

ИЧП – индивидуальное частное предприятие

СП – совместное предприятие

НПО – научно-производственное объединение

ОО – общественное объединение

 

Другие общепринятые сокращения

 

КБ – коммерческий банк

ТНК – транснациональная компания

ФПГ – финансово-промышленная группа

ФПК – финансово-промышленная компания

МВФ – Международный валютный фонд

УЭС – Европейское экономическое  сообщество

ЦБР – Центральный банк России

ГНИ – Государственная налоговая  инспекция

МПС – Министерство путей сообщения

ММВБ – Московская межбанковская  валюта

РТСБ – Российская товарно-сырьевая биржа

МТБ – Московская товарная биржа

ДНП – Департамент налоговой  полиции

сиф – (междунар.) стоимость, страхование, фрахт

фоб –  (междунар.) свободно на борту  судна

фас – (междунар.) свободно вдоль борта  судна

INTA – Международная ассоциация по товарным знакам

ETT – единый транзитный тариф

МТТ – международный транзитный тариф

НДС – налог на добавленную стоимость

ЧИФ – чековый инвестиционный фонд

НПФ – негосударственный пенсионный фонд

СКВ – свободно конвертируемая валюта

ОКВ – ограниченно конвертируемая валюта

Дм – дойчмарка

р/с – расчётный лист

ИНН – идентификационный номер  налогоплательщика

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Деловое письмо на английском языке

Структура делового письма

 

Адреса  в Англии и Америке имеют следующий  вид:

 

В письмах  не допускается никаких грамматических сокращений типа I'm, don't, we've, и т.п. Все эти слова нужно писать полностью.

Формат

1. Шапка письма

2. Внутренний  адрес

3. Строка: Внимание (не обязательно)

4. Дата

5. Приветствие

6. Ссылка

7. Комплементарная  концовка

8. Подпись,  должность, отдел

9. Посылочные  инициалы ..

10. Вложения

11. Копии

 

1. Большинство  писем пишутся на бланках, где  уже есть название, адрес, номера  телефонов фирмы и прочие данные. Адрес отправителя иногда стоит  в конце письма после имени  и должности.

2. Адрес того, кому предназначено письмо, размещается  вверху слева.

3. Включается  в тех случаях, когда письмо  отправляется на фирму, но адресовано  кому-то лично. Часто пишется  на конверте в нижнем левом  углу.

4. Обычно  пишется следующим образом: March 1, 1995 или 7 March 1995.

5. За приветствием  стоит двоеточие или запятая.

6. Заимствована  из служебных записок, но в  письмах используется редко.

7. Обычные окончания: Yours truly, Yours sincerely, Yours faithfully.

8. Подпись,  расшифровка подписи, должность,  адрес следуют друг за другом  в строку в левом либо в  правом углу письма. Иногда письмо  может быть продиктовано одним  человеком, а подписано другим, обычно секретарем. Например, директор, отправляясь в командировку, оставил  напечатать и подписать письмо  секретарю. В этом случае подпись  будет выглядеть так:

рр Diana Price

David Bradly

Managing Director,

где рр (per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то.

9. Посылочные  инициалы указывают на тех,  кто писал (переводил) письмо  и/или печатал его.