Правила написания делового письма

Типичные ошибки в языке и  стиле деловой корреспонденции

 

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Ошибки можно разделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником  структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное  положение его частей. Важно, чтобы  каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре  делового письма и не совпадал с  другим аспектом. Несоблюдение этого  условия ведет к длинным введениям  и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

-  Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

- Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

- Ошибки, возникающие в результате незнания  структуры сложного предложения.  Нередко составители деловых  писем неоправданно усложняют  текст. Хотя специфика делового  письма требует пристального  внимания к деталям изложения,  однако не всегда и не все  детали уместны в тексте. Поэтому  неоправданно усложненные синтаксические  построения должны упрощаться. Это  можно сделать и путем прямого  сокращения текста, и путем его  переработки, например разбивкой  сложного текста на отдельные,  простые по составу и построению  фразы.

Морфологические ошибки.

- Ошибки  при употреблении полной и  краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы  имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и  даже просторечные.

Лексические ошибки.

- Неправильное  использование слов и терминов.

- Неуместное  или неоправданное использование  иностранных слов. Заимствование  иностранных слов – закономерный  путь обогащения всякого языка.  Часто в деловой язык попадают  иностранные слова, обозначающие  понятия, за которыми уже закреплен  русский эквивалент. Однако нет  смысла использовать иностранное  слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие.  Употребление иностранной лексики  должно быть обусловлено тремя  обстоятельствами: необходимостью, уместностью  и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие  в тех случаях, когда в предложении  соседствуют однокоренные слова.  Тавтологические повторы делают  фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе  внимание.

- Ошибки  в употреблении слов-синонимов.  Ошибки в употреблении слов-синонимов  нередко происходят от того, что  многозначное слово может быть  синонимично другому только в  одном из  своих значений.

Стилистические помехи.

- Искусственное  удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной  официальной переписке сплошь  и рядом встречаются примеры  искусственного удлинения речи.  В языке деловой корреспонденции  недопустимы слишком длинные  обороты.

Технические помехи.

К этим помехам  относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом  и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

 

Основные  части делового письма.

Основными частями международного делового письма являются:

• Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица
• Ссылки и дата
• Внутренний адрес
• Приветствие
• Основная часть письма
• Заключительные фразы
• Подпись

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться  номер телефона факс, телекс и телеграфный  адрес (они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации). Многие шапки имеют специальное место, оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

Ссылка  состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо.

Различают три основных формата:

День, месяц, год – британский стандарт;

Месяц, день, год – американский стандарт;

Год, месяц, день – вариант ISO.(будет использоваться в работе)

Внутренний  адрес состоит из имен адресата и  почтового адреса

Каждая  фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd.

Американские  корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd – сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.

Почтовый  адрес обычно состоит из номера улицы  и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны, в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.

Основная  часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно  продолжается на новом листе.

Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и, как правило, специфично для каждой страны. Во Франции, как  правило, используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.

 

Дополнительные  части делового письма.

Кроме основных частей письмо может содержать и  дополнительные:

1. Вниманию конкретного лица;
2. Краткое содержание письма;
3. Приложение и копии;
4. Постскриптум;
5. Заглавие листа продолжения;

Маркер вниманию конкретного лица применяется, когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.

Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.

Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа.

Как правило, используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив  той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение (я)” с последующим их перечислением.

Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.

Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.

Например:

ООО “Арт Компакт”

1996-06-01

Страница 2

Или:

ООО “Арт Компакт”                                  2             1996-06-01

• Конверт

На конверте пишутся два адреса – адресата и отправителя. Адрес получателя – это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте. 
Этические аспекты письменных коммуникаций

 

Этика делового общения посредством письменной речи, т. е. посредством документов, заключается в необходимости  знания и соблюдения следующих принципов:

• знать, уметь  применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению;

• стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого  необходимо знание и использование  привычных для партнера правил делопроизводства;

• проявлять  скромность в общении, не теряя достоинства;

• помнить, что направленный вами адресату документ – это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от впечатления, которое производит ваш документ (грамотный – не грамотный, правильный – неправильный, на понятном деловом языке – составленный по непонятным правилам, скромный – амбициозный и т. д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.

Помните, что  в серьезном бизнесе самое  ценное – клиент, а из клиентов самый ценный -  постоянный клиент, партнер. Ваш документ – элемент вашего имиджа; самое ценное в имидже -  репутация честного, надежного делового партнера.

 

 

 

 

 

 

 

 

Современное деловое письмо

 

Деловое письмо в современную эпоху остается важным источником информации. Кроме  того, оно было и остается средством  документирования этой информации, ибо  такие источники информации как  телефон или сотовая связь, пригодные  для решения оперативных вопросов, не оставляют никаких материальных следов.

Сегодня во многих странах активно идет процесс  унификации делового письма. Так, в  Англии разработан кодифицированный стиль  официального общения, известный под  названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документе настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация  затрагивает все уровни и аспекты  языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые  письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного  субъекта. Иными словами, унифицированный  стиль изложения в деловой  переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений.

Современное деловое письмо в условиях унификации

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря  на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы.