Правила написания делового письма

10. Если к  письму прилагаются какие-то материалы  (прейскуранты, реклама и др.), то  об этом упоминается после  посылочных инициалов.

11. Указания  на адресатов копий письма  даются в самом конце.

(приложение 15) (приложение 16)

 

 

Заключение

В результате написания дипломной работы по теме "Современное деловое письмо" можно сделать ряд выводов по порядку подготовки и редактирования делового письма:

1. Чётко обозначить  цель своего письма.

2. Собрать информацию о получателях данного письма.

3. Продумать  и записать основные идеи письма.

4. Собрать необходимый фактический материал.

5. Перепроверить все основные факты.

6. Разделить  содержание письма на вступление, основную часть и заключение.

7. Написать  черновик письма.

8. Убедиться,  что каждая тема была освещена  в отдельном абзаце.

9. Проверить  связность предложений в каждом  абзаце.

10. Выполнить  редакторскую правку письма.

11. Подготовить  окончательный вариант письма.

Составление текста делового письма – всегда акт  речевого творчества, каким бы письмо ни было – регламентированным или  нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому  нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического  стилей речи. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Сегодня увеличивается  число жанровых разновидностей деловой  корреспонденции и поводов  для составления и отправления  деловых писем. Bce этo тpeбyeт oт современного специалиста ceгoдня бoльшeй peчeвoй пoдгoтoвки, чeм, cкaжeм, дecять лет нaзaд, в эпoxy цapcтвoвaния типoвыx и тpaфapeтныx тeкcтoв. Умeниe caмocтoятeльнo мыслить и фopмyлиpoвaть cвoи мысли, кoмпeтeнтнo вecти пиcьмeнный диaлoг цeнитcя в дeлoвыx кpyгax вce бoльшe.

 

ОХРАНА  ТРУДА

при работе на персональном компьютере

Компьютерные  технологии, являясь прогрессивным  достижением человечества, имеют  отрицательные последствия для  здоровья людей. Сегодня стоит задача - снизить вред здоровью человека от использования им компьютеров и другой компьютерной техники в работе.

Совокупность  изменений, наблюдаемых в состоянии  здоровья профессиональных пользователей  ВДТ и ПЭВМ, включают заболевание  опорно-двигательного аппарата, органов  зрения, центральной нервной и  сердечнососудистой систем, дыхательных  путей, желудочно-кишечного тракта, аллергические расстройства, осложняет  течение беременности и родов, неблагоприятно влияет на развитие плода.

Выполнение  производственных операций с помощью  ВДТ и ПЭВМ связано с восприятием  изображения на экране и одновременным  различием текста рукописных или  печатных материалов, выполнением машинописных, графических работ и других операций.

Характерной особенностью труда за компьютером  является необходимость выполнения точных зрительных работ на светящемся экране в условиях перепада яркостей в поле зрения, наличии мельканий, неустойчивости и нечеткости изображения. Объекты зрительной работы находятся  на разном расстоянии от глаз пользователя (от 30 до 70 см) и приходится часто переводить взгляд в направлениях экран-клавиатура-документация (согласно хронометражным данным от 15 до 50 раз в минуту). Частая переадаптация глаз к различным яркостям и расстояниям является одним из главных негативных факторов при работе с дисплеями.

Вредное воздействие излучения минимально при правильном освещении и достаточных  перерывах в работе. Освещенность на экране должна составлять 200 - 300 лк, на клавиатуре - 400 лк. Вредно электростатистическое поле.

Площадь на одно рабочее место должна составлять не менее 6 м и объём не менее 20 м на одного работающего.

Уровень шума на рабочих местах не должны превышать 50 дБА.

Звукоизоляция ограждающих конструкцией помещений с ВДТ и ПЭВМ должна отвечать гигиеническим требованиям и обеспечивать нормируемые параметры шума.

Помещения с ВДТ и ПЭВМ должны оборудоваться  системами отопления, кондиционирования  воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией.

Поверхность пола в помещениях, где эксплуатируются  ВДТ и ПЭВМ должна быть ровной без  выбоин, нескользкой, удобной для  очистки и влажной уборки, обладать антистатическими свойствами.

Оптимальные параметры микроклимата: температура воздуха не более 22-24˚С, относительная влажность воздуха 40-60%, скорость движения не более 0,1 м/с.

Рекомендации по планированию, расположению и экранированию компьютерной техники  в служебных помещениях:

- работайте  с тёмным монитором; в целом  освещение должно быть намного  более приглушённым, чем в других  помещениях;

- створчатые  экраны, жалюзи, шторы на роликах  и т.д. для защиты от дневного  света;

- приглушённые  краски на стенах;

- освещённый  держатель документов.

Рабочие места с ВДТ и ПЭВМ по отношению  к световым проёмам располагаться  так, чтобы естественный свет падал  сбоку, преимущественно слева.

Оконные проёмы в помещениях использования  ВДТ и ПЭВМ должны быть оборудованы  регулируемыми устройствами типа: жалюзи, занавесей, внешних козырьков и  др.

При размещении рабочих мест:

- расстояние  между рабочими столами с видеомониторами  (в напряжении тыла поверхности  одного видеомонитора и экрана  другого видеомонитора), должно быть  не менее 2,0м;

- расстояние  между боковыми поверхностями  видеомониторов – не менее  1;4м.

Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учётом его количества и конструктивной особенностей (размер  ВДТ и ПЭВМ, клавиатуры, пюпитра и др.) характера выполняемой работы. Допускается использование рабочих столов различных конструкций, отвечающих современным требованиям эргономики.

Высота  рабочей поверхности стола для  взрослых пользователей должна регулироваться в пределах 680 – 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.

Модульными  размерами рабочей поверхности  стола для ВДТ и ПЭВМ, на основании  которых должны рассчитываться конструктивные размеры, следует считать: ширину 800, 1000, 1200 и 1400 мм, глубину 800 и 1000 мм при нерегулируемой его высоте, равной 725 мм.

Рабочий стол должен иметь пространство для ног  высотой не менее 600 мм, глубиной на уровне колен – не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног – не менее 650 мм.

Рабочая поверхность стола не должна иметь  острых углов и краёв. Для исключения попадания отражённых бликов в глаза  пользователей покрытие рабочей  поверхности стола должно иметь  матовую или полуматовую фактуру.

Конструкция рабочего стула (кресло) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ВДТ и ПЭВМ, позволять изменять позу с целью достижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления.

Тип рабочего стула должен выбираться в зависимости от характера и продолжительности работы с ВДТ и ПЭВМ с учётом роста пользователя.

Рабочий стул должен быть подъёмно-поворотным и регулируемым по высоте и углам  наклона сиденья и спинки, а  также расстояний спинки от переднего  края сиденья, при этом регулировка  каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь  надёжную фиксацию.

Рабочий стул оборудуется стационарными  или съёмными подлокотниками, регулируемыми  по высоте над сиденьем и внутреннему  расстоянию между подлокотниками.

Поверхность сиденья, спинки и других элементов  стула должна быть полумягкой, с  нескользящим, не электризующимся и  воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений.

Конструкция рабочего стула должна обеспечивать:

- ширину  и глубину поверхности сиденья  не менее 400 мм;

- Поверхность  сиденья с закруглённым передним  краем;

- регулировку  высоты поверхности сиденья в  пределах 400-500 мм и углам наклона вперёд до 15˚ и назад до 15˚;

- высоту  опорной поверхности спинки 300+-20000000 мм, ширину – не менее 380 мм и радиус кривизны горизонтальной плоскости – 400 мм;

- угол наклона  спинки в вертикальной плоскости  в пределах 0+-30˚;

- регулировку  расстояния спинки от переднего  края сиденья в пределах 260-400 мм;

- стационарные  или съёмные подлокотники длиной  не менее 250 мм и

 шириной  – 50-70 мм;

- регулировку  подлокотников по высоте над  сиденьем в пределах 230+-30 мм внутреннего расстояния между подлокотниками в пределах 350-500 мм;

Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на определённом расстоянии 600-700 мм, но не ближе 500 мм с учётом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов.

Рабочее место должно быть оборудовано подставкой для ног, имеющей ширину не менее  300 мм, глубину не менее 400 мм, регулировку по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20˚. Поверхность подставки должна быть рифлёной и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм.

Рабочее место с ВДТ и ПЭВМ должно быть оснащено легко перемещаемым пюпитром для документов.

Размеры пюпитра должны быть равны по длине  и ширине размерам устанавливаемых  на них документов. Пюпитр должен размещаться  в одной плоскости и на одной  высоте с экраном.

Клавиатуру  следует располагать на поверхности  стола на расстоянии 100-300 мм от края, обращённого к пользователю или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отдельной от столешницы.

СОДЕРЖАНИЕ 

 

	Введение
	История развития делового письма
	Основная часть
1.	Классификация деловых писем
2.	Виды писем
3.	Структура и состав реквизитов делового письма
4.	Стилистические особенности  деловых писем
5.	Типичные ошибки в языке  и стиле деловой корреспонденции
6.	Этические аспекты письменных коммуникаций
7.	Современное деловое письмо
8.	Правила оформления делового письма
9.	Правила рубрицирования
10.	Общепринятые сокращения
11.	Деловое письмо на английском языке
	Заключение
1.	Изложение охраны труда при работе на ПК
2.	Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ 

 

Письма пишут разные: 
Слёзные, болезные, 
Иногда прекрасные, 
Чаще – бесполезные. 

 

К. Симонов 

 

 

 

История развития делового письма 

 

 

 Русская официально-деловая  письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых  отношений, выявить особенности  национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют  о том, что уже в X веке в Древнерусском  государстве практиковалось составление  официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные  правоотношения (заемные, закладные  кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже  в рабство; отпускные грамоты  и т. д.).

Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных  наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами  находили закрепление в законодательстве.

Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились  нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Существенной вехой в  развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного  государства, закладывались основы государственного аппарата, системы  государственного делопроизводства. Официально-деловое  письмо этого периода приобрело  уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в  определенной последовательности.

Как правило,  документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому»; «князю Ивану Алексеевичу с товарищами». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».