Правила написания делового письма

СОДЕРЖАНИЕ

 

	Введение_________________________________________________________	3
	История развития делового письма___________________________________	3
	Основная часть:___________________________________________________	6
	Классификация деловых писем______________________________________	6
	Виды писем_______________________________________________________	9
	Структура и состав реквизитов делового письма________________________	19
	Стилистические особенности деловых  писем__________________________	24
	Типичные ошибки в языке и стиле  деловой корреспонденции____________	26
	Этические аспекты письменных коммуникаций________________________	31
	Современное деловое письмо________________________________________	32
	Правила оформления делового письма________________________________	35
	Правила рубрицирования___________________________________________	44
	Общепринятые сокращения_________________________________________	45
	Деловое письмо на английском языке________________________________	50
	Заключение______________________________________________________	52
1	Изложение охраны труда при работе на ПК__________________________________________________	53
2	Список использованной литературы__________________________________	58

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Письма  пишут разные: 
Слёзные, болезные, 
Иногда прекрасные, 
Чаще – бесполезные.

 

К. Симонов

 

 

История развития делового письма

 

 

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины  и закономерности формирования особого  стиля языка, обслуживающего сферу  официально-деловых отношений, выявить  особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные  свойства.

Первые  письменные документы, дошедшие до наших  дней, свидетельствуют о том, что  уже в X веке в Древнерусском государстве  практиковалось составление официальных  документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие  конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие  заем денег; полные грамоты, с оставляемые  при продаже в рабство; отпускные  грамоты и т. д.).

Накопление  опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах  документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых  составлялись своеобразные пособия  по делопроизводству – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами  находили закрепление в законодательстве.

Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами  обычая, закладывая основу будущей  системы делопроизводства.

Существенной  вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного  государства, закладывались основы государственного аппарата, системы  государственного делопроизводства. Официально-деловое  письмо этого периода приобрело  уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в  определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому»; «князю Ивану Алексеевичу с товарищами». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Письмо прошло длинный путь развития, который охватывает период в несколько тысяч лет. Представляя собой дополнительно  к звуковому языку средство общения  людей, возникающее на базе языка  и служащее для передачи речи на большое расстояние и закрепления  ее во времени при помощи начертательных знаков или изображений.

Письмо появилось на сравнительно поздней ступени развития человечества. История письма тесно связана с развитием языка, историей народа и его культурой.

Появление письма было вызвано практической потребностью расширения связей между людьми при  их общении на больших расстояниях  и необходимостью хранения и передачи знаний будущим поколениям.

      С древнейших времен человек ведет переписку   с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на  пергаменте. Неважно на  чем,  но человек старался высказать свои мысли и чаяния  посредством   письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью  которых  человек осуществлял  обмен  информацией,  делал  предложения  и   вел переговорное общение.

      Приступая  к  составлению   официального   письма,   мы   никогда   не задумываемся о том,  что  эта  практика  восходит  еще  к  седой  древности. Языковые   формулы,   виды, разновидности официальной корреспонденции,  

формуляры, способы оформления  и работы с ней создавались и шлифовались веками.     Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

        Деловая переписка – неотъемлемое средство связи   и в наши  дни.  Связи

предприятия с  внешними  организациями,  так  как  именно  письма  соединяют

организацию-автора с другими учреждениями.

Служебное письмо – это обобщенное  название  различных  по  содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по  почте,  по факсу или другим способом.

       Без   преувеличения   можно   сказать,   что   это   один   из   самых распространенных видов служебных  документов,  поэтому,  от  того  насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом  будет  зависеть  успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

 

 

 

 

 

Классификация деловых писем

 

Деловые письма сегодня представляют собой  официальную корреспонденцию различных  типов. Многообразие их всё увеличивается: от расписки дол развернутого протокола  с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификаций  деловых писем, в основе их лежат  не различные подходы, а различные  квалификационные признаки. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

По тематическому  признаку проводится условное разделение корреспонденции на деловую и  коммерческую.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма – запросы, предложения (оферта), письма – рекламации и ответы на эти виды писем.

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

Правовой  статус деловой корреспонденции  объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо – это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит  протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного  сообщения не исключает необходимости  почтового отправления.

По функциональному  признаку деловые письма делятся  на инициативные письма и письма –  ответы:

1. письма, требующие письма – ответа;
2. письма, не требующие письма – ответа.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо – запрос, письмо –  предложение, письмо рекламация).

Кроме этого  обязательного ответа требуют просьбы, письма – обращения.

Письма –  подтверждения, письма – напоминания, письма – предупреждения, письма –  извещения, письма – заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют  ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию  квитанции, ярлыка, прикладываемого  к отправляемым документам.

По признаку адресата деловые письма делятся  на обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника  в несколько адресов, как правило, подчинённых инстанций (организаций).

По форме  отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную деловую корреспонденцию  и факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных  вопросов. Письма, имеющие большое  юридическое значение – договоры, предложения (оферта), рекламации и  т.п., - высылаются обычными отправлениями.

По структурным  признакам деловые письма делятся  на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализируется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализирующийся в виде формально – логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.

По композиционным особенностям деловые письма делятся  на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает  одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько.

Многоаспектное  письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты  – просьбы, сообщения, предложения. Каждый  аспект формируется речевым  действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виды писем

В зависимости  от содержания и назначения различают  следующие виды писем:

• письмо-просьба;
• сопроводительное письмо;
• письмо-сообщение;
• письмо-подтверждение;
• письмо-напоминание;
• письмо-приглашение;
• письмо-благодарность;
• гарантийное письмо;
• письмо-предложение;
• письмо-запрос;
• письмо-претензия;
• информационное письмо;
• электронное письмо
• международное письмо

 

Виды некоммерческих деловых писем:

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, требование, приглашение при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…