Правила написания делового письма

Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться  и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное решение  вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете возможным  рассмотреть наше обращение…

(Приложение № 1)

Сопроводительное письмо. Служебное письмо, составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

При регулярном отправлении грузов сопроводительные письма выполняются  в формате трафарета.

В соответствии с предварительной  договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение  нашей договоренности высылаем Вам…(Приложение № 2)

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма даётся сообщение о каких-либо фактах, представляющих взаимный интерес,  (сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров).  

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить  Вас в известность о…

  (Приложение № 3)

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие. В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идёт речь.

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые  на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение  материалов… и др.

(Приложение  № 4)

Письмо-напоминание.  Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении принятых решений, доверенностей и указание мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее. Кроме напоминания в таких письмах часто содержаться требования выполнить те или иные обязательства.

Напоминаем Вам…

Вторично напоминаем Вам…

Обращаем Ваше внимание на то, что…

Ставим Вас в известность, что…

Несмотря  на неоднократные напоминания…

(Приложение  № 5)

Письмо-приглашение. Может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографическим способом тексты, так и тексты-трафареты. Уважаемый господин Лужков!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Приглашаем Вас принять участие  в…

Просим Вас принять участие  в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…

(Приложение  № 6)

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность (за выполнение какого-либо рода деятельности, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.

Благодарим за оказанную помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность  за…

Позвольте Вас поблагодарить за…

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность  за…

(Приложение  № 7)

Гарантийное письмо. Служебное письмо, составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы. Содержанием этого гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта:

«Оплату (предоставление услуг) гарантируем». При этом обязательно указываются  банковские реквизиты. Гарантийное  письмо подписывается руководителем  организации и главным бухгалтером  и удостоверяется печатью организации. (Приложение № 8)

Информационное письмо. Служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Письмо  может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывается руководителем организации  отправителя. (Приложение № 9)

Для коммерческой корреспонденции характерна следующая  градация:

• письмо-запрос, ответ на него;
• письмо-предложение (оферта), ответ на него;
• письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых  взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчётный  счёт в банке. Ответ выступает  как зависимый по композиции и  тематике текст по отношению к  письму – запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и  его тему.

Сообщаем Вам…;

Извещаем Вас…

(Приложение  № 10)

Предложение (Оферта и ответ на нее). В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями. Предложение может быть твёрдым и свободным. В ответе подтверждается принятие условии предложения, тогда сделка считается заключённой.

Предлагаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…

Принимаем ваше предложение на…

Подтверждаем свою готовность заключить  сделку на…

Благодарим Вас за предложение  на…, однако в настоящее время  мы не заинтересованы в закупке данного  товара.

(Приложение  № 11)

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация  содержит:

• основания для предъявления претензий;
• доказательства произошедшего ущерба;
• конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься в  арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята  к рассмотрению; она рассматривается  полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

О претензии  по договору купли-продажи от _____ № ___

(Приложение  № 12)

Электронные письма

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий  при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций  и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной  переписки. С одной стороны, электронные  письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес  отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге.

При работе с электронной почтой будет, полезно следующее:

Золотое правило

Ваше  электронное письмо ни при каких  обстоятельствах не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата. Пишите осмотрительно, чтобы Ваше письмо не могло быть использовано против Вас!

 

Международное письмо

 

Реквизиты международного письма

1. Заголовок  письма. Letterhead

2. Ссылка. Reference

3. Дата отправления. Date

4. Внутренний  адрес. Inside address

5. Обращение. Salutation

6. Общее содержание  письма. Subject line

7. Текст. Text

8. Формула  вежливости. Complimentory close

9. Подпись. Signature

10. Приложение. Enclosure

11. Копии. C.C. Notation

 

Заголовок (Letterhead)

Этот реквизит размещается в верхней части  листа, в заголовок входят следующие реквизиты:

а) фирменный знак;

б) почтовый и телеграфный адрес;

в) номера телефонов, телетайпов, телефаксов.

Примечание – Российские фирмы пишут заголовок на русском и английском языках или латинскими буквами.

Адрес получателя письма (INSIDE ADDRESS)

Адрес получателя письма размещается в левой стороне  бланка под ссылкой.

 

Российский  адрес:                                Республика

                                                                         Область, край

                                                                         Индекс города, город

                                                                          Улица, номер дома

                                                                          Фирма или конкретное лицо

Европейский адрес:

Фирма                                                                   Continental Supply Company

Номер, название улицы                                        321 Six Avenue

Город, название штата или графства                New York, N.Y. 11011

Страна                                                                   U. S. A.

Указание  на конкретное лицо

Указание  на конкретное лицо (ATTENTION LINE)

Этот  реквизит размещается непосредственно  под внутренним адресом и всегда подчеркивается.

Например: Вн.: Г-н Ю.Р. Иванов / Attention: Mr. B. Willson

Обращение (SALUTATION)

Стандартная формула является неотъемлемой частью делового письма и размещается под  внутренним адресом на отдельной  строке.

Например:                                       Уважаемые господа,

                                                          Уважаемый господин,

                                                          Уважаемая господа,

Зарубежными фирмами употребляются следующие  обращения:

                                                          Gentlemen:

                                                          Ladies:

 

Строго официально:  Sir,                 Sirs,

                                     Madam,        Mesdames,

 

Официально:  Dear Sir,                   Dear Sirs,

                        Dear Madam,             Dear Mesdames,

 

Менее официально:  Dear Mr. Allen,      Dear Messrs Allen and Cooper,

 

                                   Dear Mmes Allen      Dear Mrs Allen,   and Cooper,

Американские фирмы используют обращение – Gentlemen:

английские  фирмы употребляют – Dear Sirs,

Указание  на общее содержание письма (THE SUBJECT LINE)

Этот элемент  не является обязательным, помещается перед основным текстом на отдельной строке, подчеркивается, указывается номер контракта или другого документа, о котором пойдет речь в письме.

Например:   Касательно: Контракт № 1258/690

Относительно:   Страховой полис № 714085

Re:    Policy 714096

In re:    Letter of Credit 12/547

Subject:   List of Addresses

Re; In re – по делу, касательно, относительно

 

Основной текст письма (THE TEXT)

Этот реквизит является основной смысловой частью письма. Текст обычно разбивается на абзацы, между которыми имеются интервалы. Как правило, таких абзацев три, последний представляет собой заключительную фразу вежливости.

Заключительная  формула вежливости (COMPLIMENTARY CLOSE) – этот реквизит помещается под текстом письма с правой стороны. Наиболее распространенными являются следующие:

Строго  официально:  С уважением,   Yours falthfully,

Yours truly,

Falthfully yours,

Truly yours,

 

Официально:  Искренне,     Yours sincerely,

 

Sincerely yours,

Sincerely,

 

Подпись (SIGNATURE)

Этот  реквизит помещается под формулой вежливости. На отдельной строке указывается название фирмы, затем следует подпись лица его должность.