Контрольная работа по "Документоведению"

Согласно  рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 конечная фраза последнего пункта приказа иллюстрируется так: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В соответствии с Методическими рекомендациями по составлению инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти подобная фраза иллюстрируется несколько иначе: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ...». В учебных пособиях использование клишированной фразы о контроле исполнения приводится и без слова «приказа»: «Контроль за исполнением оставляю за собой».

Наличие слова «приказа» является оправданным, так как оно указывает на то, что руководитель будет контролировать исполнение не отдельных, а всех пунктов  документа. Кроме того, последняя  фраза указывает на то, что руководитель не будет делегировать полномочия по контролю за исполнением другим должностным лицам.

Текст анализируемого приказа частично характеризуется  точностью изложения, так как  сохраняет однозначность понимания  содержания, приведенного в документе. Точность достигается за счет отсутствия слов в переносном значении, омонимичных  слов и выражений, использования  устойчивых языковых формул, однако точность нарушается за счет отсутствия точных сроков исполнения третьего пункта документа.

Требование  точности изложения достигается  также употреблением специальной  управленческой и номенклатурной терминологии, отражающей специфику деятельности организации-автора документа: «расчет  стоимости», «вывоз и утилизация», «крупногабаритные  отходы», «начальник участка», «строительные  работы» и др.

Точность  изложения в анализируемом приказе  достигается также путем использования  ограниченной сочетаемости слов, которая  проявляется в возможности слова  вступать в смысловые связи с  другими словами: расчет – утверждается; отходы – утилизируются; работы –  выполняются; стоимость – указывается; контроль за исполнением – оставляется за собой.

Точность  изложения нарушается в заголовке  приказа: первый пункт приказа касается утверждения расчета стоимости  вывоза и утилизации КГО, а в заголовке  говорится «об утверждении стоимости  утилизации крупногабаритных отходов». Таким образом, необходимо изменить заголовок следующим образом: «Об  утверждении расчета стоимости  утилизации крупногабаритных отходов». Кроме того, точность изложения нарушена в третьем пункте приказа из-за отсутствия сроков исполнения.

Анализ  содержания текста показал, что в  тексте анализируемого приказа имеется  вся необходимая информация, по которой  можно отследить как управленческую специфику конкретного документа, так и общие особенности обеспечения  документирования управленческой ситуации в целом, связанной с утверждением расчета стоимости утилизации крупногабаритных отходов. Сохранение в приказе управленческой содержательности обусловлено в  основном верным оформлением элементов  распорядительной части документа.

Таким образом, язык текста анализируемого приказа  полностью отвечает требованию нейтрального тона изложения. Требования точности, лаконичности, ясности, информативности  выражения мысли, управленческой целесообразности частично нарушены. Текст нуждается  в графической и содержательной корректировке. Управленческая сторона  приказа сохранена благодаря  соблюдению в тексте основных требований к его форме-композиции и языковым средствам.

Так как анализируемый приказ оформлен на бланке организации, а не должностного лица, то в состав реквизита 22 – подпись – в соответствии с требованиями входят все необходимые элементы: наименование должности лица, подписавшего документ («Генеральный директор»); личная собственноручная подпись; расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии («М.В. Ярош»).

Согласно  ГОСТ Р 6.30-2003, полное наименование должности должно оформляться на документе, если он оформлен не на бланке документа, а сокращенное – если на бланке. Под полным наименованием подразумевается наименование должности с одновременным обозначением наименования организации – автора документа.

Оформление  наименования организации – автора документа (реквизит 08) является для любого бланка обязательным реквизитом, поэтому требование к оформлению наименования должности в зависимости от оформления документа на бланке или не на бланке связано с избеганием дублирования одной и той же информации в пределах одного документа.

Анализируемый документ оформлен на бланке, поэтому  в реквизите «Подпись» правильно  использовано сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ.

Реквизит 25 – оттиск печати, согласно ГОСТ Р 6.3-2003, – «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи». Приказ к таким документах не относится, поэтому данный реквизит не является необходимым в анализируемом документе.

2.3. Обобщающий вывод о документе.

Анализируемый приказ в соответствии с требованиями оформлен на продольном бланке приказа  организации.

Формат  и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, поля документа, межстрочные интервалы, интервалы между реквизитами  в целом соответствуют техническим  требованиям.

С количественной точки зрения анализируемый  документ имеет большинство необходимых  реквизитов. Отсутствие визы ознакомления ослабляет юридическую и управленческую функции документа; отсутствие отметки  об исполнителе, отметки о контроле, отметки об исполнении документа  и направлении его в дело, идентификатора электронной копии документа  ослабляет управленческую функцию  документа. Следовательно, данные реквизиты  необходимо оформить. Отсутствие визы согласования, грифа согласования, отметки о наличии приложения является оправданным и не влияет на выполнение данным документом его  основных функций. Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром-образцом, присутствуют. Излишними реквизитами  являются реквизиты 09 – справочные данные об организации и реквизит 25 – оттиск печати. В целом количественный состав реквизитов позволяет документу  сохранять аутентичность.

Оформление  имеющихся обязательных реквизитов в большинстве своем соответствует  требованиям: реквизиты имеют верное месторасположение, включают необходимые  элементы, расположенные в правильной последовательности.

Тексту  приказа обеспечен нейтральный  тон изложения. Управленческая сторона  содержания приказа сохранена, так  как в тексте соблюдены основные требования к его форме. Требования точности, лаконичности, ясности, информативности, управленческой целесообразности нарушены, что снижает качество составления  и оформления анализируемого документа, ослабляет его управленческую функцию, и, в конечном счете, отрицательно влияет на полноценность выполнения организацией оперативных производственных задач.

Текст нуждается в графической и  содержательной корректировке.

Дату  документа в бланке приказа необходимо оформить по левому краю от нулевого табулятора без отступа и без предлога «от».

Регистрационный номер документа необходимо оформить на одном уровне с датой по правому  краю.

Наименование  документа необходимо оформить по центру страницы полужирным шрифтом без  интервалов.

Заголовок текста следует оформить без кавычек.

В третьем пункте распорядительной части  приказа необходимо указать исполнителей и сроки исполнения данного пункта – до 14 июля 2012 г.

Анализируемый приказ является факсимильной копией, так как анализируемая копия  воспроизводит содержание документа  и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая дату, регистрационный номер, подпись), особенности их расположения; изготовлена на копировальной технике. На документе отсутствует реквизит «отметка о заверении копии». Следовательно, данная копия не обладает доказательной (юридической) силой.

 

3. Список используемой литературы.

3.1. Нормативные источники:

1.   ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утвержден Постановлением  Госкомстандарта России от 03  марта 2003 года № 65-ст.).

2.  Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по  внедрению ГОСТ Р 6.30-2003./ Росархив, ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин,  А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов. М.,2005.-90с.

3. Перечень типовых управленческих  архивных документов, образующихся  в процессе деятельности государственных  органов, органов местного самоуправления  и организаций, с указанием  сроков хранения, утвержденного  Приказом Министерства культуры  Российской Федерации  №558 от 25 августа 2010 года.

4.  Общероссийский классификатор управленческой  документации. ОК 011-93, утвержденный Постановлением ГОССТАНДАРТА Р от 30  декабря 1993 года №229.

 

3.2. Словари и источники:

1. Розенталь Д.Е., Теленкова М.А.  Словарь трудностей русского  языка: Ок.30 000 слов. – 6-е изд., –  М.: Рус.яз., 1987.–414с.– С.142.

2. Электронный ресурс: Режим доступа:  www.Delo-Press.ru

3.3. Учебная литература.

1. Н.С.Ларьков. Документоведение: учебное пособие/ Н.С.Ларьков.– М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427с.– С.259-292.