Контрольная работа по "Документоведению"

Отсутствует реквизит 14-место составления документа. В данном документе этот реквизит оформить было необходимо, так как по наименованию организации «Общество с ограниченной ответственностью « Эльбрус»» невозможно определить место составления должностной инструкции. Отсутствие данного реквизита затрудняет идентификацию автора документа и ослабляет ее,  хотя существенно не влияет на юридическую силу документа. В анализируемой должностной инструкции оформить данный реквизит  необходимо. 

Реквизит 21-отметка о наличии  приложения в анализируемом документе не нужен. Данный реквизит применяется если:                                                     - должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение. Отметка о наличии приложения оформляется 1-2 строками ниже последней строки реквизита «Текст». Приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями приложений или их непосредственными начальниками.                                                                                                             –должностная инструкция является приложением к другому документу, например к приказу, в соответствии с которым она утверждена или введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.

Отметка включает слово «Приложение», отделенное от него пробелом знак №, дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается  должностная инструкция, его дата и регистрационный номер.

Отсутствует реквизит 22-подпись. Подпись реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную подпись уполномоченного должностного лица. Также элементами данного реквизита являются: наименование должности лица, подписавшего документ, расшифровка подписи. Реквизит «Подпись» располагается на 1-2 строки ниже последней строки реквизита «Отметка о наличии приложения».

  Отсутствует реквизит 23- гриф согласования документа. Это реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Гриф согласования документа включает  слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, его подпись и дату согласования. Гриф согласования документа располагается 1-2 строками ниже последней строки реквизита «Подпись». При необходимости одновременного согласования несколькими лицами допускается оформление реквизита на отдельном листе- листе согласования. В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом «Подпись» указывается: «Лист согласования прилагается».

Отсутствует реквизит 24-виза согласования документа. Данный реквизит выражает согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с содержанием последнего. Данный реквизит применяется  когда проект должностной инструкции  подлежит внутреннему согласованию с заинтересованными должностными лицами предприятия. Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись и дату согласования. Виза согласования документа располагается на 1-2 строки ниже последней строки реквизита «Гриф согласования», а в его отсутствие – ниже последней строки реквизита «Подпись». В связи с тем что должностная инструкция представляет собой документ организации, подлинник которой применяется исключительно внутри организации, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Отсутствует реквизит 26- отметка о заверении копии документа. Данный реквизит оформляется только на копиях должностных инструкций.  Реквизит включает заверяющую подпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. 

Отсутствует реквизит 27- отметка об исполнителе. Данный реквизит

отсутствует как на лицевой стороне, так и оборотной стороне копии 

документа. Отсутствие этого реквизита  не влияет на юридическую  и

информационную функции документа, однако влияет на его управленческую функцию, так как затрудняет обращение заинтересованных должностных лиц к составителю документа лично. Наличие данного реквизита дисциплинирует составителя, требует от него более ответственного отношения к оформлению. Данный реквизит включает: инициалы и фамилию исполнителя  документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

 Отсутствие реквизита  30  –  идентификатора электронной копии

документа  – не влияет на выполнение документом основных функций, так 

как  реквизит  выполняет поисковую  функцию. Отсутствие реквизита может 

затруднить поиск документа  в электронном каталоге документов

организации. Данный реквизит оформляется  на начальном этапе оформления

документа в колонтитуле, в левом  нижнем углу каждой страницы документа,

и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие

поисковые данные, устанавливаемые в организации. 

2.2.3.Оформление каждого реквизита.

Реквизит 10-наименование вида документа располагается верно, ниже последней строки реквизита «Наименование организации» на одну-две строки. Наименование вида документа  –  в соответствии с рисунком Б 5 ГОСТ Р 6.30-2003, где приведен образец бланка конкретного вида документа,  верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервалов между буквами.

 Наименование вида документа –  должностная инструкция – соответствует видам документов, отраженных  в ОКУД (класс 0200000) – 02520519, «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации», что соответствует требованиям. Данное наименование должно быть отражено в уставе организации, в той его части, где обозначены состав организационно - распорядительной документации организации и требования к ее составлению и оформлению. Данный реквизит является обязательным для организационно - распорядительной документации, выполняет поисковую функцию, позволяет идентифицировать документ; в анализируемом документе в целом оформлен верно.

 Реквизит 16-гриф утверждения документа –это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ ( в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи. В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправдано, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления), могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.

Гриф  утверждения документа располагается  верно, в правом верхнем углу лицевой  стороны первого (титульного) листа  должностной инструкции.

Реквизит 18-заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное  назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже.

Заголовок к тексту располагается на одну –  две строки ниже реквизита «Место составления документа». При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено  оформление документа. Так как бланк  должностной инструкции является продольным, поэтому заголовок допустимо  располагать по центру строки, хотя согласно схеме расположения реквизитов А 2 ГОСТ Р 6.30-2003 его целесообразно оформлять по левому краю без абзаца от нулевого табулятора .Заголовок в анализируемом документе верно оформлен с прописной буквы; полужирным шрифтом; без кавычек и точки в конце.

 Из сказанного следует, что заголовок в анализируемом документе в целом оформлен верно, выполняет поисковую функцию, косвенно влияет на юридическую силу документа, так как отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ.

Реквизит 20-текст документа. Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации   и субъектов РФ текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственном языке субъекта РФ. Для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связанного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников).

Анализируемая должностная инструкция имеет следующую  структуру текста:

-общие  положения. В общих положениях  указывается точное и полное  наименование должности, в соответствии  со штатным расписанием, кому  подчиняется и (или) кем руководит,  требование к образованию и  практическому опыту, порядок  назначения и освобождения от  должности, замещения во время  отсутствия. Указывается перечень  законодательно-нормативных актов  и организационно-распорядительных  документов, в соответствии с которыми  работник осуществляет свою деятельность.

-должностные  обязанности, где перечисляются  все конкретные виды выполняемых работ.

- права работника. В этом разделе  закреплены  полномочия работника  для самостоятельного решения  вопросов относящихся к их  компетенции.

 

В текст анализируемой должностной  инструкции включен составной перечень. Перечень оформлен верно:  элементы перечня находятся на одном уровне, знаки препинания расставлены верно, каждый новый элемент начинается с прописной буквы.

Если  должностная инструкция разработана  на основании документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее  изданных документов (к  примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее  упоминание в тексте.

Текст должностной инструкции расположен на две строки ниже последней строки реквизита «Заголовок к тексту»  с выравниванием по ширине. При  расположении текста  должностной  инструкции на двух и более страницах  последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация  производится в возрастающем порядке  арабскими цифрами. Номера страниц  указываются  посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

2.3. Обобщающий вывод о документе.

Анализируемая должностная инструкция в соответствии с требованиями оформлена на угловом бланке. При угловом расположении реквизитов они размещаются в верхнем левом углу листа и выравниваются по левому полю. Угловой вариант расположения реквизитов позволяет   более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения  грифа утверждения.

Формат  и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы  между реквизитами, размер полей  в целом соответствуют техническим  требованиям.

С количественной  точки зрения анализируемый  документ не имеет большинства необходимых  реквизитов. Отсутствие места составления или издания документа, отсутствие отметки об исполнителе, идентификатора электронной копии документа, регистрационного номера документа ослабляет управленческую функцию документа. Следовательно, данные реквизиты необходимо оформить. Отсутствие реквизитов гриф согласования и виза согласования влияет на выполнение данным документом его основных функций: руководитель не может подписать документ без визы согласования, так как в этом случае он берет всю ответственность за содержание документа на себя. Данный реквизит необходимо оформить, так как  должностная инструкция затрагивает правовые и кадровые вопросы. 

Оформление  имеющихся обязательных реквизитов в большинстве своем соответствует  требованиям: реквизиты имеют верное расположение, включают необходимые  элементы, расположенные в правильной последовательности.

Текст документа имеет необходимые  для  должностной инструкции разделы: общие положения, должностные обязанности, права.

Анализируемая должностная инструкция является факсимильной копией, так как анализируемая  копия воспроизводит содержание документа и все его внешние  признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая дату, регистрационный  номер, подпись), особенности их расположения; изготовлена на копировальной технике.

На  документе отсутствует реквизит «Отметка о заверении копии» следовательно, данная копия не имеет юридической силы.

3. Список используемой литературы.

3.1. Нормативные источники:

1.   ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утвержден Постановлением  Госкомстандарта России от 03  марта 2003 года № 65-ст.).

2.  Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по  внедрению ГОСТ Р 6.30-2003./ Росархив, ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин,  А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов. М.,2005.-90с.