Контрольная работа по "Документоведению"

Печать  ставят таким образом, чтобы она  затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ, на унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место печати».

Отсутствует реквизит 28-отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Оформление этого реквизита на рассматриваемом образце не нужно, так как письмо относится к исходящей документации.  Данный реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Отметка включает следующие данные: слово «В дело», индекс дела по номенклатуре дел,  подпись исполнителя, дату проставления отметки.

  Отсутствует реквизит 29-отметка о поступлении документа в организацию. Данный реквизит в анализируемом образце не нужен. Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа. Отметка проставляется в нижнем правом углу первого листа входящего документа и содержит порядковый номер и дату поступления документа. Как правило,  для этого используется специальный штамп.

  Отсутствует реквизит 30-идентификатор электронной копии документа, который включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа.

2.2.3.Оформление каждого реквизита.

Реквизит 03-Эмблема организации или товарный знак. Данный реквизит правильно расположен над серединой реквизита 08, и выше наименования организации на служебном поле документа.

Реквизит 08- Наименование организации. Данный реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Согласно  ГОСТ 6.30-2003 на бланке обязательно должно указываться полное наименование организации. Анализируемый реквизит его включает: «Администрация города Магнитогорска Челябинской области».  Анализируемый реквизит не содержит таких элементов, как наименование вышестоящей организации, ее сокращенного наименования и сокращенного наименования организации – автора документа, так как организация - автор  документа их не имеет.

В анализируемый реквизит  включено наименование структурного подразделения, так как автором документа является не сама организация, а починенная ей структура.

С технической точки зрения  в соответствии с  Методическими

рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003  наименование

организации, как и другие реквизиты,  рекомендуется  оформлять  с

использованием шрифтов  Times  New  Roman  Cyr  размером № 12–15. В

анализируемом наименовании шрифт 16 размера. Организации следует

переоформить свое наименование в  бланке конкретного вида документа  – 

уменьшить размер шрифта.

В целом реквизит оформлен верно, так как позволяет идентифицировать автора документа.

Реквизит 09-Справочные данные об организации. В анализируемом документе данный реквизит оформлен верно. Он включает: почтовый адрес, номер телефона и факса.

Данный  реквизит оформляется только на бланках  писем.

Реквизит 11- Дата документа. Дата документа один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой делового письма является дата его подписания.

  С точки зрения ГОСТ Р 6.30-2003 все элементы реквизита оформлены верно  цифровым способом: число месяца  – двумя арабскими цифрами, месяц  –  двумя арабскими цифрами; год – четырьмя арабскими цифрами. Для обозначения числа, месяца и года реквизит имеет линии для заполнения от руки. Такое оформление реквизита в бланке документа допустимо, так как

позволяет подписывающему лицу оформить реквизит собственноручно с верным оформлением даты цифровым способом.

 Наличие собственноручной простановки даты в документе свидетельствует об отсутствии в организации электронного документооборота и электронного документа, что не противоречит современным требованиям делопроизводства.

В целом дата документа оформлена верно.

 

Реквизит 12-Регистрационный номер документа –  включает

обязательный элемент  –  порядковый номер –  01-35, который должен соответствовать записи в журнале регистрации.  Данный реквизит в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.». В анализируемом регистрационном номере через косую черту справа от порядкового номера проставлено обозначение «2992». Значение расширительного дополнения в анализируемом регистрационном номере можно определить только в инструкции по делопроизводству организации или ее соответствующих распорядительных документах,  где должны быть прописаны порядок и структура регистрационных номеров документов организации. Анализируемый регистрационный номер оформлен верно, следовательно, обеспечивает документу его поисковую и юридическую силу при отсутствии электронного документооборота.

Реквизит 13-Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Письмо  является документом в который обязательно  должен входить этот реквизит, он предназначен для проставления даты и индекса  того документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер  и дату документа, в бланке письма, обозначается следующим образом:

На  №____________от__________ .  

Реквизит 15- Адресат.  Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется друг от друга 2-3 интервалами.

При большом количестве адресатов составляют список на рассылку документа, в котором перечисляют адреса, наименования организации и фамилии должностных лиц.

Почтовый  адрес, как правило, указывается  только на конверте, но при необходимости  может входить в состав реквизита  «Адресат».  Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Каждая  составная часть реквизита «Адресат»  печатается с новой строки через  один межстрочный интервал, фамилия  адресата отделяется от остальных частей  адресования 1,5-2 интервалами.

Так как анализируемый документ направляется физическому лицу, адресование  оформляют в следующей последовательности: фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес. В анализируемом образце необходимо сократить имя и отчество до инициалов.

В целом реквизит оформлен верно, так как позволяет идентифицировать адресата  документа.

Реквизит 18- Заголовок к  тексту. Заголовок в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 кратко отражает содержание текста: в соответствии с общепринятым оформлением занимает не более пяти строк, а именно две.

Так как анализируемый документ оформлен на бланке формата А 4, то в  соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 оформление заголовка является обязательным.

Бланк, на котором оформлен анализируемый  документ, является угловым, поэтому  заголовок, согласно схеме расположения реквизитов А 2 ГОСТ Р 6.30-2003 целесообразно оформлять по левому краю без абзаца от нулевого табулятора.

Заголовок к тексту  соответствует лингвистическому требованию –  грамматически верно сочетается с наименованием вида документа, отвечает на вопрос о ком? о чем?, начинается с предлога  ОБ.  Заголовок соответствует также содержательному и композиционному требованию: точно отражает содержание документа.

 Заголовок в анализируемого письма верно оформлен с прописной буквы; без кавычек и точки в конце. 

Из сказанного следует, что заголовок  в анализируемом документе в

целом оформлен верно, выполняет поисковую функцию, косвенно влияет на

юридическую силу документа, так как  отражается в документах при

регистрации и идентифицирует документ. Необходимость в редактировании

заголовка может быть только в случае существенного редактирования текста

документа (реквизит 20).

 

Реквизит 20- Текст документа. В ГОСТ Р 6.30-2003 прописано, что «текст документа составляют на государственном языке документа составляют на государственном языке документа составляют на государственном языке

документа составляют на государственном языке  Российской Федерации или на государственных  языках субъектов Российской Федерации  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации». Оформление текста документа на русском языке является верным.

В первом пункте текста  элементы даты оформлены не верно, после указания даты, при цифровом написании слово год не указывается. Второй пункт анализируемого текста имеет неточности, следовательно, предложение пункта нуждается  в редактировании. В тексте отсутствует информация,  с кем не заключался договор. Целесообразно включить в предложение данные человека.

 Данный текст имеет нейтральный тон изложения, так как  в нем отсутствуют экспрессивные и эмоционально окрашенные слова, междометия, устаревшие слова, восклицательные предложения и другие языковые средства с субъективной оценкой, что позволяет сохранять официальный характер задокументированной в письме информации.

Реквизит 22- Подпись. Так как анализируемое письмо оформлен на бланке организации, а не должностного лица, то в состав реквизита 22 – подпись – в соответствии с требованиями входят все необходимые элементы: наименование должности лица, подписавшего документ («Председатель  комитета»); личная собственноручная подпись; расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии («А.А.Дюльдин»). Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 полное наименование должности должно оформляться на документе, если он оформлен не на бланке документа, а сокращенное – если на бланке. Под полным наименованием подразумевается наименование должности с одновременным обозначением наименования организации – автора документа.

Оформление  наименования организации –  автора документа (реквизит 08) является для  любого бланка обязательным реквизитом, поэтому требование к оформлению наименования должности в зависимости  от оформления документа на бланке  или не на бланке связано с избеганием дублирования одной и той же информации в пределах одного документа.

Реквизит 27- Отметка об исполнителе. Этот реквизит не влияет на юридическую и информационную функции документа, однако влияет на его управленческую функцию, так как затрудняет обращение заинтересованных должностных лиц к составителю документа лично. Наличие данного реквизита дисциплинирует составителя, требует от него более ответственного отношения к оформлению. Данный реквизит включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

2.3. Обобщающий вывод о документе.   Анализируемый документ в соответствии с требованиями оформлен на угловом  бланке письма организации. При угловом расположении реквизитов они размещаются в верхнем левом углу листа и выравниваются по левому полю. Угловой вариант расположения реквизитов позволяет   более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения  адресования.

Формат и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы между реквизитами, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям. Однако наименование организации необходимо оформить шрифтом, имеющим размер не более, чем большинство реквизитов документа, а именно 12 или 14. Так же для достижения требования единообразия, графической стройности и целесообразности необходимо оформить 12 или 14 размером шрифта справочные данные об организации и заголовок к тексту.

С количественной точки зрения анализируемый  документ имеет большинство необходимых  реквизитов. Излишних реквизитов нет. В целом количественный состав реквизитов позволяет документу сохранять  аутентичность. Оформление имеющихся  обязательных реквизитов в большинстве  своем соответствует требованиям: реквизиты имеют верное месторасположение, включают необходимые элементы, расположенные  в правильной последовательности.

Тексту  письма  обеспечен нейтральный тон изложения. Управленческая сторона содержания письма сохранена, так как в тексте соблюдены основные требования  к его форме.  Требования точности, лаконичности, ясности, информативности нарушены, что снижает качество составления и оформления анализируемого документа. Текст нуждается в содержательной корректировке: в  тексте отсутствует  информация,  с кем не заключался договор. Целесообразно включить в предложение данные человека.

Оформление  личной подписи, даты и регистрационного номера документа от руки является верным, позволяет документу сохранить  юридическую силу и свидетельствует  об отсутствии в организации  электронного документооборота. Анализируемый документ является  факсимильной  копией, так как анализируемая копия воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки — содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая дату, регистрационный номер, подпись), особенности их расположения; изготовлена на копировальной технике. На документе отсутствует реквизит «отметка о заверении копии». Следовательно, данная копия не обладает доказательной (юридической) силой.

3. Список используемой литературы.

3.1. Нормативные источники:

1.   ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утвержден Постановлением  Госкомстандарта России от 03  марта 2003 года № 65-ст.).