Контрольная работа по "Документоведению"

3. Перечень типовых управленческих  архивных документов, образующихся  в процессе деятельности государственных  органов, органов местного самоуправления  и организаций, с указанием  сроков хранения, утвержденного  Приказом Министерства культуры  Российской Федерации  №558 от 25 августа 2010 года.

4.  Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93, утвержденный Постановлением ГОССТАНДАРТА Р от 30  декабря 1993 года №229.

 

3.2. Словари и источники:

1. Розенталь Д.Е., Теленкова М.А.  Словарь трудностей русского  языка: Ок.30 000 слов. – 6-е изд., –  М.: Рус.яз., 1987.–414с.– С.142.

2. Электронный ресурс: Режим доступа: http://www.pg-doverie.ru/content/

3.3. Учебная литература.

1. Н.С.Ларьков. Документоведение: учебное  пособие/ Н.С.Ларьков.– М.: АСТ:  Восток-Запад, 2006. – 427с.– С.259-292.  

Комплексный анализ служебного письма.

1.Класификационные признаки документа

1.1. По видам деятельности анализируемый документ относится к информационно-справочной документации.

Анализируемый документ в соответствии с ОКУД   относится к информационно-справочной документации, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, имеет код формы документа 02531012, где:

02 обозначает, что форма документа относится к классу 0200000                      « Унифицированная система организационно-распорядительной документации»;

53 обозначает, что форма относится к подклассу 0252000 «Документация по оперативно-информационному  регулированию деятельности организации, предприятия»;

101 обозначает регистрационный номер формы документа внутри подкласса: «Письмо по вопросам основной деятельности»;

2 контрольное число.

  Код формы документа по ОКУД (реквизит 07) проставляют в унифицированных формах документов. Анализируемое письмо не имеет строгой унификации, поэтому оформление данного реквизита в документе необязательно. Следовательно, данный реквизит не входит в состав реквизитов формуляра-образца делового письма по оперативно-информационному  регулированию деятельности организации, предприятия».

1.2. По наименованию анализируемый документ является письмом извещением. Это разновидность письма-извещения в котором что-либо сообщается или утверждается.  Информативная сторона текста документа и характер задокументированной ситуации показывают, что анализируемый документ является  деловым письмом, изданным  организацией, в целях разрешения задачи по вопросам  основной деятельности. В связи с этим документ был верно оформлен в виде письма.

1.3. По способу фиксации информации    анализируемый документ является письменным (машинописным) документом, так как оформлен на бумажном носителе буквами,  цифрами  и другими графическими знаками  в виде текста. Анализируемое деловое письмо не является фото-, фоно-, кинодокументом.

1.4. По месту составления анализируемый документ относится к внешней (исходящей) корреспонденции.

  Внешняя документация делится  на входящую корреспонденцию  (поступившую в организацию)  и  исходящую корреспонденцию  (отправляемую  из организации).  Из оснований  данной классификации следует,  что информационно-справочный документ необходимо четко дифференцировать не только по тому, в данной  организации или во внешней организации создан документ, но и по тому, кто является адресатом документа  –  внешние партнеры или сотрудники самой организации. Размытость дифференциации документов по данному классификационному признаку осложняет процесс управления как на стадиях ознакомления, контроля и исполнения документа, так и на стадиях его хранения.

 Таким образом, учитывая, что анализируемый документ создан в  организации и что он используется для внешних связей, его можно классифицировать как документ исходящей  корреспонденции.

1.5. По содержанию анализируемый документ является простым документом, так как содержит изложение одного вопроса.

Сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных  лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как  правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

1.6. По степени гласности   анализируемый документ является открытым (несекретным), так как не содержит секретной информации, не имеет дополнительного реквизита об ограничении доступа (особой пометы или грифа), то есть не является документом с ограниченным доступом (совершенно секретным, секретным, документом для служебного пользования, документом с грифом «конфиденциально», «лично»).

1.7. По срокам исполнения анализируемый документ классифицируется как несрочный, так как срок исполнения не установлен.

1.8. По стадиям создания данный документ относится к копии, так как является идентичным воспроизведением подлинника с помощью множительной копировальной техники. Анализируемая инструкция не может быть отнесена к подлиннику, так как не является единственным экземпляром документа. Анализируемое служебное  письмо не является черновиком, выпиской (заверенной частью текста подлинника), дубликатом (вторым экземпляром заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником).

1.9. По юридической значимости анализируемый документ не  является подлинным, так как представляет собой незаверенную копию. Его можно охарактеризовать как подложный, независимо от целей его воспроизведения. Данный документ не имеет юридической силы, так как является незаверенной копией.

Подлинные документы бывают действительными  и недействительными. Недействительными  документы становятся в результате истечения срока действия или  отмены его другим документом. Так как анализируемое служебное письмо не является подлинным, то нецелесообразно говорить о его действительности или недействительности.

1.10. По происхождению анализируемый документ является личным, так как  касается интересов конкретного лица, является именным и оформлен в установленном порядке юридическим лицом.

1.11. По срокам хранения  анализируемое служебное письмо относится к документам временного хранения, до 10 лет.  Из  статьи 6 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе  деятельности организаций,  с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года, следует, что хранить переписку с исполнительными органами власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности необходимо 5 лет.  

  Анализируемый документ нельзя  отнести к документам долговременного  хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения.

1.12. По степени обязательности анализируемый документ классифицируется как информационное письмо, содержащее сведения и факты о производственной деятельности организации.

1.13. По степени унификации анализируемый документ является полуформализованным, или документом нестрогой унификации, так как при его оформлении составитель документа относительно самостоятелен в выборе формы изложения текста документа.

Анализируемое служебное письмо не является формализованным, или унифицированным (строгой унификации) документом, так как не имеет строгой формы изложения.

Анализируемое служебное письмо не является заранее подготовленной анкетой, в которой постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.   

  Анализируемое служебное письмо не является заранее заготовленной таблицей, в которой постоянная информация располагается в заголовках граф и боковике, а переменная на пересечении соответствующих граф и строк.

1.14. По характеру содержания анализируемый документ является вторичным, так как является результатом суммирования исходной документированной информации, которая содержится, например, в тексте письма, где отражены основания, побудившие организацию издать документ.

2.Формулярный анализ служебного  письма.

2.1. Состав реквизитов формуляра-образца  конкретного вида документа, выбранного  для анализа.

Служебное письмо в соответствии с ГОСТ  Р 6.30-2003 должно быть оформлено на общем бланке организации.

Формуляр-образец  служебного письма  должен включать следующие реквизиты:

01-Государственный  герб;

02-герб  субъекта РФ;

03-эмблема  организации;

04-код  организации;

05-основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06-идентификационный  номер налогоплательщика / код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08-наименование  организации;

09-справочные  данные об организации;

11-дата  документа;

12-регистрационный  номер документа;

13-ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

15-адресат;

17-резолюция;

18-заголовок  к тексту;

19-отметка  о контроле;

20-текст  документа;

21-отметка  о наличии приложения;

22-подпись;

25-оттиск  печати;

27-отметка  об исполнителе;

28- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

29-отметка  о поступлении документа в  организацию;

30-идентификатор  электронной копии документа.

2.2. Соответствие/несоответствие требованиям  формуляра-образца.

2.2.1.  Характеристика бланка.

По виду документа анализируемое служебное письмо оформлено на бланке письма, что соответствует требованиям ГОСТ  Р 6.30-2003.

По расположению реквизитов в данном  документе использован бланк с угловым расположением реквизитов, что соответствует требованиям к документам. На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов нанесены постоянные реквизиты, которые находятся в верхней (заголовочной) части бланка.

По отношению к автору документа анализируемое служебное письмо оформлено на бланке организации, что соответствует требованиям.

Анализируемое служебное письмо оформлено на бланке документов стандартного формата А4 (210х297мм), что является верным. Поля анализируемого документа также оформлены верно, они не менее следующих размеров: 20мм – левое; 20мм -  верхнее;  20мм – нижнее; 10мм – правое.

Анализируемое служебное письмо оформлено на белой бумаге, что соответствует требованиям к документам.

2.2.2. Количественный состав реквизитов  в сравнении с формуляром-образцом.

В анализируемом документе отсутствуют  некоторые реквизиты, включенные в  состав формуляра-образца.

Отсутствует реквизит 04-Код организации. Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он  может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации- автора документа.

Отсутствует реквизит 05-Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Отсутствует реквизит 06-Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Отсутствует реквизит 17-Резолюция. Так как анализируемый документ относится к исходящей корреспонденции необходимости в оформлении реквизита «Резолюция» нет.

Резолюция составляется руководителем при  рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе  вопросу. Резолюция является основой  организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя. К  резолюции традиционно предъявляется  требование четкости, ясности, конкретности в формулировке, порядка и характера исполнения документа.

Резолюция пишется от руки на первом листе  поступившего документа под реквизитом «Адресат». В резолюции указываются: фамилия, исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.

Отсутствует реквизит 19-Отметка о контроле. Необходимости в оформлении данного реквизита нет, так как данный реквизит проставляется только на тех документах, процесс исполнения которых контролируется.   Отметка наносится делопроизводственной службой после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Отметку обозначают буквой «К» или словом «Контроль» со сроком исполнения документа.

Отсутствует реквизит 21-Отметка о наличии приложения. Данный реквизит в анализируемом образце не нужен, так как письмо не имеет приложений.

Отметка о наличии приложений предназначена  для фиксации внимания получателя и  отправителя на документах, которые  составляют с пересылаемым документом  один комплект.

Отсутствует реквизит 25-Оттиск печати. Так как рассматриваемый документ не является подлинником оформление данного реквизита не нужно.

Заверение документов печатью организации - особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях и многих организационных документах.

Печати  подразделяют на гербовые, юридических  лиц и простые (отдела кадров, канцелярии). Виды печатей, порядок их применения и хранения должны быть установлены в инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.