Контрольная работа по "Документоведению"

2.  Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по  внедрению ГОСТ Р 6.30-2003./ Росархив, ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин,  А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов. М.,2005.-90с.

3. Перечень типовых управленческих  архивных документов, образующихся  в процессе деятельности государственных  органов, органов местного самоуправления  и организаций, с указанием  сроков хранения, утвержденного  Приказом Министерства культуры Российской Федерации  №558 от 25 августа 2010 года.

4.  Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93, утвержденный Постановлением ГОССТАНДАРТА Р от 30  декабря 1993 года №229.

3.2. Словари и источники:

1. Розенталь Д.Е., Теленкова М.А.  Словарь трудностей русского  языка: Ок.30 000 слов. – 6-е изд., –  М.: Рус.яз., 1987.–414с.– С.142.

2. Электронный ресурс: Режим доступа:  http://www. business-letters.ru,

delo-ved.ru›deloproizvodstvo/oformlenie…pisma.html

3.3. Учебная литература.

1. Н.С.Ларьков. Документоведение: учебное пособие/ Н.С.Ларьков.– М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427с.– С.259-292.       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Комплексный анализ служебной записки.

1.Класификационные признаки документа

1.1. По видам деятельности анализируемый документ относится к справочно-информационной или справочно-аналитической  документации.

Служебная записка как дополнительный документ не является обязательной с точки  зрения трудового права и делопроизводства, однако может быть установлена локальными нормативными актами организации. В  Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой  вид документа, как «Служебная записка». Однако данный вид широко используется на практике.

1.2. По наименованию анализируемый документ является служебной запиской. Это разновидность письма-извещения в котором что-либо сообщается или утверждается.  Информативная сторона текста документа и характер задокументированной ситуации показывают, что анализируемый документ является служебной запиской, в ней сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации. 
В связи с этим документ был верно оформлен в виде служебной записки.

1.3. По способу фиксации информации анализируемый документ является письменным (машинописным) документом, так как оформлен на бумажном носителе буквами,  цифрами  и другими графическими знаками  в виде текста. Анализируемая служебная записка не является фото-, фоно-, кинодокументом.

 

1.4. По месту составления анализируемый документ относится к внутренним документам, составленным и используемым в самой организации. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Таким образом, эти документы реализуют в первую очередь внутренние коммуникативные связи организации.

1.5. По содержанию анализируемый документ является простым документом, так как содержит изложение одного вопроса.

1.6. По степени гласности анализируемый документ является открытым (несекретным).

1.7. По срокам исполнения анализируемый документ классифицируется как срочный. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».  Другими словами, срочные документы требуют исполнения в определенный срок, а для несрочных срок исполнения не установлен. Анализируемый документ  имеет информацию о сроке исполнения, установленном начальником отдела. Срок исполнения отражен во второй части записки, где отражены предложения о конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя служебной записки.

1.8. По стадиям создания данный документ относится к копии, так как является идентичным воспроизведением подлинника с помощью множительной копировальной техники. Анализируемая служебная записка не может быть отнесена к подлиннику, так как не является единственным экземпляром документа. Анализируемая служебная записка не является черновиком, выпиской (заверенной частью текста подлинника), дубликатом (вторым экземпляром заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником).

1.9. По юридической значимости анализируемый документ не  является подлинным, так как представляет собой незаверенную копию. Его можно охарактеризовать как подложный, независимо от целей его воспроизведения. Данный документ не имеет юридической силы, так как является незаверенной копией.

Подлинные документы бывают действительными  и недействительными. Недействительными  документы становятся в результате истечения срока действия или  отмены его другим документом. Так  как анализируемая служебная  записка не является подлинной, то нецелесообразно  говорить о ее действительности или  недействительности.

1.10. По происхождению анализируемый документ является служебным, так как подготовлен в организации, затрагивает её интересы, оформлен в установленном порядке. Анализируемая служебная записка не является личным письменным изложением жалобы, предложения, просьбы граждан, не является именной. – это внутренняя переписка между структурными подразделениями. Действительно, опыт показывает, что в деятельности организаций, особенно крупных, в которых руководители структурных подразделений наделяются широкой компетенцией (издание распорядительных документов, ведение переписки), могут возникать ситуации, при которых информационные связи между подразделениями необходимо документировать. В таких ситуациях наиболее подходящий для этого документ – служебная записка. 

1.11. По срокам хранения  анализируемая служебная записка относится к документам временного хранения - до 10 лет.  Из статьи 6 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности   организации, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года,  следует, что хранить переписку содержащую документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, поручения, переписку) о разработке  и изменении финансовых планов необходимо 5 лет.  

  Анализируемый документ нельзя  отнести к документам долговременного  хранения (свыше 10 лет) и постоянного  хранения.

1.12. По степени обязательности анализируемый документ классифицируется как информационный, содержащий сведения и факты о производственной и иной деятельности организации. Служебная записка с запросом информации составляет часть внутренней деятельности любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос читателю требуются многие часы работы, в других случаях читатель может написать ответ прямо на оригинале и вернуть отправителю.

1.13. По степени унификации анализируемый документ является полуформализованным, или документом нестрогой унификации, так как при его оформлении составитель документа относительно самостоятелен в выборе формы изложения текста документа.

Анализируемая служебная записка не является формализованным, или унифицированным (строгой унификации) документом, так как не имеет строгой  формы изложения.

Анализируемая служебная записка не является заранее  подготовленной анкетой, в которой  постоянная информация располагается  в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.   

  Анализируемая служебная записка не является заранее заготовленной таблицей, в которой постоянная информация располагается в заголовках граф и боковике, а переменная на пересечении соответствующих граф и строк.

1.14. По характеру содержания анализируемый документ является вторичным.

 

2.Формулярный анализ служебной записки.

2.1. Состав реквизитов формуляра-образца  конкретного вида документа, выбранного  для анализа.

Служебная записка составляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых основных реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.

Формуляр-образец  служебной записки должен включать следующие реквизиты:

08–наименование  организации;

10–наименование  вида документа;

11–дата  документа;

12–регистрационный  номер документа;

13-ссылка  на регистрационный номер документа.

15-адресат;

18–заголовок  к тексту документа;

20–текст  документа;

22–подпись;

2.2. Соответствие/несоответствие требованиям  формуляра-образца.

2.2.1.  Характеристика бланка.

По виду документа анализируемая служебная записка оформлена на стандартном листе бумаги и адресована конкретному должностному лицу.

По расположению реквизитов. Формат служебной записки предназначен для упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы, и включают в себя:  
Кому:  
Указание на автора:  
Дата:  
Тема:  
Введя определенный формат, компания обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части служебной записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.  

 По отношению к автору служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз. Фактически, служебная записка — это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.  

Анализируемая служебная записка оформлена на стандартном листе бумаги формата  А4 (210х297мм), что является верным. Поля анализируемого документа также оформлены верно, они не менее следующих размеров: 20мм – левое; 20мм -  верхнее;  20мм – нижнее; 10мм – правое.

 Анализируемая служебная записка оформлена на белой бумаге, что соответствует требованиям к документам.

 

2.2.2. Количественный состав  реквизитов в сравнении с формуляром-образцом.

В анализируемом документе отсутствуют  некоторые реквизиты, включенные в  состав формуляра-образца.

Отсутствует реквизит 08- наименование организации. В анализируемый реквизит  должно быть включено наименование структурного подразделения, так как автором документа является не сама организация, а починенная ей структура.

С технической точки зрения  в соответствии с  Методическими

рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003  наименование

организации, как и другие реквизиты,  рекомендуется  оформлять  с

использованием шрифтов  Times  New  Roman  Cyr  размером № 12–15.

Данный реквизит оформить необходимо, так как его отсутствие не позволяет  идентифицировать автора документа.

 

Отсутствует реквизит 11-Дата документа. Дата документа один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой служебной записки  является дата ее составления.

  С точки зрения ГОСТ Р 6.30-2003 все элементы реквизита могут быть  оформлены   цифровым способом: число месяца  – двумя арабскими цифрами, месяц  –  двумя арабскими цифрами; год – четырьмя арабскими цифрами. Для обозначения числа, месяца и года реквизит может иметь линии для заполнения от руки. Такое оформление реквизита в бланке документа допустимо, так как позволяет подписывающему лицу оформить реквизит собственноручно с верным оформлением даты цифровым способом.

 Наличие собственноручной простановки даты в документе свидетельствует об отсутствии в организации электронного документооборота, что не противоречит современным требованиям делопроизводства.

 Данный реквизит оформить необходимо.

 

Отсутствует реквизит 12- регистрационный номер документа. Данный реквизит должен   включать обязательный элемент  –  порядковый номер –05-24, который должен соответствовать записи в журнале регистрации.  Данный реквизит в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.». В анализируемом регистрационном номере через косую черту справа от порядкового номера проставлено обозначение «96». Значение расширительного дополнения в анализируемом регистрационном номере можно определить только в инструкции по делопроизводству организации или ее соответствующих распорядительных документах,  где должны быть прописаны порядок и структура регистрационных номеров документов организации.

Регистрационный номер на служебной  записке проставляется либо по месту  составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы  регистрации, которая действует  в организации.

В анализируемый документ необходимо включить регистрационный номер документа, так как данный реквизит обеспечивает документу его поисковую и юридическую силу при отсутствии электронного документооборота.

 

Отсутствует реквизит 13-Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Служебная записка  является документом в который может входить этот реквизит, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа, в бланке служебной записки, обозначается следующим  образом:

На №____________от__________.  

Ссылка на регистрационный номер  предыдущей записки в служебной  записке с более поздней датой  напомнит как получателю, так и  отправителю такие детали, как  дата, персональная ответственность  и крайние сроки выполнения работ.

 

2. 2.3. Оформление каждого реквизита.

Реквизит 10- наименование вида документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.  
В рассматриваемом образце наименование вида документа написано верно с левой границы поля документа, но не все буквы написаны прописным шрифтом, а только заглавная, в исправленном образце следует внести исправления.