Контрольная работа по "Документоведению"

В целом реквизит оформлен верно, на одну-две строки ниже наименования структурного подразделения, без интервалов между буквами.

 

Реквизит 15- Адресат.  Особенностью документов, таких как служебная записка, является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Таким образом, эти документы реализуют в первую очередь внутренние коммуникативные связи организации.

 Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следовательно, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса.

В целом реквизит оформлен верно, так как позволяет идентифицировать адресата  документа,  указано структурное подразделение, должность, И. О. Фамилия  должностного лица.  Так как в служебной записке указана должность должностного лица имя и отчество находятся перед фамилией, что является верным написанием.

 

Реквизит 18- Заголовок к  тексту. Заголовок в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 должен кратко отражать содержание текста: в соответствии с общепринятым оформлением занимать не более пяти строк.  В рассматриваемом образце заголовок занимает две строки.

Так как анализируемый документ оформлен на бланке формата А 4, то в  соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 оформление заголовка является обязательным.

Бланк, на котором оформлен анализируемый  документ, является угловым, поэтому  заголовок, согласно схеме расположения реквизитов А 2 ГОСТ Р 6.30-2003 целесообразно оформлять по левому краю без абзаца от нулевого табулятора.

Заголовок к тексту  не соответствует лингвистическому требованию –  он должен грамматически верно сочетаться с наименованием вида документа, отвечать на вопрос о ком? о чем?, начинаться с предлога  О (ОБ).  Заголовок так же должен соответствовать содержательному и композиционному требованию: точно отражать содержание документа.

В рассматриваемом образце необходимо изменить заголовок,  начать с предлога «О», и правильно употребить форму отглагольного существительного в предложном падеже «О представлении».

 Заголовок  анализируемого  письма  так же должен быть оформлен с прописной буквы; без кавычек и точки в конце. 

Из сказанного следует, что заголовок  в анализируемом документе  оформлен не верно и нуждается в корректировке, так как заголовок  выполняет поисковую функцию и  косвенно влияет на юридическую силу документа отражаясь в документах при регистрации и идентифицирует документ.

 

Реквизит 20- Текст документа.  В ГОСТ Р 6.30-2003 прописано, что «текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации». Оформление текста  документа на русском языке является верным.

Служебную записку изобрели для  того, чтобы упростить коммуникативный  процесс внутри организации, поэтому  при ее подготовке и написании  некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно деловые люди, которым приходится часто писать, при подготовке служебной  записки меньше задумываются над  подбором наиболее подходящих слов, чем  при подготовке письма. Служебная  записка, как правило, менее формальна  и более конкретна, чем письмо.  
 
Тем не менее, при подготовке служебных записок нелишне руководствоваться приемами написания эффективных деловых писем. Как и в письмах, в служебных записках информация с хорошими или нейтральными новостями должна располагаться в прямой последовательности.

Я считаю, что в текст рассматриваемой  служебной записки необходимо ввести  первую  часть, где будут  сообщаться факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаться конкретные выводы, просьбы и предложения. Введение конкретных сроков исполнения документа облегчат работу с ним.

Реквизит 22- Подпись. Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения.

Так как в анализируемом  документе, в заголовочной части не оформлено наименование   должностного лица – автора документа, то в состав реквизита 22 – подпись – в соответствии с требованиями входят все необходимые элементы: наименование должности лица, подписавшего документ («Начальник отдела»); личная собственноручная подпись; расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии («В. Н. Загодайкин»). Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 полное наименование должности должно оформляться на документе, если он оформлен не на бланке документа, а сокращенное – если на бланке.

Оформление наименования организации  –  автора документа (реквизит 08) является для любого бланка обязательным реквизитом, поэтому требование к оформлению наименования должности в зависимости  от оформления документа на бланке  или не на бланке связано с избеганием дублирования одной и той же информации в пределах одного документа.

В целом реквизит оформлен верно.

2.3.  Обобщающий вывод о документе.  Анализируемый документ  в соответствии с требованиями оформлен на угловом  бланке. При угловом расположении реквизитов они размещаются в верхнем левом углу листа и выравниваются по левому полю. Угловой вариант расположения реквизитов позволяет   более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения  резолюции руководителя.

Формат  и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы  между реквизитами, размер полей  в целом соответствуют техническим  требованиям. Однако необходимо ввести в заголовочную часть наименование структурного подразделения- автора документа, оформить этот реквизит нужно шрифтом, имеющим размер не более, чем большинство реквизитов документа, а именно 12 или 14. Так же необходимо оформить реквизит  «дата документа», «регистрационный номер» и «ссылку на регистрационный номер». Дата документа один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа, регистрационный номер документа необходимо включить, так как данный реквизит  обеспечивает документу его поисковую и юридическую силу при отсутствии электронного документооборота. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ.

С количественной точки зрения анализируемый  документ имеет большинство необходимых  реквизитов. Излишних реквизитов нет. Оформление имеющихся обязательных реквизитов в большинстве своем  соответствует требованиям: реквизиты  имеют верное месторасположение, включают необходимые элементы, расположенные  в правильной последовательности.

Заголовок в анализируемом документе  оформлен не верно и нуждается в корректировке, так как заголовок выполняет поисковую функцию и косвенно влияет на юридическую силу документа отражаясь в документах при регистрации и идентифицирует документ.

В рассматриваемом образце необходимо изменить заголовок,  начать с предлога «О», и  правильно употребить форму  отглагольного существительного в  предложном падеже «О представлении».

  Заголовок  анализируемого письма  так же должен быть  оформлен  с прописной буквы; без кавычек  и точки в конце. 

Тексту  письма  обеспечен  нейтральный  тон изложения.  Требования точности, лаконичности, ясности, информативности  нарушены, что снижает качество составления  и оформления анализируемого документа. Текст нуждается в  содержательной корректировке: я считаю, что в текст рассматриваемой служебной записки необходимо ввести  первую  часть, где будут сообщаться факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаться конкретные выводы, просьбы и предложения. Введение конкретных сроков исполнения документа облегчат работу с ним.

Оформление  личной подписи  от руки является верным, позволяет документу сохранить юридическую силу и свидетельствует об отсутствии в организации электронного документооборота.

  При рассмотрении служебной записки  заинтересованными лицами, на ней  проставляются визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение  резолюции является конечным  этапом рассмотрения служебной  записки.  

3. Список используемой литературы.

3.1. Нормативные источники:

1.   ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утвержден Постановлением  Госкомстандарта России от 03  марта 2003 года № 65-ст.).

2.  Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по  внедрению ГОСТ Р 6.30-2003./ Росархив, ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин,  А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов. М.,2005.-90с.

3. Перечень типовых управленческих  архивных документов, образующихся  в процессе деятельности государственных  органов, органов местного самоуправления  и организаций, с указанием  сроков хранения, утвержденного  Приказом Министерства культуры  Российской Федерации  №558 от 25 августа 2010 года.

4.  Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93, утвержденный Постановлением ГОССТАНДАРТА Р от 30  декабря 1993 года №229.

3.2. Словари и источники:

1. Розенталь Д.Е., Теленкова М.А.  Словарь трудностей русского  языка: Ок.30 000 слов. – 6-е изд., –  М.: Рус.яз., 1987.–414с.– С.142.

2. Электронный ресурс: Режим доступа:  http://www. bizneshaus.ru,

working-papers.ru›slyzhebna-zapiska.html.

3.3. Учебная литература.

1. Н.С.Ларьков. Документоведение: учебное пособие/ Н.С.Ларьков.– М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427с.– С.259-292.       

 

 

 

 

1. Классификационные признаки приказа.

1.1.  По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой  документации анализируемый документ относится к управленческой документации, в частности, к организационно-распорядительной документации, так как приказы предназначены для документирования организационно-распорядительной деятельности.

Анализируемый документ в соответствии с ОКУД относится  к управленческой документации, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, имеет код формы  документа 02511511, где:

02 обозначает, что форма документа относится к классу 0200000 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»;

51 обозначает, что форма относится к подклассу 0251000 «Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия»;

151 обозначает регистрационный номер формы документа внутри подкласса: «Приказ по вопросам основной деятельности»;

1 – контрольное число.

Код формы документа по ОКУД (реквизит 07) проставляют в унифицированных  формах документов. Анализируемый приказ не имеет строгой унификации, поэтому  оформление данного реквизита в  документе необязательно. Следовательно, данный реквизит не входит в состав реквизитов формуляра-образца приказов по вопросам основной деятельности.

 

1.2. По наименованию анализируемый документ является приказом, так как на это указывает реквизит 10 (слово ПРИКАЗ), а также ключевой глагол «приказываю» в распорядительной части текста документа (реквизит 20). Информативная сторона текста документа и характер задокументированной управленческой ситуации показывают, что анализируемый документ является правовым актом, изданным руководителем организации, действующей на основе единоначалия, в целях разрешения задачи по основной деятельности. В связи с этим решение руководителя было верно оформлено в виде приказа.

 

1.3. По способу фиксации информации анализируемый документ является письменным (машинописным) документом, так как оформлен на бумажном носителе буквами, цифрами и другими графическими знаками в виде текста. Анализируемый приказ не является фото-, фоно-, кинодокументом.

 

1.4. По месту составления анализируемый документ относится к внутренним документам.

К внутренним документам относятся документы, создаваемые в данной организации  и используемые во внутренних связях. Внешняя документация делится на входящую корреспонденцию (поступившую  в организацию) и исходящую корреспонденцию (отправляемую из организации). Приказы  в большинстве случаев относятся  к внутренней документации.

Из  оснований данной классификации  следует, что управленческий документ необходимо четко дифференцировать не только по тому, в данной организации  или во внешней организации создан документ, но и по тому, кто является адресатом документа – внешние  партнеры или сотрудники самой организации. Размытость дифференциации документов по данному классификационному признаку осложняет процесс управления как  на стадиях ознакомления, контроля и исполнения документа, так и  на стадиях его хранения.

1. Анализируемый приказ относится к внутренней документации, так как пункт 3 анализируемого приказа «Начальникам участков обеспечить выдачу квитанций на выполнение работ по вывозу и утилизации КГО в соответствии с расчетом стоимости, указанным в приложении № 1» адресован внутренним должностным лицам – сотрудникам ООО «Гарант-Сервис» - автора документа.

Текст анализируемого приказа показывает, что приказ касается деятельности организации, то есть, в первую очередь, используется для внутренних связей.