Контрольная работа по "Документоведению"

Отсутствие  реквизита 30 – идентификатора электронной копии документа – не влияет на выполнение документом основных функций, так как реквизит выполняет поисковую функцию. Отсутствие реквизита может затруднить поиск документа в электронном каталоге документов организации. Данный реквизит оформляется на начальном этапе оформления документа в колонтитуле, в левом нижнем углу каждой страницы документа, и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. В анализируемом приказе реквизит может быть условно оформлен так:

D:|Распорядит. док|Приказы по вопр. осн. деят.|Об утвержд. стоим. утилизации КГО.

 

Излишним  является реквизит 09 – справочные данные об организации и реквизит 25 – оттиск печати.

 

2.2.3. Оформление каждого реквизита.

Реквизит 08 – Наименование организации, являющейся автором документа, – должен соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Структура наименований организаций регламентируется законодательством Российской Федерации. В соответствии со статей 4 Федерального закона «О некоммерческих организациях»  от 8 декабря 1995 года «некоммерческая  организация имеет наименование, содержащее указание на ее организационно-правовую форму и характер деятельности»; в соответствии со статьей 4 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14 ноября 2002 года № 61-ФЗ «полное фирменное наименование государственного или муниципального предприятия на русском языке должно содержать слова «федеральное государственное предприятие», «государственное предприятие» или «муниципальное предприятие» и указание на собственника его имущества – Российскую Федерацию, субъект Российской Федерации или муниципальное образование».

В анализируемом бланке приказа полное наименование юридического лица содержит следующие структурные элементы: указание на организационно-правовую форму («Общество с ограниченной ответственностью»). Структура полного  наименования организации-автора документа  соответствует требованиям российского  законодательства.

Согласно  ГОСТ Р 6.30-2003 на бланке обязательно должно указываться полное наименование организации. Анализируемый реквизит его включает: «Общество с ограниченной ответственностью «Гарант-Сервис». Анализируемый реквизит не содержит таких элементов, как наименование вышестоящей организации ее сокращенного наименования и сокращенного наименования организации-автора документа, так как организация-автор документа их не имеет. Наименование структурного подразделения, филиала, отделения, представительства также не указано в реквизите, так как автором документа является сама организация, а не подчиненные ей структуры.

С технической точки зрения в соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 наименование организации, как и другие реквизиты, рекомендуется оформлять с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12-15. В анализируемом наименовании шрифт 14 размера, что соответствует требованиям ГОСТ.

Данный  реквизит является обязательным для  всей организационно-распорядительной документации. Реквизит оформлен верно, так как позволяет идентифицировать автора документа, что свидетельствует о выполнении им основной функции – участвует в обеспечении документу юридической силы.

Реквизит 10 – наименование вида документа – в соответствии с рисунком Б 5 ГОСТ Р 6.30-2003, где приведен образец бланка конкретного вида документа, верно оформлен прописными буквами, полужирным шрифтом, без интервалов между буквами, однако не по центру документа, а по левому краю.

Размер  шрифта анализируемого реквизита оформлен тем же размером, что и другие постоянные реквизиты бланка.

Наименование  вида документа – приказ – соответствует  видам документов, отраженных в ОКУД (класс 0200000) – 0251151 «Приказ по вопросам основной деятельности», что соответствует  требованиям. Данное наименование должно быть отражено в уставе организации, в той его части, где обозначены состав организационно-распорядительной документации организации и требования к ее составлению и оформлению.

Данный  реквизит является обязательным для  распорядительной документации, выполняет  поисковую функцию, позволяет идентифицировать документ; в анализируемом приказе  в целом оформлен верно.

Реквизит 11 – дата документа – в анализируемом приказе оформлен неверно. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, дату необходимо оформить по левому краю от нулевого табулятора, арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. В анализируемом же приказе дата оформлена с использованием предлога «от», что является неверным. Другие элементы реквизита оформлены верно словесно-цифровым способом: число месяца – двумя арабскими цифрами, месяц – буквами; год – четырьмя арабскими цифрами.

Датой приказа является дата его подписания. Для сохранения юридической силы дата в анализируемом приказе  оформлена от руки. Дата должна быть оформлена одним почерком и ручкой с чернилами того же цвета, что  и в подписи: это обеспечит  его юридическую силу. Проверить  идентичность почерка и чернил в  дате документа и в подписи  на экземпляре, являющемся копией документа, без специальной экспертизы сложно. Поэтому для подтверждения юридической силы копии необходим дополнительный реквизит – «отметка о заверении копии».

Наличие простановки даты в документе  машинописным способом свидетельствует  о наличии в организации электронного документооборота и электронного документа.

В целом дата документа оформлена верно.

Реквизит 12 – регистрационный номер документа – включает обязательный элемент – порядковый номер – 28, который должен соответствовать записи в журнале регистрации.

Данный  реквизит в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.». В анализируемом регистрационном номере данные сведения отсутствуют.

Месторасположение реквизита в анализируемом приказе  неверное, так как реквизит должен быть выровнен по правому краю строки документа на одном уровне с датой. В данном приказе реквизит 12 расположен на одном уровне со словом «ПРИКАЗ».

Анализируемый регистрационный номер оформлен рукописным способом, включает обязательный элемент – порядковый номер, следовательно, в целом оформлен верно, обеспечивает документу его поисковую и юридическую силу. Наличие собственноручной простановки даты и номера в документе свидетельствует об отсутствии в организации электронного документооборота и электронного документа, что не противоречит современным требованиям делопроизводства.

Реквизит 18 – заголовок к тексту – соответствует лингвистическому требованию – грамматически верно сочетается с наименованием вида документа – со словом ПРИКАЗ (реквизит 10), отвечает на вопрос о ком? о чем?, начинается с предлога Об. Заголовок соответствует также содержательному и композиционному требованию: точно отражает содержание документа, так как включает однокоренные ключевые слова, имеющиеся в тексте документа (реквизит 20); состоит из предлога Об, отглагольного имени существительного утверждении, образованного от ключевого глагола утвердить из распорядительной части текста, и его распространителей – «стоимости утилизации крупногабаритных отходов».

Заголовок в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 кратко отражает содержание текста: в соответствии с общепринятым оформлением занимает не более пяти строк, а именно две.

Так как анализируемый приказ оформлен на бланке формата А4, то в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 оформление заголовка является обязательным.

Бланк, на котором оформлен анализируемый  приказ, является продольным, поэтому  заголовок верно оформлен по левому краю без абзаца от нулевого табулятора. Заголовок в анализируемом приказе оформлен с прописной буквы, полужирным шрифтом (что не обязательно, но допустимо); без точки в конце, однако неверным является использование кавычек в заголовке.

Из  сказанного следует, что заголовок  в анализируемом документе в  целом оформлен верно, выполняет поисковую функцию, косвенно влияет на юридическую силу документа, так как отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ

Реквизит 20 – текст документа – анализируемого приказа оформлен организацией, которая располагается на территории субъекта Российской Федерации, имеющей один государственный язык – русский.

Текст анализируемого приказа верно оформлен в виде связного текста. Состоит из одной – распорядительной – части, включает принятое руководителем решение. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, текст приказа может содержать одну заключительную часть, например, распорядительную часть без констатирующей.

Так как приказ является документом, издаваемым на принципах единоначалия, то анализируемый  текст верно изложен от первого лица единственного числа: на это указывает обязательный элемент распорядительной части приказа – слово «приказываю».

Распорядительная  часть анализируемого документа  начинается со слова «приказываю» (без  кавычек), напечатанного по центру строки жирным шрифтом прописными буквами  без интервала; после слова «приказываю» стоит двоеточие.

Однако, в соответствии с Методическими  рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, при печатании ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ» необходимо оформлять его прописными буквами с новой строки без абзацного отступа от левой границы текстового поля.

Согласно  Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76, преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается в разрядку. Само слово не рекомендуется оформлять с новой строки.

Анализ  источников показывает, что главное  требование к слову «приказываю» заключается в его графическом  выделении, а ГОСТ Р 6.30-2003 не описывает требования к оформлению ключевого глагола в тексте для распорядительной документации.

В анализируемом приказе слово  «приказываю» выделено графически и  позволяет читающему ориентироваться  в композиции текста.

Поскольку анализируемый приказ предусматривает  несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть оправданно разделена на пункты, оформление которых  должно соответствовать установленным  композиционным и языковым требованиям.

В первом пункте приказа все элементы оформлены в правильной последовательности: пункт начинается с инфинитива, так  как процесс утверждения не требует  исполнителей; отсутствуют сроки  исполнения, так как в процедуре  утверждения они также не требуются. Следовательно, предложение пункта верно оформлено и не нуждается  в редактировании с композиционной и языковой точек зрения.

Второй  пункт анализируемого текста имеет  композиционные неточности. Основная информация второго пункта анализируемого приказа предполагает наличие информации об исполнителях, то есть тех, кто будет  выполнять работы по вывозу и утилизации КГО. Так как данные работы выполняются  работниками участков, то целесообразно  в качестве исполнителей указать  именно их. Кроме того, вместо инфинитива в данном пункте используется глагол в 3 лице настоящего времени «производится». Таким образом, вместо фразы «Выполнение  работ по вывозу и утилизации КГО  производится на основании предъявленной  заказчиком работ оплаченной квитанции» следует использовать фразу «Работникам  участков производить выполнение работ  по вывозу и утилизации КГО на основании  предъявленной заказчиком работ  оплаченной квитанции». Отсутствуют  сроки исполнения, так как в  данном случае они не являются необходимыми.

В третьем пункте приказа все элементы оформлены в правильной последовательности: пункт начинается с указания исполнителей, далее используется инфинитив. Следовательно, предложение пункта верно оформлено  и не нуждается в редактировании с композиционной и языковой точек  зрения. Отсутствуют сроки исполнения, в данном случае их следует указать: выдача квитанций может быть осуществлена в определенный срок, например, в  течение трех дней с даты подписания приказа, то есть до 14 июля 2012 г.

В четвертом пункте приказа все  элементы оформлены в правильной последовательности: пункт начинается с указания исполнителей, далее используется инфинитив. Следовательно, предложение пункта верно оформлено и не нуждается в редактировании с композиционной и языковой точек зрения. Сроки исполнения в данном случае также не являются необходимыми.

В соответствии с рекомендациями по внедрению  ГОСТ Р 6.30-2003 «в последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа». Контролировать исполнение приказа могут: сам руководитель, или назначаемое им должностное лицо, или структурное подразделение, или организация.

В анализируемом тексте последним  пунктом является пятый пункт, обоснованно  включающий информацию о контроле: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

С точки зрения соблюдения грамматических норм письма и графического оформления текст анализируемого приказа составлен  в основном грамотно: верно проставлены  знаки препинания при однородных членах предложения; текст выровнен по ширине, имеет одинаковые абзацные отступы (1,25 см). Однако в тексте документа отсутствует нумерация пунктов распорядительной части, что затрудняет восприятие текста. Верное использование грамматических норм в тексте приказа помогает соблюдать требование точности в официально-деловом стиле.

Текст приказа не имеет пунктуационных недочетов, кроме отсутствия нумерации пунктов распорядительной части приказа.

Проанализируем  текст приказа с точки зрения требований нейтрального тона изложения, точности, лаконичности, информативности (содержательной полноты и управленческой целесообразности).

Данный  приказ имеет нейтральный тон  изложения, так как в тексте отсутствуют  экспрессивные и эмоционально окрашенные слова, междометия, устаревшие слова, восклицательные  предложения и другие языковые средства с субъективной оценкой, что позволяет  сохранять официальный характер задокументированной в приказе  информации.

Лаконичность  и содержательная целостность изложения  текста анализируемого приказа частично достигается экономным использованием языковых средств за счет устойчивых языковых формул («в соответствии с», «на  основании», «контроль за исполнением  оставляю за собой»); за счет соблюдения требований к композиции текста (состоит  из одной распорядительной части, для  которой характерна верная последовательность элементов распорядительных пунктов приказа), клишированная конечная фраза последнего пункта распорядительной части).