Контрольная работа по "Документоведению"

 

                                              Министерство образования и науки  РФ

                                              ФГБОУ ГПО «МаГУ»       

               Факультет ПОиСТ 

кафедра русского языка, литературы и методик            их преподавания.

 

                       КОНТРОЛЬНАЯ   РАБОТА    №  2

                   по   документоведению

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка ОЗО

Бублич Светлана Викторовна

Гр.303 спец. ДиДОУ

Проверила:

                                                          Кожушкова Наталья Валерьевна

                                                          Магнитогорск  2012 год.

 

 

 

Комплексный анализ должностной инструкции

1.Класификационные признаки документа

1.1. По видам деятельности анализируемый документ относится к организационной документации, документ создается с момента создания организации и функционирует вплоть до ее ликвидации.

Анализируемый документ в соответствии с ОКУД   относится к организационной  документации, входит в Унифицированную  систему организационно-распорядительной документации, имеет код формы  документа 02520519, где:

02 обозначает, что форма документа относится к классу 0200000                     « Унифицированная система организационно-распорядительной документации»;

52 обозначает, что форма относится к подклассу 0252000 «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия»;

051 обозначает регистрационный номер формы документа внутри подкласса: «должностная инструкция»;

9 контрольное число.

Код формы документа по ОКУД (реквизит 07) проставляют в унифицированных формах документов. Анализируемый документ не имеет строгой унификации, поэтому оформление данного реквизита в документе необязательно. Следовательно, данный реквизит не входит в состав реквизитов формуляра-образца должностной инструкции по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.

1.2. По наименованию анализируемый документ является должностной инструкцией, так как на это указывает реквизит 10 (слово ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ). Информативная сторона текста документа и характер задокументированной организационной ситуации показывают, что анализируемый документ является  правовым актом, изданным в организации, действующий в целях разрешения задачи по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. В связи с этим документ был верно оформлен в виде должностной инструкции.

1.3. По способу фиксации информации анализируемый документ является письменным (машинописным) документом, так как оформлен на бумажном носителе буквами,  цифрами и другими графическими знаками в виде текста. Анализируемая должностная инструкция не является фото-, фоно-, кинодокументом.

1.4. По месту составления анализируемый документ относится к внутренним документам, составленным в самой организации и используемым во внутренних связях. Внешняя документация делится на входящую корреспонденцию  (поступившую в организацию)  и исходящую корреспонденцию  (отправляемую  из организации). 

1.5. По содержанию анализируемый документ является простым документом, так как содержит изложение одного вопроса.

1.6. По степени гласности анализируемый документ является открытым (несекретным), так как не содержит секретной информации, не имеет дополнительного реквизита об ограничении доступа (особой пометы или грифа), то есть не является документом с ограниченным доступом (совершенно секретным, секретным, документом для служебного пользования, документом с грифом «конфиденциально», «лично»).

1.7. По срокам исполнения анализируемый документ классифицируется как несрочный, так как срок исполнения не установлен.

1.8. По стадиям создания данный документ относится к копии, так как является идентичным воспроизведением подлинника с помощью множительной копировальной техники. Анализируемая инструкция не может быть отнесена к подлиннику, так как не является единственным экземпляром документа. Анализируемая инструкция не является черновиком, выпиской (заверенной частью текста подлинника), дубликатом (вторым экземпляром заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником).

Также документ можно охарактеризовать как  документ, вступивший в административную силу и находящийся на стадии исполнения.

1.9. По юридической значимости анализируемый документ не  является подлинным, так как представляет собой незаверенную копию. Его можно охарактеризовать как подложный, независимо от целей его воспроизведения. Данный документ не имеет юридической силы, так как является незаверенной копией.

Подлинные документы бывают действительными  и недействительными. Недействительными  документы становятся в результате истечения срока действия или  отмены его другим документом. Так  как анализируемая инструкция не является подлинной, то нецелесообразно  говорить о его действительности или недействительности.

1.10. По происхождению анализируемый документ является служебным (деловым, официальным), так как подготовлен в организации, затрагивает её интересы, оформлен в установленном порядке. Анализируемая инструкция не является личным письменным изложением жалобы, предложения, просьбы граждан, не касается интересов конкретного лица, не является именной.

1.11. По срокам хранения  анализируемая инструкция относится к документам временного хранения - до 10 лет. Так как временный срок  хранения для должностных инструкций по организационно-нормативному регулированию деятельности организации  установлен в статье 6 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года. Анализируемый документ нельзя отнести к документам долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения.

1.12. По степени обязательности анализируемый документ классифицируется как директивный документ, так как инструкция является обязательной для исполнения, она не может быть охарактеризована как информационный документ, содержащий сведения и факты о производственной и иной деятельности организации.

1.13. По степени унификации анализируемый документ является полуформализованным, или документом нестрогой унификации, так как при его оформлении составитель документа относительно самостоятелен в выборе формы изложения текста документа.

Анализируемая инструкция не является формализованным, или унифицированным (строгой унификации) документом, так как не имеет строгой  формы изложения.

Анализируемая инструкция не является заранее подготовленной анкетой, в которой постоянная информация располагается в левой части  листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.   

  Анализируемая инструкция не  является заранее заготовленной  таблицей, в которой постоянная  информация располагается в заголовках  граф и боковике, а переменная  на пересечении соответствующих  граф и строк. Анализируемая инструкция  не является примерным документом (образцом), так  как не носит ориентировочный характер и не используется для составления и оформления документов по аналогии.

1.14. По характеру содержания анализируемый документ является вторичным.

 

2.Формулярный анализ приказа.

2.1. Состав реквизитов формуляра-образца  конкретного вида документа, выбранного  для анализа.

  Должностная инструкция в соответствии  с ГОСТ  Р 6.30-2003 должна быть оформлена на общем бланке организации.

Формуляр-образец  должностной инструкции должен включать следующие реквизиты:

08–наименование  организации;

10–наименование  вида документа;

11–дата  документа;

12–регистрационный  номер документа;

14–место  составления (издания) документа;

16–гриф  утверждения документа;

18–заголовок  к тексту документа;

20–текст  документа;

21-отметка о наличии приложения;

22–подпись;

23–гриф  согласования;

24–визы  согласования;

26-отметка  о заверении копии документа;

27-отметка  об исполнителе;

30-идентификатор  электронной копии документа

ГОСТ  Р  6.30-2003 не включает такой реквизит, как виза ознакомления. Данный реквизит необходимо включить в формуляр должностной инструкции, так как требовать исполнения документа неправомерно без ознакомления исполнителей с его содержанием. Виза ознакомления может быть оформлена на лицевой или оборотной стороне документа аналогично визе согласования. Если в тексте документа имеется наименование должности исполнителя, то в визе ознакомления её можно не указывать.

2.2. Соответствие/несоответствие требованиям  формуляра-образца.

2.2.1.  Характеристика бланка.

По виду документа анализируемая должностная инструкция оформлена на бланке конкретного вида документа, что соответствует требованиям ГОСТ  Р 6.30-2003.

По расположению реквизитов в данном  документе использован бланк с угловым расположением реквизитов, что соответствует требованиям к документам.

По отношению к автору документа анализируемая должностная инструкция оформлена на бланке организации, что соответствует требованиям.

Анализируемая должностная инструкция оформлена  на бланке документов стандартного формата  А4 (210х297мм), что является верным. Поля анализируемого документа также оформлены верно, они не менее следующих размеров: 20мм – левое; 20мм -  верхнее;  20мм – нижнее; 10мм – правое.

  Анализируемая должностная инструкция  оформлена на белой бумаге, что  соответствует требованиям к  документам.

2.2.2. Количественный состав реквизитов  в сравнении с формуляром-образцом.

В анализируемом документе отсутствуют  некоторые реквизиты, включенные в  состав формуляра-образца.

Реквизит 08-наименование организации указан не полностью. Наименование организации –автора документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленном в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее   учредительных документах. Сокращенное наименование организации   ( в скобках) помещают ниже полного или за ним справа.

В соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъекта Российской федерации   – юридическое лицо должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. Юридическое лицо вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранных языках.  Фирменное наименование юридического лица на русском языке и языках народов Российской Федерации может содержать иноязычные заимствования в русской транскрипции или соответственно в транскрипциях языков народов Российской Федерации, за исключением терминов и аббревиатур, отражающих организационно-правовую форму юридического лица.

  Анализируемый реквизит не содержит  таких элементов, как наименование  вышестоящей организации, её сокращенного наименования, так как организация-автор документа их не имеет. Наименование структурного подразделения, филиала, отделения, представительства также не указано в реквизите, так как автором документа является сама организация, а не подчиненные ей структуры.

 С технической точки зрения  в соответствии с  Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003  наименование организации, как и другие реквизиты,  рекомендуется оформлять с использованием шрифтов Times  New  Roman  Cyr  размером № 12–15.

Данный  реквизит является обязательным для  всей организационно-распорядительной документации, так как позволяет идентифицировать автора документа, что свидетельствует о выполнении им основной функции  –  участвует в обеспечении документу юридической силы.

Отсутствует реквизит 11-дата документа. Дата документа располагается на 1-2 строки ниже реквизита «Наименование вида документа» с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции. 

  С точки зрения ГОСТ Р 6.30-2003 все элементы реквизита могут  быть оформлены словесно-цифровым способом: число месяца  – двумя арабскими цифрами, месяц  –  буквами; год – четырьмя арабскими цифрами с сокращением г. Для обозначения числа и месяца реквизит может иметь линии для заполнения от руки. Такое оформление реквизита в бланке документа допустимо, так как позволяет подписывающему лицу оформить реквизит собственноручно с верным оформлением даты словесно-цифровым способом.

  Для должностной инструкции датой  документа может являться дата  ее утверждения. Для сохранения юридической силы дата в анализируемом документе оформлена верно от руки. Дата должна быть оформлена одним почерком и ручкой с чернилами того же цвета, что и в подписи: это обеспечит его юридическую силу. Проверить идентичность почерка и чернил в дате документа и в подписи на экземпляре, являющемся копией документа, без специальной экспертизы сложно. Поэтому для подтверждения юридической силы копии необходим дополнительный реквизит – «отметка о заверении копии». Наличие собственноручной простановки даты в документе свидетельствует об отсутствии в организации электронного документооборота и электронного документа, что не противоречит современным требованиям делопроизводства.

Отсутствует реквизит 12-регистрационный номер документа. Регистрационный номер  документа- это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Регистрационный номер  должностной инструкции, помимо порядкового номера, может включать и иные условные цифровые обозначения, такие как: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информацию об исполнителе документа и другое. Регистрационный номер  документа дополняется условным обозначением номера № и указывается на одной строке с реквизитом «Дата документа» (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции- с поступлением на регистрацию, с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.