Контрольная работа по "Документоведению"

Таким образом, учитывая, что анализируемый  документ создан в самой организации  и что он используется для внутренних связей, его можно классифицировать как внутренний документ.

 

1.5. По степени сложности анализируемый документ является сложным.

Простые документы содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов. Они могут  касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

Анализируемый приказ касается большого количества должностных лиц, предусматривает  несколько разнохарактерных действий, что отражено в наличии пяти отдельных  пунктов текста документа (графически, однако, на письме не выделенных). Первый пункт утверждает расчет стоимости  вывоза и утилизации крупногабаритных отходов; второй пункт определяет основания  выполнения работ по вывозу и утилизации КГО; третий пункт касается обеспечения  выдачи квитанций на выполнение работ  по вывозу и утилизации КГО; четвертый  пункт касается обеспечения выдачи предписания; пятый пункт включает информацию о контроле за исполнением приказа.

Следовательно, данный приказ – сложный.

 

1.6. По степени гласности (секретности) анализируемый документ является открытым (несекретным), так как не содержит секретной информации, не имеет дополнительного реквизита об ограничении доступа (особой пометы или грифа), то есть не является документом с ограниченным доступом (совершенно секретным, секретным, документом для служебного пользования, документом с грифом «конфиденциально», «лично»).

 

1.7. По срокам исполнения анализируемый документ классифицируются как несрочный, так как анализируемый приказ не имеет информации о сроке исполнения, установленном руководителем.

 

1.8. По стадиям создания с точки зрения общепринятых подходов к классификации данный документ относится к копии, так как является идентичным воспроизведением подлинника с помощью копировальной техники. Анализируемый приказ не может быть отнесен к подлиннику, так как не является единственным экземпляром документа, оформленным и подписанным с черновика в соответствии с установленными требованиями. Анализируемый приказ не является черновиком, выпиской (заверенной частью текста подлинника), дубликатом (вторым экземпляром заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником).

С точки зрения прохождения стадий процедуры издания анализируемый документ относится к документам, находящимся на стадии исполнения, так как он подписан, имеет административный статус, дату и регистрационный номер, но не имеет реквизитов «отметка о контроле» и «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

 

1.9. По юридической силе анализируемый документ не является подлинным, так как представляет собой незаверенную копию. Его можно охарактеризовать как подложный, независимо от целей его воспроизведения. Данный документ не имеет юридической силы, так как является незаверенной копией.

Подлинные документы бывают действительными  и недействительными. Недействительными  документы становятся в результате истечения срока действия или  отмены его другим документом. Так  как анализируемый приказ не является подлинным, то нецелесообразно говорить о его действительности или недействительности.

 

1.10. По происхождению анализируемый документ является служебным (деловым, официальным), так как подготовлен в организации, затрагивает ее интересы, составлен юридическим лицом, оформлен в установленном   порядке. Анализируемый приказ не является личным письменным изложением жалобы, предложения, просьбы граждан, не касается интересов конкретного лица, не является именным.

 

1.11. По срокам хранения анализируемый документ относится к документам постоянного хранения, так как постоянный срок хранения для приказов по вопросам основной деятельности установлен в статье 6 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года.    Анализируемый документ нельзя отнести к документам долговременного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

 

1.12. По степени обязательности анализируемый документ классифицируется как директивный документ, так как приказ является обязательным для исполнения, носит характер локальной правовой нормы; он не может  быть  охарактеризован как информационный,  содержащий сведения и факты о производственной и иной деятельности организации.

 

1.13. По степени унификации анализируемый документ является полуформализованным, или документом нестрогой унификации, так как при оформлении приказов по основной деятельности составитель документа относительно самостоятелен в выборе формы изложения текста документа, но все же ограничен общими требованиями формуляра-образца.

Анализируемый приказ отражен в ОКУД, имеет установленный  код формы документа, входит в  Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, однако не имеет унифицированной  стандартной формы, утвержденной компетентными  органами. При составлении и оформлении приказов по основной деятельности исполнитель  ориентируется на локальный нормативно-методический документ, например, на инструкцию по делопроизводству, в которой могут быть отражены общие требования к содержанию и  форме данного вида документа.

Анализируемый приказ не является формализованным, или  унифицированным (строгой унификации), так как не имеет строгой формы  изложения, утвержденной компетентными  органами. Задокументированная управленческая ситуация в анализируемом документе  не является типовой, поэтому не оформлена  в виде стандартной трафаретной  формы, когда часть документа  заранее отпечатана с пробелами, которые заполняются переменной информацией при окончательном  оформлении документа.

Анализируемый приказ не является заранее заготовленной  анкетой, так как документ не имеет  унифицированной формы, в которой  постоянная информация располагается  в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления  в правую часть листа. Анкета рекомендуется  для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анализируемый приказ не является заранее заготовленной  таблицей, в которой постоянная информация размещается в заголовках граф и  боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих  граф и строк.

Анализируемый приказ не является типовым, так как  не создан для группы однородных предприятий, не рассчитан на изложение однородных процессов и явлений типового технологического процесса, типовых  правил и т.п.; не напечатан типографским способом или на множительном аппарате.

Анализируемый приказ не является примерным документом (образцом), так как не носит ориентировочный  характер и не используется для составления  и оформления документов по аналогии.

 

1.14. По характеру содержания анализируемый документ является вторичным, так как является результатом суммирования исходной документированной информации, которая содержится, например, в констатирующей части приказа, где отражены основания, побудившие руководителя издать документ.

 

2. Формулярный анализ приказа

2.1. Состав реквизитов формуляра-образца  приказа

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 приказ как разновидность организационно-распорядительной документации должен быть оформлен на заранее заготовленном специальном бланке конкретного вида документа – бланке приказа – или общем бланке организации.

Формуляр-образец  приказа должен включать следующие  реквизиты:

01 (02,03) – Государственный герб РФ (герб субъекта РФ; эмблема организации,  товарный знак (знак обслуживания));

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления (издания)  документа;

18 – заголовок к тексту документа;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

23 – гриф согласования;

24 – визы согласования;

22 – подпись;

19 – отметка о контроле;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

30 – идентификатор электронной  копии документа.

ГОСТ  Р 6.30-2003 не включает такой реквизит, как виза ознакомления. Данный реквизит необходимо включить в формуляр приказа, так как требовать исполнения распорядительного документа неправомерно без ознакомления исполнителей с его содержанием и сроками исполнения. Виза ознакомления может быть оформлена на лицевой или оборотной стороне документа аналогично визе согласования. Если в тексте документа имеется наименование должности исполнителя, то в визе ознакомления ее можно не указывать.

 

2.2. Соответствие/несоответствие требованиям  формуляра-образца.

2.2.1. Характеристика бланка.

По виду документа анализируемый приказ оформлен на бланке конкретного вида документа – приказа, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

По расположению реквизитов в данном приказе использован бланк с продольным расположением реквизитов. В анализируемом бланке реквизит 08 «Наименование организации» размещен центрированным способом ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

По отношению к автору документа анализируемый приказ оформлен на бланке организации, что соответствует требованиям.

Анализируемый приказ оформлен на бланке документов стандартного формата А4 (210 х 297 мм), что является верным. Поля анализируемого документа оформлены верно: левое – 30 мм, правое – 20 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм, что не противоречит требованиям, установленным ГОСТ Р 6.30-2003: они должны быть не менее следующих размеров: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Документ  оформлен на белой бумаге, что соответствует  требованиям.

2.2.2. Количественный состав реквизитов  в сравнении с формуляром-образцом.

В анализируемом приказе отсутствуют  некоторые реквизиты, включенные в  формуляр-образец.

Отсутствует реквизит 01 (02, 03) – Государственный герб РФ (герб субъекта РФ; эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания)). Государственный герб РФ и герб субъекта РФ на документах, создаваемых в некоммерческих структурах, не проставляются. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой. Однако в данной организации эмблема или товарный знак отсутствуют, поэтому отсутствие данного реквизита в приказе оправдано.

Отсутствует реквизит 14 – место составления или издания документа. В данном документе реквизит «Справочные данные об организации» не нужен, поэтому место составления г. Санкт-Петербург добавить необходимо.

Отсутствие реквизита 21 – отметки о наличии приложения – влияет на информационную полноту документа и на его управленческую функцию. ГОСТ Р 6.30-2003 не описывает требования к оформлению данного реквизита применительно к распорядительной документации; во многих учебных пособиях данный реквизит не рекомендуется оформлять в распорядительных документах, так как отсыл к наличию приложения должен быть сделан в тексте документа, если того требует управленческая ситуация. Содержание текста (реквизит 20) в анализируемом приказе показывает, что в данном документе такой отсыл нужен. Таким образом, отсутствие данного реквизита не является оправданным.

В анализируемом документе правомерно отсутствует реквизит 23 – гриф согласования, так как анализируемый приказ не затрагивает интересы сторонних организаций.

Реквизит 24 – виза согласования – отсутствует, так как анализируемый приказ не затрагивает бухгалтерские, правовые, кадровые вопросы. Отсутствие реквизита не влияет на выполнение данным документом его основных функций: руководитель может подписать документ и без виз согласования, в этом случае он берет на себя всю ответственность за содержание документа. Отсутствие данного реквизита в анализируемом документе является оправданным.

Отсутствует реквизит 27 – отметка об исполнителе. Данный реквизит отсутствует как на лицевой стороне, так и оборотной стороне копии документа. Отсутствие этого реквизита не влияет на юридическую, информационную функции документа, однако влияет на его управленческую функцию, так как затрудняет обращение заинтересованных должностных лиц к составителю документа лично. Наличие данного реквизита дисциплинирует составителя, требует от него более ответственного отношения к оформлению документа. В анализируемом документе он условно может быть оформлен так:

А.Ю. Петухова

8 (812) 464 18 64

Отсутствует реквизит 19 – отметка о контроле. Это означает, что при регистрации документ не был поставлен на контроль. Наличие отметки о контроле дисциплинирует исполнителей, помогает контролирующему лицу или органу обеспечить и четко организовать исполнение принятого ими решения и, в конечном счете, положительно влияет на решение оперативных задач управления. В анализируемом приказе данный реквизит необходимо оформить в правом верхнем углу нерабочего поля документа буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Отсутствует реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Это свидетельствует о том, что документ не исполнен и еще действует. При условии исполнения данного приказа реквизит должен включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.