Деловые письма

Постскриптум рекомендуется  использовать только в исключительных случаях.

Иногда в структуру  письма входят различного рода указания. Например, между заголовками (наименованием и адресом отправителя) и датой может быть помещено указание на ссылку.

Ссылка включает инициалы составителя письма и/или инициалы машинистки. В ссылке обычно даются буквенные и/или цифровые обозначения  отдела или сектора отправителя, номер дела и т.д. В США указание на ссылку помещается в левом нижним углу листа. Между адресом получателя и вступительным обращением может быть проставлено указание на конкретных лиц. Такое указание используется в письме, адресованном фирме (организации, учреждению), если отправитель хочет, чтобы письмо было прочитано конкретным лицом или отделом в этой фирме. Указание на конкретных лиц выражается фразой: «Вниманию г-на...» («Attention of Mr...» ). Указание на конкретных лиц может выглядеть по-разному, например:

Если письмо отправляется с приложением (какими-либо материалами или документами), в левом нижнем углу листа, под обозначением должности и автора помещается указание на приложение. Сначала пишется слово «Приложение(я)» («Enclosures)»). Справа от него, в той же строке, обозначаются конкретные приложения, например:

Приложение: 1. Договор

Ниже, отдельной строкой  может быть сделано указание на рассылку копий («Carbon copy», сокращенно — «СС» или «с/с»). Например: с/с: Mr. John Brown.

 

Заключение

Деловое письмо – это неотъемлемая часть деловой документации, один из ее подвидов. Это краткий документ, выполняющий несколько функций и касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Деловое письмо, являясь инструментом для создания имиджа и взаимодействия с партнерами, применяется для связи с внешними структурами, а также внутри организации, для передачи информации между физическими и юридическими лицами на расстоянии. 

Деловое письмо обычно пишут на одном из официально принятых языков. На государственном уровне используют государственный язык. Если речь идет о международной переписке, то применяется язык международного общения (чаще всего английский или русский).

Есть много поводов для написания  делового письма. Среди них: необходимость  получения информации или побуждения к действию другой стороны; совершение заказа; выявление совершенных ошибок; ответ на просьбу; принесение извинений; просто напоминание о себе и т.д. В современном мире деловые письма по-прежнему очень полезны, потому что  они позволяют документировать  общение, являются конфиденциальными, формальными, убедительными, продуманными сообщениями.

Для написания деловых писем  используется официально-деловой стиль языка, для которого характерно стремление к точности, стандартизированность, неличный и долженствующе-предписывающий характер изложения.

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько  видов классификации деловых  писем, в основе их лежат различные  классификационные признаки.

По функциональному  признаку письма можно разделить на две группы:

письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма можно классифицировать по аспектам:

письмо-напоминание - факт напоминания;

письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;

информационное  письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

инициативное  письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

сопроводительное  письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.

Одно и то же письмо может  содержать гарантию, просьбу и  напоминание, т. е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:

письмо-запрос;

ответ на запрос;

письмо-извещение;

письмо-предложение (оферта);

письмо-ответ на предложение;

письмо-подтверждение заказа;

письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;

письмо-рекламация;

письмо-ответ на рекламацию и др. 

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

Количество видов писем  соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного  общения партнеров.

 

 

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел - Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006.
2. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело. № 1.1998.
3. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2006.
4. Бороздина, Г. В. Психология делового общения. — М. : Инфра-М, 2006. — 304 с.
5. В.И. Степанова. Архивоведение. М.: «НОРМА», 2003
6. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М., 2003.
7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.
8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.И.А. Комаров. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2002
11. Громова Н.М. Основы переписки. М., 2002.
12. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация технология работы. – М.: ООО «ТК Велби», 2003. – 448 с.
13. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А.Лопатникова. – 6-е изд., испр. – М.: Издательство «Омега-Л», 2009. – 318с.
14. Дунаевский О.В. Современная условная речь. - М., 1987.
15. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.
16. Колтунова М. В. Деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет. Учеб. пособие для вузов. Реомендовано Министерством образования РФ. — М.: Логос., 2005.
17. Котрелев Н.В. Музейная проблематика с точки зрения истории книги. СПб, 2001
18. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.
19. Попов А.Г. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М., 2009.
20. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 №2.
21. Психология и этика делового общения / Под ред. В. Н. Лавриненко, 4-е изд., М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. — 415 с. 
22. Ракей И. Р. Основы делового общения : учеб.-метод. комплекс для студентов специальности 1-08 01 01 «Профессиональное обучение» / И. Р. Ракей. — Мн. : МГВРК, 2007.— 176 с. 
23. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. Пособие. - М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004.
24. Скаженик Е. Н. Деловое общение: Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006.
25. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. - М.: Инфра-М, 2006
26. Теппер Р.К. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру / пер. с англ. М., 2001.
27. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Коммен-тарий к ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документа-ции. Унифицированная система организационно-распорядитель-ной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело, 2004