Деловые письма

 

Введение

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Экономисты подсчитали, что на составление служебных документов и работу с ними некоторые категории работников аппарата управления тратят от 30 до 70% рабочего времени.

За всяким документом стоят  люди, он опосредованно выражает отношения  между ними, поэтому не случайно в сфере деловых отношений существуют свои, достаточно строгие требования к составлению служебных документов и ведению деловой переписки, которые входят в деловой этикет.

От правильно составленного  приказа, корректно написанного  письма во многом зависят хорошие  отношения в коллективе, с деловыми партнерами и, в конечном счете, успех  дела.

Один из западных бизнесменов  как-то заметил: «Каждый, кто занимается бизнесом, должен помнить, что написанное слово — это ваше лицо и лицо вашей фирмы. Слово, употребленное не к месту, может погубить торговлю, разрушить доверие служащего к вам. Составление письма или служебной записки так же важно, как и составление калькуляции». Рон Теппер, автор популярной в США книги «Как овладеть искусством делового письма», отмечает, что хорошие служебные документы — это произведения искусства.

Авторы эффективных посланий и деловых бумаг уделяют много  времени своей документации. Люди, прекрасно владеющие слогом и  искусством деловой беседы, нередко  оказываются беспомощными перед  необходимостью составить тот или  иной документ. Причина тому — формализованность служебной документации, требующая лаконичности, четкости, односложности языка. Документы не должны быть перегружены словами, ненужными речевыми оборотами.

Максимум информации при  минимуме слов — основное правило  их составления.

Формализованность служебной документации позволяет быстрее и точнее усвоить суть вопроса, избежать излишней траты времени на ее составление и сократить бумаготворчество. Формализованность является одним из признаков этикета, она носит договорный характер. С одной стороны, это приводит к тому, что правила составления служебных документов и ведения деловой переписки получают закрепление в официальных документах, например в ГОСТах, и, таким образом, становятся едиными для всех деловых субъектов, а с другой — могут существенно отличаться от подобных правил, принятых в других странах, скажем, в Японии или Франции.

Актуальность данной работы выражается в необходимости изучения такого вида писем как деловые, так  как в современном мире деловые  письма занимают большую часть всех писем. Деловые письма необходимы для  совершения сделок, получения коммерческого  результата.

Предметом изучения данной темы является технология работы с  деловыми письмами

Объектом изучения являются деловые письма.

В связи с этим целью  данной работы является изучение ключевых технологий работы с деловой корреспонденцией. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- знать понятие о деловых  письмах;

- изучить виды деловых  писем и порядок их составления;

- изучить технологию работы  с деловыми письмами.

 

Глава 1. Понятие о деловых письмах

Деловое письмо - одно из важнейших  средств общения в деловом  мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую  и коммерческую деятельность, являясь  мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики  предприятий, компаний и фирм.

Современное деловое письмо — это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое  письмо должно быть безукоризненным  во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать  его неправомочным с юридической  точки зрения. Правильно оформленное  юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное  по смыслу деловое письмо - один из залогов  успеха вашего дела. 
Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

Деловые письма печатаются на машинке на лицевой стороне листа без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора - два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов. 
В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Принятое у нас сокращение дат типа 20.У.1992 или 20.05.1992 в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год (например: 20 мая 1992 года).

Наименование организации  или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, проставляются  на левой стороне, чуть ниже строки с датой. Еще ниже на левой стороне  письма с новой строки пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит  из слов: "Уважаемый господин (мистер)", "Дорогой господин (мистер)".

Если это не первое письмо к вашему партнеру, его следует  начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе. 
Если же вы пишите своему партнеру впервые, необходимо начать с представления своей фирмы, описания ее целей и задач, которые она ставит перед собой в сфере международной деятельности. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст этого материала должен быть написан на языке вашего партнера или на английском языке. 
Письмо должно заканчивается словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение. И непременно: "Искренне Ваш", "С уважением" и т.п.

Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью.

О конвертах. Можно обойтись стандартными конвертами для международной  почты, но следует иметь в виду, что за рубежом все достаточно крупные фирмы имеют свои конверты, на которых в сокращенном виде повторяются те же сведения, что  и на бланке. Использование фирменного конверта не только поднимет престиж вашей организации в глазах зарубежного партнера, но и избавит вас от необходимости сообщать обратный адрес.

За рубежом порядок  написания адреса прямо противоположен нашему: сначала пишут "кому", а  затем "куда".

Первая позиция адреса - фамилия адресата с инициалами перед ней и одним из сокращений: Мг. (мистер), если это мужчина, и Мгs. (миссис), если это женщина.

Вторая позиция адреса - должность вашего адресата. Ее указывают  для того, чтобы письмо не было воспринято как личное. Если адресат в данный момент отсутствует, такое письмо вскроет  его заместитель. Если вы хотите сохранить  в тайне содержание письма, после  фамилии лучше указать: private (personal,confidential), что означает "лично".

Следующая позиция адреса - название фирмы. Здесь можно применять  такие сокращения: Соmрапу - Со., Согрогаtiоn - Согр., Department- Dept., 1псогрогated- 1пс.

Затем следует номер дома и название улицы, города, штата. И  в конце - адрес, почтовый индекс и  название страны.

Содержание деловых писем  находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием  деловых ситуаций и особенностями  конкретного адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой  переписки разработать невозможно. Тем не менее ,постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Язык деловой переписки  характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых  клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное  понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка  при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.

Такая установка существенно  облегчает составление текста делового письма. Действительно, если располагать  набором готовых и уже проверенных  долголетней практикой деловой  переписки стандартных фраз-клише, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать нужную мысль, то написать деловое письмо особых трудностей не составит. Такие конструкции требуют  минимального напряжения при восприятии и значительно ускоряют процесс  составления письма, позволяя не тратить  усилий на поиски нужных формулировок.

Для языка деловой переписки  характерна нейтральность тона изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также  междометия, модальные слова и  имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки - обеспечить объективное отношение  к излагаемым фактам, лишить эмоциональности  и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Смысловая точность деловой  речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Действительно, неправильно выбранное слово  может существенно исказить смысл  такого письма, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы  или придать всему тексту нежелательную  тональность. 
Для составления делового письма важное значение имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказанного суждения, но они не должны быть малосущественными и представлять собой перечни однотипных данных. Такие факты должны быть актуальными, т.е. важны именно в данный момент и в данной ситуации.

Факты, приводимые в деловом  письме, должны быть не только правильно  отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В каждом таком письме должна содержаться  лишь необходимая информация, которая. является для данного случая достаточной. Только тогда адресату не потребуется каких-либо разъяснений и дополнительных сведений для уяснения того, что хочет отправитель письма.

Информация в деловой  переписке может быть избыточна, если в нескольких местах текста повторяется  одно и то же. Особенно часто в  ней встречается так называемый "информационный шум", т.е. сведения, которые не нужны адресату. Между  тем стремление придать письму большую "солидность" заставляет его составителя  включать сведения, не имеющие прямого  отношения к делу, а только отвлекающие  и раздражающие тех, кому такое письмо адресовано.

Любое деловое письмо должно быть убедительным. В условиях перехода нашей страны к рыночной экономике "искусство убеждать" в деловой  переписке становится особенно важным, так как оно обусловлено необходимостью приобрести, заказчика или потребителя  продукции именно вашей фирмы.

Основным условием придания деловому письму убедительности является его доказательность. Правильно  отобранные точные факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, - вот что необходимо любому деловому письму, не говоря уже  о рекламационных и претензионных  письмах, а также о письмах, направляемых в арбитраж.

 

Глава 2. Технология работы с деловыми письмами

 

Деловое письмо – это документ, который выступает в качестве инструмента побуждения к какому-либо действию, несет в себе различные коммуникативные функции, имеет определенные правила написания.

Менеджер решает стоящие  перед ним задачи с помощью  действий других людей. Для этого  он побуждает их ко вполне конкретному  поведению. Менеджер обязан владеть  мастерством в этих сферах человеческой коммуникации. Очень часто именно этого современному менеджеру и  не хватает.

Цели пишущего:

• Привлечь внимание читающего к какой-либо ситуации или проблеме;
• Дать читающему возможность без труда понять написанное;
• Побудить читающего действовать так, а не иначе.

Перечисленные цели называются явными. Они лежат на поверхности. Но есть еще одна цель, скрытая даже от самого пишущего.

Эта цель — лучше уяснить  проблему, составить стройное логическое представление о новой идее. В  пособиях по менеджменту данная проблема опускается.