Деловые письма

О факте получения делового письма свидетельствует входящий номер, который ставится в верхнем левом  углу, а о том, что с письмом ознакомились — резолюция руководителя, включающая указание или отношение к информации, число и подпись. Она ставится под углом в левой части письма, для чего на первой странице оставляют поля шириной не менее 5 см, а на последующих — не менее 2 см.

Отношение к информации обычно выражается словами «Согласен», «Не согласен». Нередко можно встретить неопределенное «Не возражаю». Когда видишь такую резолюцию, а зачастую они следуют одна под другой, создается впечатление, чаще всего небезосновательное, что должностное лицо стремится уклониться от ответственности. Я, мол, не возражаю, а там смотрите сами, конкретное решение за вами, и ответственность за него ляжет на вас.

Резолюции, заключающие в  себе указание, могут быть как общие, так и конкретные. Общие указания выражаются словами «К руководству», «К исполнению», «К сведению». Конкретные указания формулируются в повелительном наклонении или неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам (одному или нескольким), например:

«Никифорову Ф. С.   Срочно обеспечьте отгрузку товара».

Однако императивный тон  изложения резолюции недопустим, когда он адресуется не подчиненным, а смежникам. После указания руководитель может выразить личное отношение  к состоянию дел, например:

«Сидорову П.Н.! Прошу  разобраться и доложить. На мойвзгляд, следует обратить внимание на подбор кадров в группу обеспечения».

Слово «прошу» смягчает приказной  тон резолюции и придает оттенок уважения к исполнителю.

В то же время резолюция, адресованная подчиненному, — это  фактически распоряжение, указание, содержащее предписывающие действия. Поэтому недостаточно ограничиваться общими ремарками, тем более в виде вопросов «Ваше мнение?», «Ваши соображения?» и т.п. Правильнее в таких случаях писать:

«Доложите ваше мнение по данному вопросу» или «Прошу доложить   о возможности решения   вопроса».

Тон резолюции должен быть доброжелательным, без оскорблений  и унижений. Юмор в деловых отношениях необходим, но ему не место в резолюциях, которые носят характер юридического императива. Резолюция — это не просто распоряжение. Она является показателем стиля руководства, по ней можно судить о степени оперативности, компетентности, характере должностного лица. Поэтому следует обращать внимание не только на содержание распоряжения, но и на его форму: стиль, язык, тон, оформление.

Ряд писем (письма-подтверждения, сопроводительные письма, некоторые информационные письма) не требуют развернутой резолюции. В таких случаях принято ограничиваться указанием исполнителя. Писать «Для ознакомления», «Для сведения», «Для исполнения», «Для руководства», когда стоит фамилия исполнителя, не рекомендуется.

Если письмо содержит несколько  вопросов, то резолюция руководителя, ознакомившегося с письмом, может быть многократной, т.е. состоящей из нескольких резолюций по каждому или некоторым из вопросов, затрагиваемых в письме.

Умение наложить правильную, четкую, лаконичную резолюцию свидетельствует  не только о высокой деловой культуре должностно-

го лица, но и способствует более быстрому прохождению документов, решению содержащихся в них вопросов и в конечном счете — успеху дела.

 

2.2. Оформление  деловых писем зарубежным партнерам 

1. Деловые письма принято  писать на отпечатанных типографским способом бланках фирмы (организации, учреждения). Бланк содержит наименование и адрес отправителя. Эта информация должна легко читаться и при этом быть оформленной профессиональным дизайнером. Мнение получателя письма о вашей фирме зависит, помимо прочего, от внешнего вида бланка, уровня полиграфического исполнения, качества бумаги.

Реквизиты на бланке, предназначенном  для переписки с иностранными партнерами, должны быть на английском языке (можно продублировать на государственном). Кроме полного адреса фирмы, должны быть указаны номера телефонов, телекса и факса. Деловые письма следует писать только на лицевой стороне, будь то фирменный бланк или обычный чистый лист.

2.  Если письмо занимает более одной страницы, то в конце ее 
пишут: «продолжение следует» («сопйпией оуег»). В международной 
деловой практике текст, как правило, умещают на одной странице.

3.  Для нумерации пользуются арабскими цифрами, на первой 
странице цифра не ставится.

4.  Письмо должно быть напечатано на машинке или компьютере. 
Ширина поля с левой стороны — не менее двух сантиметров (для то 
го, чтобы удобнее было подшить). Текст печатается через два или 
хотя бы полтора интервала. Абзац начинается с красной строки — пять интервалов от поля. Обращение к адресату принято писать без абзаца. Переноса слов следует избегать.

5.  Исправления в тексте письма, даже самые аккуратные, не до 
пускаются.

6.  Желательно, чтобы письмо в конверте было согнуто не более, 
чем один раз (текстом внутрь). Для особо важных писем подбирают 
конверт такого формата, чтобы лист остался несогнутым. На конверте можно разместить все реквизиты, имеющиеся на бланке, включая 
фирменный знак. Большие конверты, в которых письма отправляются несогнутыми, должны быть из плотной бумаги, чтобы их содержимое не измялось при пересылке.

7.  Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) следует использовать по прямому назначению.

8.  Резолюции на полученной корреспонденции принято делать 
только карандашом. Если — чернилами, то резолюция должна быть 
на отдельном листе, который подкалывают к письму.

9.  Ответ на телеграфный запрос должен быть дан в течение трех 
дней. На письмо — до истечения 10 дней. Если нет возможности во 
время дать подробный, исчерпывающий ответ, то следует в течение 
трех дней сообщить, что письмо принято к сведению, а окончательный ответ дать не позднее, чем через 30 дней.

Деловое письмо состоит из заголовка, даты, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, указания на общее содержание письма, основного текста, заключительной формулы вежливости, подписи. Структура письма позволяет также включать ссылку на конкретных лиц, данные о наличии копий.

Заголовки. В деловом письме заголовком служит наименование и адрес фирмы-отправителя (напечатанные типографским способом на фирменном бланке).

Если вы печатаете письмо на чистом листе, то в правом верхнем  углу напишите свои имя и фамилию, под ними — номер квартиры, дома, название улицы и района; еще ниже — название города, почтовый индекс, название государства.

Дата ставится справа, двумя интервалами ниже заголовка. Сокращение дат (25.06.2000) в международной переписке не допускается. Месяц и число года нужно писать полностью, например:25 июня 2000 г. В США принято ставить сначала месяц, а затем день и год: июнь 26, 2000.

Дата обозначает день отправки, а не написания письма.

Наименование и адрес  получателя. Эта часть письма повторяет данные адресата, указанные на конверте.

Данные адресата пишутся  слева, двумя интервалами ниже ссылки (если она есть). Перед фамилией лица, которому адресовано письмо, пишутся  его инициалы, а перед инициалами необходимо поставить одно из сокращений: «Г-ну» («Господину», по-английски — «Mr.») или

«Г-же» («Госпоже», по-английски — «Mrs.»). Слова «господин» и«госпожа» всегда пишутся сокращенно.

Если у адресата есть титул  или звание, то вместо обращения, например «М-ру В. Смиту», следует указать: «Проф. В. Смиту». В Германии используется формула: «господин + титул» или«звание + фамилия». Игнорировать дворянские титулы, воинские и академические звания невежливо. Низшие академические звания — бакалавр и магистр — употребляются редко.

Иногда (в США — крайне редко) вместо «Mr.» после полного имени адресата ставится «Esq.» («Esquire» — «эсквайр»), как знак уважения.

При наличии нескольких титулов  или званий употребляется только один из них. Наиболее почетные звания и титулы, такие, как полковник, генерал, академик, президент и т.п., желательно писать полностью, особенно на конверте. Во второй строке пишется должность адресата. В третьей — наименование фирмы. Ниже — почтовый адрес получателя: номер дома, название улицы, города, штата (графства, провинции, округа, префектуры и т.п.), почтовый индекс и название страны назначения. Если адресат имеет почтовый ящик, то вместо номера дома и названия улицы указывается номер почтового ящика. Порядок написания адресных данных должен строго соблюдаться.

Иногда частное письмо человеку, адрес которого неизвестен, отправляется по адресу фирмы, в которой он работает.

Пометка «Личное» («Private») после фамилии означает, что вскрыть письмо может только тот, кому оно адресовано. В США в этом случае пишут «Personal». Пометка «Конфиденциальное» («Confidential») означает, что письмо может распечатать также личный помощник или секретарь адресата.

Вступительное обращение дублирует фамилию (или имя и фамилию), указанную в адресе. Если имя адресата неизвестно и не указывалось выше, можно использовать следующие (строго официальные) варианты обращения: Sir, Madam, Dear Sir, Dear Madam. Если отправитель письма лично знаком с адресатом или хочет установить с ним дружеские отношения, следует писать так:«Уважаемый м-р...» («Dear Mr.»).

Вступительное обращение  в письме, адресованном двум или  более мужчинам, фирме (организации, учреждению), выглядит так:«Sirs» или «Gentlemen». «Sirs» более популярно в Великобритании, «Gentle-men» - в США.

Если письмо адресовано двум или более женщинам или фирме (организации, учреждению), полностью  состоящей из женщин, употребляется обращение «Mesdames», в США может быть также использовано обращение «Ladies».

Обращение в письме, которое  вы собираетесь отправить в Германию, необходимо строить по формуле: «Уважаемый господин профессор + фамилия».

После вступительного обращения  ставится запятая (в Европе) или двоеточие (в США).

Указание на общее содержание письма пишется под вступительным обращением, начиная с левого края листа (не считая поля) и, в отличие от адреса получателя и вступительного обращения, не заканчивается на середине листа. Указание на общее содержание письма обозначается сокращением слова«Касательно» («Reference») — («Re.»). Например: Re: «В ответ на ваше письмо от 10 июня 1998».

В настоящее время получила распространение иная форма —  указание на общее содержание пишется  заглавными буквами под обращением или подчеркивается. Например:

Уважаемый г-н Смит,

О Ваших предложениях

по  доставке диагностической аппаратуры.

Основной текст печатается на два интервала ниже предыдущей информации, без абзаца. В последнее время довольно большое распространение получил цельноблочный стиль, при котором новый абзац не обозначается отступом на 5 знаков, а отделяется от предыдущего 3-4 интервалами (вместо традиционных двух).

Первый абзац письма обязательно  содержит вступительный комплимент. Если вы впервые пишете данному адресату, уместно начать с фразы о том, что он является известным производителем в своей области.

В ответном письме вступительный  комплимент может выражать благодарность  за полученную корреспонденцию. Распространенный комплимент в переписке между  давними партнерами выражение признательности  за содействие в каком-либо деле.

Далее следуют основные положения. Заканчивать основной текст следует комплиментом. Это может быть традиционное выражение надежды на дальнейшее сотрудничество:

«Пользуясь случаем, еще раз примите наши уверения в готовности к дальнейшему взаимовыгодному сотрудничеству», «Мы с надеждой смотрим на перспективы, нашего дальнейшего сотрудничества» и т.п.

В английском варианте основного  текста с заглавной буквы пишутся имена, адреса, обращения, каждое слово оригинального названия фирмы (организации, учреждения), каждое слово названия должности, названия объектов переписки (договор, проект и т.д.). Не допускается использование сокращенных форм модальных и вспомогательных глаголов.

Заключительная часть. Ее следует помещать справа, на два интервала ниже основного текста. Заключительная формула вежливости должна согласовываться с приветствием. Если письмо начинается обращением «Уважаемый господин» («Беаг 8т>) или «Уважаемая госпо жа» («Dear Madam»), то в заключение необходимо писать «Преданный вам» («Тоигз РаИк/и11у»).

Вступительным обращениям «Dear Mr.» и «Dear Mrs.» соответствует заключительная фраза «Искренне Ваш» («Тоигз зтсеге1у»). Если письмо начинается неофициальным обращением, например, «Дорогой Вильям» («Беаг ШШат»), то и заканчивается оно дружеской фразой, например: «Ссердечным приветом» («Ш1к Ъе$1 regards»), часто в сочетании с выражением «Искренне Ваш».

В США, в отличие от Великобритании, деловые письма часто заканчиваются таким выражением: «Truly yours», «Yours very truly», «Уегу ггиЬууоигз».

Подпись должна стоять под  заключительной формулой вежливости, на правой стороне листа.

В Германии, в отличие  от большинства стран мира, заключительную формулу вежливости принято ставить  слева, и подпись, соответственно, также ставится с левой стороны листа.

Между автографом автора письма и заключительной формулой вежливости иногда, в зависимости от конкретных обстоятельств, помещается наименование фирмы-отправителя. Для подписи отводится четыре интервала. Проставляется она обычно черными чернилами перьевой ручкой. Ниже подписи печатается имя и фамилия автора. Еще ниже -- его должность.

В нижней части письма может быть напечатан постскриптум. Его обозначение общеизвестно — «P. S.». Постскриптум добавляется для того, чтобы сообщить адресату о важных событиях, произошедших после написания основного текста письма. В некоторых случаях постскриптум служит для того, чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент.