Деловые письма

Известный американский менеджер Ли Якокка в своей книге «Карьера менеджера» считает, что подготовка делового письма (доклада) — это лучший метод познания менеджерских тайн. «Регулярно, - пишет он, раз в три месяца каждый менеджер садится за стол рядом со своим непосредственным начальником, чтобы обсудить итоги сделанного и наметить цели на следующий квартал. Если у него с начальником достигнуто полное согласие относительно намеченных целей, менеджер оформляет их в виде письменного документа, который начальник визирует своей подписью».

Конечно, человеку значительно  легче объясниться на словах, чем  выражать свои мысли письменно. Однако действительность такова, что все  должны уметь писать.

Письменная речь имеет  свои сильные и слабые стороны.

Сильные стороны:

• пишущий имеет возможность спланировать содержание it форму своего письма;
• читающему легче понять детали сообщения, особенно цифровой материал;
• имеется возможность тщательно проверить написанное;
• читающий может перечитать места, трудные для понимания;
• письменное сообщение может стать основой для групповою дискуссии;
• печатное слово сохраняется для грядущих поколений.

Слабые стороны:

• пишущий лишен возможности украсить свою речь мимикой и жестами;
• читающий может легко отвлечься от текста;
• пишущий не имеет возможности точно знать кто будет знакомиться с его материалом.

Письменная речь – очень  кропотливое занятие и требует  значительного времени для исправления, улучшения текста. Этапы работы над  текстом следующие: подготовительный этап, написание текста, pедактирование, оформление.

Любой вид общения требует  целенаправленной подготовительной работы. При составлении делового письма обдумывается цель сообщения, уточняется личность адресата, подбирается нужный материал, определяется форма подачи сообщения.

Цель делового письма.

Пишущий должен четко представлять себе, для чего он готовит деловое  письмо, чего он хочет добиться. Без  этого нечего браться за это дело. Пишущий должен определить, что он делает научное сообщение, выдвигает  какую-то точку зрения или побуждает  читающего к конкретным действиям. Следует дать совет: воздержитесь от написаний делового письма, если нечего сказать. Если возникают какие-то проблемы при написании письма, целесообразно задать себе вопросы:

• О чем я пишу?
• Что мне хочется сказать адресату?
• Что я хочу, чтобы адресат сделал?

 Личность адресата. Каждый человек понимает написанное по-своему, так как слово, а тем более фраза, имеют свой смысл и значение. По заголовку читатель должен прогнозировать содержание текста. Этому помогает и аннотация.

Аннотация представляет собою  краткое изложение текста. Она  должна уместиться на каталожной карточке. Аннотация знакомит читателя с содержанием, дает ему сведения о тексте без  детальной работы над ним.

Порядок написания  делового письма:

1. Введение. Это «лицо» письма. Здесь обосновываются актуальность и новизна изложения, дается краткий обзор материалов. Очень часто введение пишут после того, как написана основная часть и выводы. Однако такая последовательность работы над текстом не желательна: страдает логика изложения. Написание введения при завершении работы оправдано при подготовке публицистических статей, когда пишущий меняет характер изложения, исходя из вдохновения.
2. Основная часть - это главный компонент письма (доклада). Он начинен фактами, идеями, рекомендациями. Как все они будут расставлены, зависит от их природы. Однако часто применяются наработанные и апробированные правила, важно:
3. Проанализировать все собранные факты, Отбросить все приходящее, если есть необходимость;
4. Сгруппировать факты по выбранному основанию. Выбрать подзаголовки для каждого раздела;
5. Написать каждый заголовок на отдельном листе бумаги и составить к нему список кратких памяток;
6. Обдумать порядок изложения каждого раздела;
7. Наметить логику изложения, исходя из принципа от известного к неизвестному;
8. Не вдаваться в детали и не пытаться останавливаться на банальностях;
9. Использовать графики, схемы, таблицы, фотографии;
10. Стараться сделать текст удобочитаемым, использовать для этого черновики.
11. Выводы и рекомендации должны вытекать из содержания основной части. Нередко эта часть делового письма бывает плохо связанной с предыдущим содержанием.

Порядок написания  текста:

Подбор слов. Набор слов при общении и письменной речи различен. Действительно, при разговоре наши мысли подкрепляются эмоциями, жестами, мимикой, при чтении невозможно почувствовать всего этого. Именно по этой причине автор должен быть очень аккуратным в выборе слов. Деловое письмо должно быть удобочитаемым, понятным, производящим впечатление. Менеджеру следует придерживаться четырех правил подбора слов:

1. Использовать больше глаголов активного залога, так как они создают яркие запоминающиеся ощущения.
2. Подыскивать конкретные, а не абстрактные имена существительные. В тексте превалируют конкретные имена существительные, абстракциям отведено скромное место. Конкретный значит подлежащий измерению, осязанию, наблюдению, представлению (страна, семинар, политика). Абстрактный - выходящий за рамки чувственного восприятия: (структура, консенсус). В принципе разделение на данные понятия – относительно условная функция, так как конкретика и абстракция -субъективные категории. Для одного, скажем, слово «консенсус» — конкретика, а для другого — абстракция.
3. Умеренно насыщать текст наречиями. Эта часть речи помогает оттенить характер высказывания: Употребление прилагательных и наречий для колоритной оттенки мысли вполне понятно. Трудности возникают, когда они применяются для выражения степени оттенков; «буквально на наших глазах», «с очень высокой степенью огосударствления». Здесь напрашиваются цифры. Однако любовь к цифрам поощряться не должна.
4. Подбирать короткие слова.

Компановка предложений. Существует неверное мнение о том, что технические и экономические темы невозможно раскрыть обычными словами без потери смысла и точности. Предложения, не отягощенные сложными словами, намного лучше поддаются пониманию, и это очень важно помнить при написании делового письма. В среднем следует придерживаться 18 – 20 слов в предложении, так как доказано, что когда человек сталкивается с фразой, превышающей 20 слов, у него возникает желание вернуться назад и перечитать фразу еще раз.  

Как известно предложения  делятся на сложные и простые. Безусловно, простые предложения легче для понимания, но без сложных невозможно полностью передать основную мысль, отсюда вытекает несколько правил:

1. Переизбыток информации в одной фразе нежелателен.
2. Вся информация в тексте должна быть объединена на каком-то общем основании.
3. Фразы должны быть компактными.
4. При компановке фраз необходимо придерживаться 18-20 слов.
5. Необходимо одушевлять даже самую сухую информацию.

 Анализ текста.

Существует много различных  методов анализа текста, его количественной и качественной оценки.

В принципе все они схожи  между собой:

1. После завершения письма, прочитать внимательно весь текст. Сформулировать общее впечатление о документе.
2. Определить среднее количество слов в предложении (оно должно быть 18 – 20)
3. Подсчитать общее количество глаголов. В тексте должны преобладать глаголы активного (действительного) залога.
4. Определить общее количество имен существительных, а также абстрактных и конкретных. Вторых должно быть не менее 60%.
5. Короткие слова должны преобладать над длинными.
6. После просмотра провести тщательную редакцию текста, обратив внимание на грамматику, правописание, пунктуацию, подбор слов, стиль.
7. Сверить цифровой материал, проверить таблицы, сноски, цитаты.

Оформление. Очень важно тщательно продумать внешний вид делового письма, так как именно на это в первую очередь обращает внимание читатель

Требования:

• наличие полей справа, слева» сверху, снизу;
• выделение абзацев в тексте;
• четкий и понятный заголовок;
• хорошее качество печати;
• список литературы (если это информационное сообщение)

 Большое место среди служебных документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Толково, грамотно составленное письмо служит одним из действенных средств достижения делового успеха. Каково назначение деловых писем? Они выполняют две функции: обеспечивают связь между деловыми партнерами и сохраняют информацию об этой связи.

При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:

• исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое он хочет передать, или вопрос, ответ на который он хочет получить, и точно знать, как это выразить в понятной и сжатой форме;
• текст письма должен быть простым, конкретным, логичным, 
  без двусмысленностей, допускающих несколько толкований, чтобы 
  адресат мог понять его содержание;
• письмо составляется только по одному вопросу. Текст письма 
  разбивается на абзацы, в каждом из которых должен затрагиваться 
  лишь один аспект данного вопроса;
• письмо должно быть убедительным, с достаточной аргументацией;
• письмо пишется в нейтральном тоне изложения, не допускаю 
  щем эмоционально-экспрессивной окраски;
• объем делового письма, как правило, не должен превышать 
  двух страниц машинописного текста, однако исполнитель ни в коем 
  случае не должен ради краткости жертвовать вежливостью тона;
• письмо с орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками производит плохое впечатление и раздражающе действует на адресата.

Следует учитывать, что восприятие письма во многом зависит не только от содержания, но и от конверта, бланка фирмы. Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих  стандартам и имеющих установленный набор обязательных элементов (реквизитов), расположенных в определенном порядке.

Состав обязательных реквизитов официального письма:

наименование ведомства, которому принадлежит организация (полное или сокращенное); наименование организации (фирмы, предприятия, учреждения), которое дается в полной и сокращенной форме; почтовый и телеграфный адрес; номера телефона и телефакса; расчетный счет в банке; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа;

имя (наименование) адресата; заголовок к тексту; текст; отметка  о наличии приложения; подпись; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

Деловое письмо — единственный официальный документ, на котором не ставится его название. Не допускается произвольно сокращать наименования организаций, хотя официальное сокращение не только разрешается, но и необходимо, например, как реквизит делового письма. Дата письма (его подписания), проставляемая в левом верхнем углу, является поисковым признаком и употребляется при ссылке на письмо.

Ссылка на письмо, на которое  дается ответ, включает в себя его  индекс и дату и располагается  ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит бывает только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы с корреспонденцией и деловой вежливости.

Иногда в письмах встречаются  выражения типа «На ваш №... 
от...», которые нередко помещаются в самом тексте письма. Слова 
«наш», «ваш» употреблять не рекомендуется, а ссылка на письмо долж 
на быть заложена в бланке, например: «На № ___ от __ ».

Наименование и адрес  получателя письма (адресат) проставляется на верхней правой стороне бланка письма немного ниже строки с датой и исходящим номером. Здесь указывается наименование организации, его структурной части, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо. При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Инициалы пишутся после фамилии. Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому адресовано письмо, следует писать так, как они даны в исходящей из этой организации корреспонденции или в справочнике.

Если письмо направляется частному лицу, то сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя в дательном падеже.

Если письмо адресуется нескольким лицам, то каждая фамилия записывается на отдельной строке.

Если получатель письма имеет  ученое или какое-либо иное звание, то его следует указывать перед  фамилией. Сокращения типа «т.», «гр.», «г.» или «г-ну» в этом случае не употребляются. Например: