Этикет делового письма

 

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Основы делопроизводства»

ТЕМА «ЭТИКЕТ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА»

 

                                                                     студента 2 курса

                                                                     специальности (направление)

                                                                     Экономика

                                                                     заочная форма обучения,

        группа 26Э121 - з

                                                                     Шатроповой К.А.

                                                                     Проверил:

                                                                     к.и.н., доцент

                                                                     Тарасюк А.Я.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тюмень 2013

 

Регистрационный номер                                                                                                     Дата

________________                                                                                                       _______________2013

 

Регистрационный номер (кафедра)                                                                                     Дата

________________                                                                                                         ______________2013

 

Содержание 

 Введение…………………………………………………………………………...3

1. Служебное письмо и  правила этикета при его составлении………………...5

2. Этикет текстов деловой  переписки……………………………………………9

3. Свойства деловой письменной  речи……………………………………........15

Заключение……………………………………………………………………….20

Список литературы………………………………………………………………22 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с  внешними организациями. В большинстве  фирм письма превалируют над остальными документами.

Чтобы подготовить служебное письмо на должном уровне, составитель его должен владеть следующими качествами:

а) быть профессионально  компетентным (хорошо знать свое дело);

б) обладать языковой компетентностью (быть грамотным человеком);

в) знать действующие нормы  и требования в отношении оформления управленческой документации.

В современной коммерческой переписке все более востребованным становится такое качество составителя  документа, как знание норм делового этикета и владение ими на бумаге.

Подготовка делового письма заключается, прежде всего, в качественном оформлении его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись и др.).

Актуальность темы в том, что в настоящее время все  больше и больше превалируют договорные отношения, а в этих случаях служебные письма и особенно их качественное составление очень сильно влияют на эти отношения. Интернет и факсимильная связь не умаляют достоинств писем, они только ускоряют их пересылку.

Цель работы – рассмотреть  деловой этикет в переписке.

Объектом исследования в  работе выступает служебное письмо; предметом исследования – этикет служебного письма.

Задачи работы определить понятие служебного письма, выявить  виды служебных писем и рассмотреть  правила составления служебных  писем. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Служебное письмо  и правила этикета при его составлении

Язык и стиль официальной  переписки принципиально отличается от так называемых «доверительных» писем, в которых авторы выступают как личности. В официальном письме частное лицо или представитель фирмы, частной или государственной, общественной организации выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки и предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык. В разных областях правоотношений они имеют свои особенности и свои специфические стандарты и традиции (дипломатический стиль и язык, язык организационно-распорядительного письма и т. д.). Такой стиль изложения можно назвать формально-логическим, что является определяющим признаком правовой логики.

Данное обстоятельство предъявляет  и особые требования к стилю и  языку служебных документов: нейтральность, надличностный характер изложения; унификация (трафаретизация), типизация  речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы [7.49]. Нормативную и законодательную базу подготовки управленческих документов составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу делопроизводства на всех уровнях управления.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов РФ»; Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения  товаров»; Конституционный Закон  «О Государственном гербе РФ»; Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» и др.) содержат совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении писем. Законодательством также регулируются требования к документам, присылаемым с помощью средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы и т.д.

Существуют основные нормативные  документы, имеющие для оформления деловых писем первостепенное значение:  

• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
• ГОСТ Р6.30.2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правила и требования ГОСТ Р6.30-2003 является рекомендуемыми, что не следует истолковывать как произвольные, но как допускающие определенные послабления по сравнению с жесткими требования ранее действовавшими и отмененными стандартами ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-92;  
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [3.11].

Служебное (или деловое) письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных  организаций, предприятий, фирм (в дальнейшем организаций) по поводу осуществления  ими своей деятельности. К категориям служебных писем относится также  переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Основным признаком, по которому служебные письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время  они пересылаются также с помощью  телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Служебное письмо выполняет  ряд важных функций. Это — информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления  практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной  функцией. С его помощью обеспечивается воздействие на людей в целях  организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций  обеспечивает коммуникативная функция  письма. Письмо несет юридическую  функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного  уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает  эстетический вкус персонала, повышает престиж организации.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым  способом и на любом носителе. Обращение  содержит в себе последовательную смену  информационных процессов — передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение.

Тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации  и ее субъектов о государственных  языках. Переписка в сфере внешнеэкономической  деятельности ведется на русском  или ином языке, предусмотренном  коммерческим договором между деловыми партнерами. К числу основных средств  фиксации деловой информации относятся  ручные пишущие средства, пишущие  машины, диктофонная техника и  печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители  визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, магнитные ленты, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи, CD-диски и др.). Основным носителем деловой информации на сегодня в делопроизводстве является бумага. «Опрос ряда фирм США показал, что в этих фирмах 92 % информации хранится на бумаге, 5 % — в микрофильмах, 2 % — на магнитной ленте и 1 % — на дисках».

Письма оформляют на бланках  с последующим нанесением на них  необходимых информационных элементов  — реквизитов. Требования к оформлению письма складываются из требований, оговоренных  нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета  особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100—150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в  форме изложения текста. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Этикет текстов  деловой переписки 

Культура официальной  переписки может быть определена тремя принципами: 1) лаконизм делового письма; 2) достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений, и 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.

В деловом письме требования, предъявляемые к официальной переписке, приобретают еще большую значимость в силу того, что основной спектр деловых отношений регулируется правом, системой юридических норм, за которыми следуют экономические, финансовые и иные санкции.

Деловое письмо должно соответствовать  и этическим требованиям, сложившимся в практике деловых отношений и выразившимся в специфическом этикете, который является необходимой стороной деловой жизни. Такие требования не просто желаемая или рекомендуемая форма. Пренебрежение этой стороной культуры может непосредственно сказаться (и нередко сказывается) на успехе или провале деловых отношений.

В современном обществе, опутанном и скрепленном различными системами общественных связей, накоплен огромный опыт делового общения. Из всего этого разнообразия лавинорастущих связей извлечен некоторый рациональный результат, способствующий повышению эффективности деловых связей, сокращающий объем переписки и затраты времени на создание письма.

Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и  нерегламентированные и т. д.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения, которые носят  распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных  условий.

Оферта — письменное предложение  одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание  заключить с ним договор.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения  документов или материальных ценностей.