Этикет делового письма

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный  экономический университет»

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи и деловое обращение

по теме: Этикет делового письма

 

 

Исполнитель: студент(ка)

Специальность__________

группа__________

Ф.И.О Косарева Т.В.

 

 

Екатеринбург

2011

 

Сожержание:

1.Введение

2. Функции делового письма

3.Общие требования к  языку делового письма

4.Этикетные  ритуалы   делового письма

5. Основные виды деловых писем

6. Вывод

 

 

Введение

Деловое письмо является одной из главных частей делового общения.

А деловое общение всегда было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством  взаимодействия в его рамках и  мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других.

Именно правильно проведенные  деловые переговоры грамотно оформленное  письмо или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской  деятельности.

Таким образом, деловые письма имеют определенные правила составления и оформления.

Зная эти правила, мы можем  добиться положительного результата при  деловом общении.

 

Функции делового письма.

 

Деловое письмо выполняет  ряд важных функций.

 Прежде всего, это  - информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

 Письмо обладает  организационной функцией. С помощью  письма обеспечивается воздействие  на людей в целях организации  и координаты их деятельности.

 Внешние  связи организаций обеспечивает  коммуникативная функция письма.

 Письмо несет  юридическую функцию, поскольку  его содержание используется  в качестве свидетельства, доказательства  при рассмотрении спорных вопросов  сторонами отношений.

 Наконец,  письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

 

Общие требования к языку делового письма.

Язык  деловой переписки ранее представлял  собой периферию официально-делового стиля. Сегодня наряду с регламентированными  письмами все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные) . И соотношение экспрессии и стандарта в этих письмах меняется то в одну, то в другую сторону. Несомненно, официально-деловой стиль, как и русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства; сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами потребовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно сформировались черты официально-делового стиля. Итак, язык деловой переписки отличает: 

высокая степень терминированной лексики: 

юридических терминов - (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

экономических терминов - (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т.д.);

экономико-правовых терминов (погашение кредитаправа собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

 

именной характер речи, выражающийся в высокой  частотности отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие:

погашение кредита - погасить кредит

решение вопроса - решить вопрос

использование кредита - использовать кредит

отгрузка товара - отгружать товар

отсрочка платежа - отсрочить платеж

высокая частотность отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

развитие  собственно канцелярских значений, связанных  с переходом причастий в класс  прилагательных и местоимений:

настоящие правила

настоящий договор

действующие расценки

надлежащие  меры

надлежащее обращение

с ненадлежащим качеством

в установленном порядке

стандартизация  лексической сочетаемости: сужение  значения слов объясняет ограничение  их лексической сочетаемости, появление  так называемой регламентированной сочетаемости:

контроль обычно возлагается

сделка - заключается

платеж - производится

счет - выставляется (или оплачивается)

цена - устанавливается

право - предоставляется.

Позиции бывают конструктивными , неконструктивными; деятельность - успешной; необходимость - настоятельной; скидки - значительными; разногласия - существенными / несущественными и т.д.;

стандартизация  синтаксических единиц (предложений, словосочетаний), которые не составляются, а как  формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую  ситуацию социально-правовых отношений:

в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью;

в порядке оказания технической  помощи;

в случае невыполнения долговых обязательств;

договор вступает в силу со дня  подписания;

жалобы подаются в установленном  законом порядке;

поставка производится автотранспортом;

формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на под темы , рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

Предмет договора.

Исполнитель берет на себя обязанности  по снабжению заказчика центральным  отоплением и водоснабжением.

Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;

отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии;

максимальная степень этикетных требований , выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность

 

Этикет  делового письма.

 

Во всем мире существуют правила написания деловых писем, несоблюдение этих правил может не только отразиться на престиже всей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов.

 Бумага для делового  письма всегда должна быть абсолютно чистой. Желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового  и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и  факсов.

Действуя согласно этикету  делового письма, все страницы нумеруются, кроме титульной (первой), текст оформляется арабскими цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно  должна быть не менее 2см. Весь  текст  печатается через полтора-два интервала.

Абзац начинается с отступлением не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставиться в  правом верхнем углу под указанным адресом организации, которая отправляет  письмо.

По правилам  делового этикета при написании первого письма  партнеру, необходимо начать с представления фирмы, ее основных целей и задач, которые планируется выполнять при совместной  деятельности. Самым лучшим способом будет выслать партнеру буклет с подробной и исчерпывающей информацией о фирме. Однако раскрываемый рекламный материал не должен быть больших объемов. Текст изложенного материала должен быть языком партнера или на английском языке.

Заканчивается письмо, как правило,  словами благодарности за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: "Искренне Ваш", "С" и т. п.В завершении ставится подпись на правой стороне листа, под словами заключительной формулы вежливости.

Этикет делового письма и его написание - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо - это один из залогов успеха и будущего процветания  дела.

 

 

 

 

Основные  виды деловых писем

По функциональному признаку деловые  письма делятся  на письма требующие обязательного письма-ответа:

• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)

• письмо-просьба

• письмо-приглашение

и на письма, не требующие обязательного ответа:

• письмо-подтверждение

• письмо-извещение

• письмо-напоминание

• письмо-предупреждение

• письмо-декларация (заявление)

• письмо-распоряжение

• письмо-отказ

• сопроводительное письмо

• гарантийное письмо

• информационное письмо

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при 
этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении . Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа. 
 
Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при 
отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. 
 
Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо 
информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

 
Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо 
отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. 
Также можно подтверждать факт либо действие. 
 
Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается 
получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения. 
Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает 
возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее. 
 
Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет 
пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. 
 
Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности. 
 
Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных 
обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу. 
Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:

 
 письмо-запрос, ответ нанего; 
письмо-предложение (оферта), ответ на него; 
письмо-претензия (рекламация), ответ на него. 
 
Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции 
являются в письменной речи реализацией двусторонней связи. 
Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. 
В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара. Написание этого вида писем требует соблюдения следующих принципов: 
 
1)ссылка на первичное письмо и его тему;  
2) соблюдение одинаковых языковых средств в обоих письмах; 
3) соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания. 
 
Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на 
каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе 
выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями. 
 
Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит 
претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества , количества товаров, сроки поставки и т.п.Рекламация содержит: 
 
1) основания для предъявления претензий; 
2) доказательства произошедшего ущерба; 
3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. 
 
Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех 
необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж. 
В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к 
рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; 

Вывод

 

Итак, на основе вышеизложенного  можно сделать вывод, что при  составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

исполнитель должен отчетливо  представлять себе сообщение, которое  хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать  двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют  пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;

письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных  фраз;

объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют  на адресата раздражающе;

деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

Список литературы

1.   Алехина И. Имидж и этикет в бизнесе. - М., 2003

2.   Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека. - М., 2003

3.   Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону, 2003

4.   Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения. - М., 2006