Этикет делового письма

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи и деловое общение

по теме: «Этикет делового письма»

 

 

 

 

 

 

 

                                          

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание.

Введение……………………………………………………………………...…..3

Функции делового письма …………………………………………….………..4

Общие требования к языку делового письма ……………………………..…..5

Этикетные ритуалы делового текста ………………………………..………....6

Основные виды деловых писем  …………………………………………….….9

Практическое задание …………………………………………...................…..14

Заключение…………………………………………………………………...…15

Список использованной литературы………………………………...………...17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Этикет является одним из ярко выраженных феноменов  культуры, который затрагивает всю  гамму чувств и эмоций человека, обогащает само человеческое общение. Роль этикета в обществе всегда была очень велика, что подтверждается его длительной исторической и социальной эволюцией, функциями в обществе, многоплановой структурой, многообразными видами и формами.

Нормы этикета  помогают людям найти общий язык, достойно вести себя в сложных  ситуациях. Отказ от использования  этикета ухудшает понимание между  людьми, ведет к человеческим драмам.

В данной работе представляется в развёрнутом виде теоретический материал, который  имеет  очевидную практическую направленность, учит выполнению действий, приводящих к формированию умений и навыков  делового общения.

Актуальность  темы: «Этикет делового письма»  заключается в том, что культура письма существовала за много лет  до того, как человек изобрёл телефон, телефакс, интернет и т.д. Люди долго учились правильно выражать свои эмоции и чувства в письменной речи, т.к. в устной всё намного проще. При личном общении человек может использовать такие средства как мимика, жесты, а в письме очень трудно донести до собеседника истинный смысл слов.

     Цель данной работы – дать характеристику этикету деловых писем.

     В соответствии с поставленной  целью решаются следующие задачи:

• раскрыть понятие делового письма;
• охарактеризовать особенности делового этикета писем;
• показать навыки составления делового письма, приобретенные в ходе изучения материала.

 

 

 

 

Функции делового письма.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо  несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Письма  оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

 

 

 

Общие требования к  языку делового письма.

Одной из главных  особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые  должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной  стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма, написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.   Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в официально – деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания.         Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц. Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование. В конечном счете, письмо может создать или хорошую репутацию человеку или фирме, или напротив, плохую. Поскольку деловые письма обычно подшиваются, то не исключено, что к вашему письму, оставленному без внимания ранее, могут вернуться при просмотре подшивки.

Этикетные ритуалы  делового текста.

По структурным  признакам деловые письма делятся  на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.).

Регламентированное  письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.                        

Регламентированные  письма имеют четкую структуру, как  правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые  действия, представляющие вторую, основную часть письма.

Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, задачей составителя  письма является   их адекватное, уместное использование.

«Выделение  аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления  стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом»,— пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов.

Такие фразы-клише  можно найти в справочной литературе. Однако процесс составления регламентированных писем нельзя все же считать только механическим соединением стандартных конструкций. Стандартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня сингенетической подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.

Нерегламентированные  письма представляют собой авторский  текст, реализующийся в виде формально – логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие.

С помощью  речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы – перформативы (от слова to perform — действовать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.

     К таким речевым актам относятся:

1)  этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т. п.;

2)  сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т. п.;

3)  подтверждения: подтверждаем;

4) заявления: заявляем, объявляем;                                                           

5)требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

6)  обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;                                      

7)  напоминания: напоминаем;

8)  предложения: предлагаем.                                                                    

     Как видно из примеров, эти глаголы – перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами – перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

• Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в ...
• Благодарю Вас за участие ...
• Искренне благодарю Вас за ...
• Сердечно благодарю Вас за ...
• Прошу Вас направить в наш адрес ...
• Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия ...
• Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество…
• С благодарностью подтверждаю получение от Вас ...

 

К этикетным  ритуалам, используемым в деловых  письмах, относятся также различные виды похвалы:

• Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей (прямая похвала).
• Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности ... (косвенная похвала).
• Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники ...

 

К этикетным  ритуалам относят и выражение  надежды, уверенности, благодарности в конце письма:

• Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения ... Надеемся на скорейшее принятие решения ...
• Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий.
• Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество.
• Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.

 

Вежливая  форма именования адресата в деловой  переписке предполагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы.

• Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.
• В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.

 

     Нельзя не учитывать эффективность  этикетных формул, арсенал которых  в русском речевом этикете  очень велик. От тона письма  во многом зависит успех дела. Еще Френсис Бэкон утверждал,  что вести деловой диалог в  доброжелательном тоне более  важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

 

Основные виды деловых  писем.

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной  организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может  быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию. Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко  регламентированным, чем контракт или постановление но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами участниками социальных отношений).                                               

Существует  несколько видов классификации  деловых писем в основе их лежат  не различные подходы, а различные квалификационные признаки.

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку - они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т. е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.                                                                                          

Коммерческие  письма имеют статус документа. При  рассмотрении дела в арбитражном  суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).

Остальные деловые  письма, называемые иногда служебными решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами и тоже относятся к документам.                                                                                                  Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исключают параллельного устного сообщения на ту же тему т е при уст ном сообщении о важном для деловых отношений событии часто остается необходимость письменного извещения (о согласии принять условия сделки, например).