Этикет делового письма

По функциональному  признаку деловые письма делятся  на требующие обязательного письма-ответа:                                             

•  инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-рекламация);                          

•  письмо-просьба;

•  письмо-приглашение.                                                       

  и не требующие обязательного ответа:

•  письмо-подтверждение;

•  письмо-извещение;

•  письмо-напоминание (предупреждение);

•  письмо-декларация (заявление);

•  письмо-распоряжение;

•  письмо-отказ;

•  сопроводительное письмо;

•  гарантийное  письмо;

•  информационное письмо.

Письмо-запрос – письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. 

Письмо-предложение (оферта) имеет целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки. Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

Письмо-рекламация (письмо-претензия) – это документ, представляющий собой письменную претензию в связи с неудовлетворительным исполнением или нарушением адресатом взятых им деловых обязательств. Текст письма-рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата (преднамеренной или допущенной им по неосторожности). В большинстве случаев таким свидетельством является акт, удостоверенный подписями должностных лиц и печатью организации-отправителя. Такой акт (второй его экземпляр или копию) целесообразно приложить к письму-рекламации (в последнем случае оно будет одновременно выполнять и функцию сопроводительного письма).

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

Письмо-приглашение –  служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет.

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

 Письмо-напоминание(предупреждение) относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств. Такое письмо может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка "вторично". 

Письмо-декларация(заявление) относится к разряду информационных писем. Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, широко распространенными при ведении внутренней переписки (документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения). Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора письма (организации-отправителя) по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к сути вопроса и порядку разрешения). Письмо-заявление позволяет подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества, определить пути выхода из спорной или конфликтной ситуации. 

Письмо-отказ обычно пишется в ситуации, когда на полученную просьбу или предложение адресат по каким-то причинам не может удовлетворить эту просьбу или предложение.

Сопроводительное  письмо  — это поясняющее, дополняющее, служебное письмо к прилагающимся документам при поступлении на работу или письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо.

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.  

Практическое задание.

 

Оферта о поставке продукции

 

Начальнику  отдела снабжения 

ООО «Электромонтажсервис»

Иванову Н.М.

 

«03» августа 2013 г. № 134/12

на № 159 от «03» августа 2013 г.

 

О поставке продукции

 

Благодарим за запрос от «24» июля 2013 г. и сообщаем, что можем предложить Вам

 

__лампу накаливания___ в количестве 1000 шт.

 

Качество – сертификат прилагается

Упаковка – картонная тара

Цена – 25 000 руб.

Срок поставки – одна неделя

Условия оплаты – банковский перевод

 

Настоящее предложение действительно  до «01» сентября 2013 г.

 

С уважением,

Директор 

ОАО «Лампа Ильича»            ____________________                          Сидорченко М.А.

                                                         Личная подпись

                                                                 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

              

Ответ на оферту о поставке продукции

 

Директору

ОАО «Лампа Ильича»

Сидорченко М.А.

 

«05» августа 2013 г. № 134/12

на № 159 от «05» августа 2013 г.

 

О поставке продукции

 

Уважаемый Михаил Афанасьевич!

 

С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от «03» августа 2013 г. на ____лампу накаливания____.

          (наименование товара)

 

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности  закупки предлагаемого Вами товара.

 

С уважением,

Начальник отдела снабжения 

ООО «Электромонтажсервис»              ____________________                       Иванов Н.М.

               Личная  подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Можно отметить, что современный этикет способствует взаимопониманию людей в процессе дипломатического и делового общения, обеспечивает в немалой степени  его целесообразность и практичность. Также является гарантией проявления взаимного уважения субъектов общения, служит формированию положительного имиджа деловых партнеров и является в этом смысле, помимо всего прочего, "прибыльным делом".

В заключение нужно заметить, что деловая переписка  сегодня носит более личный и  динамичный характер, чем раньше. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков.

Письма служат важнейшим средством связи данной организации с внешним миром. Посредством их организации устанавливают  и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д. 

Рекомендации  по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

     Кроме того, деловые письма, как  и другие документы, должны  составляться в соответствии  с требованиями государственных  стандартов, действие которых распространяется  не только на органы государственной  и исполнительной власти Российской  Федерации, но и на все организации  независимо от их организационно-правовой  формы и вида деятельности.

 

 

 

 

 

Список использованной литературы.

1. Русский язык и культура речи  / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Ю. А. Кашаева. Ростов н/Д : Феникс, 2002.
2. Аксиомы делового письма : культура делового общения и официальной переписки / П. В. Веселов. М., 1993.
3. http://www.edou.ru
4. http://doc-style.ru
5. http://www.iteconomic.com