Қазақстан Республикасы сот органдарының бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық талдау жүйесі

71. Екі және одан  да көп ұйымдар дайындаған  құжатты (бірлескен бұйрық, бірлескен  шешім, бірлескен хат) ресімдеу кезінде  бланк пайдаланылмайды.

Екі және одан да көп бірдей ұйым дайындаған бірлескен құжатты ресімдеу кезінде ұйымдардың ресми атаулары ұйымдардың алфавит ретімен бір деңгейде орналастырылады.

Екі және одан да көп ұйым дайындаған бірлескен құжатты ресімдеу кезінде ұйымдардың ресми атаулары ұйымдар сатысының төмендеуіне сәйкес орналастырылады.

Бірнеше ұйым дайындаған құжат міндетті түрде ұйымдардың мөрлерімен куәландыруға жатады.

Құжаттың шығыс нөмірі әр түрлі мекемелердің екі лауазымды адамдары қойған қолдардан төмен көрсетілген құжат күнінің астына қойылады.

72. Мемлекеттік тілдегі  құжат және бір мезгілде басқа  тілде жасалатын сонымен бірдей  құжат әрқайсысы жеке бланктерге (жеке парақтарға) басылады және  ресімдеу кезінде мынадай біркелкі  деректемелері көрсетіледі:

1) күні;

2) тіркеу нөмірі;

3) пайдалануды шектеу  белгісі;

4) бекіту белгісі;

5) қосымша жөніндегі  белгі;

6)  келісу белгісі;

7) келісу визасы;

73.   Екі және  одан да көп парақтарға құжатты  ресімдеу кезінде екінші және  келесі парақтары нөмірленеді. Өкімдік  құжаттың және ілеспе хаттың  қосымшаларының парақтары жеке  нөмірленеді. Нөмірлер араб санымен  тыныс белгілерсіз парақтың жоғарғы  алаңының ортасына қойылады.

74. Қосымшаның бар  екендігі туралы белгі мәтіннен  екі аралық жол төмен басылады. Құжатқа қол қоятын адамның  аты-жөні мен тегі мәтін қосымшасының  бер екендігі туралы белгіден  үш аралық жол төменде мәтіннің  соңында басылады. Басылған материалдың  соңғы бетінде сол жақ төменгі  бұрышында орындаушының тегі  мен телефоны басылады.

75. Жеделхаттар мына  қағидалар сақтала отырып әзірленеді:

1) жеделхат мәтiнi қысқа, егер осы ретте оның  мазмұны бұрмаланбаса шылаусыз, жұрнақсыз және тыныс белгілерсіз  дайындалады;

2) жеделхат екі  дана болып басылады, телеграф  мекен-жайының алдынан жеделхаттың  санаты көрсетіледі;

3) жеделхат мәтінінің  астында жеделхатқа қол қойған  адамның қысқартылып жазылған  лауазымы, сондай-ақ тегі, ал сызықтың  астында – осы адамның тегі  мен лауазымы, қысқартылмаған қалпында  соттың мекен-жайы және жеделхаттың  жіберілген күні көрсетіледі.

 

Құжаттарды көбейту

 

76. Осындай функционалдық  міндеттер жүктелген бақылау  және құжат айналымы бөлімінің  маманы құжаттарды көбейтуді  тапсырыстың негізінде жүзеге  асырады және көбейтілген құжаттарды тапсырысқа қолын қойдырып орындаушыға немесе алқаның қызметкеріне береді.

77. Көбейту үшін  берілетін құжаттарда мыналар  болмауға тиіс:

1) мемлекеттік құпияны  құрайтын немесе ашық баспасөзде  жариялауға жатпайтын мәліметтер;

2) «құпия» немесе  «қызмет бабында пайдалану үшін»  деген белгісі бар құжаттарға  сілтемелер.

78. Сотта құжаттарды  көбейтуді бақылау құжат айналымы  және бақылау бөлімінің бастығына  жүктеледі.

79. Қазақстан Республикасы  Президентінің Жарлықтарынан, Қазақстан  Республикасы Үкіметінің қаулылары  мен өкімдерінен көшірмелер жасау  сот төрағасының нұсқауы бойынша, ал Қазақстан Республикасының  кодекстеріне жасалған өзгерістер  мен толықтырулардан көшірме  бұрыштамасыз жасалады.   

80. Көбейтуге жататын  қызметтік құжаттар мұқият әзірленіп, мазмұны бойынша тексерілуге  және осы Нұсқаулықтың талаптарына  сәйкес ресімделуге тиіс.

А5 немесе А4 форматындағы барлық құжаттардың олардың түрінен бастап мазмұнын және қайда арналғанын ашатын тақырыбы болуы керек.

81. Құжатты көбейтуге  берілетін басылған мәтін бір  жарым жол аралық жиілікте  басылуы керек.

82. Баспаханалық  тәсілмен басып шығаруға дайындалған  құжаттардың мәтіндері тек екі  жол аралық жиілікте басылуға  тиіс.

 

14. Шығыс  хат-хабарлар мен сот құжаттарын  ресімдеу

 

83. Құжаттар жіберілер  кезде барлық даналарына қол  қойылады.

Қызметтік құжаттар құжатқа қол қоятын адамның лауазымы қысқартылмай ресімделуі тиіс. Құжаттың қол қойылған күнін оған қол қойып отырған адам жазады. Құжатта ай атауы әріптермен, ал күн мен жыл араб цифрларымен көрсетіледі.

84. Егер құжатқа  қол қою кезінде бірінші данаға  түзетулер жасалса, орындаушы оларды  дереу басқа даналарға енгізеді  және құжатқа қайтадан қол  қойылады.

Қол қойылған қызметтік құжаттарға қандай да бір түзетулер, өзгерістер мен толықтырулар енгізуге тыйым салынады.

Құжатқа лауазымды адамның міндетін атқарушы адам нақтылы атқарып отырған қызметі мен тегін көрсетіп қол қоюы мүмкін. Бұл орайда лауазымның алдына қолмен «Орнына», «Орынбасар» деп жазуға немесе қиғаш сызық (бөлшек) қоюға рұқсат етілмейді.

Құжатқа күн сәулесіне төзімді сиямен қол қойылады. Құжатқа буға айналатын сиямен толтырылған автоқаламдармен және фломастермен қол қоюға рұқсат етілмейді.

85. Құжатқа немесе  жеделхатқа қол қоятын лауазымды  адамның сол құжатқа қойған  күні немесе құжаттың бақылау  және құжат айналымы бөлімінен  жіберілетін күні қызметтік құжаттың  жіберілген күні болып табылады.

Жіберу үшін әзірленген құжат оған қол қойылғаннан кейін тіркеуге алу үшін беріледі.

86. Тіркегенге дейін  және шығыс нөмірі берілгенге  дейін Бақылау және құжат айналымы  бөлімінің қызметкері:

-  қызметтік құжаттың  дұрыс ресімделуін және адрестелуін;

- хат мәтінінің  жоғарғы жағында сол жақта  жауап беріліп отырған құжаттың  нөмірі мен күніне сілтеменің  болуын;

- егер болса қоса  тіркеліп отырған құжаттардың  бар екендігі туралы белгінің  болуын;

- құжатта көрсетілген  қосымшалардың негізгі құжаттағы  белгімен дәл сәйкес келуін;

- соңғы парақтың  бет жағының төменгі тұсында  орындаушының тегі мен аты-жөнінің, байланыс телефонының нөмірі  мен электрондық почтасы мекенжайының  болуын;

- жіберу үшін  түскен істер мен шағымдарға  жауаптардың дұрыс ресімделуін: қолдардың болуын, күнін, шығыс нөмірін, негізгі құжатта қосымшалардағы  томдардың санының, қанша парақ  екенінің көрсетілуін, судьялардың  қажетті қолдарын және сот  актілерінде мөрлердің болуын  және т.б. тексеруге міндетті.

Бухгалтерлік, салық және статистикалық есептер, кепілдік хаттар тіркеуге жатпайды.

87. Дұрыс ресімделмеген  құжаттар мен істерді Бақылау  және құжат айналымы бөлімінің  қызметкерлері оларды ресімдеу  мен жіберудің кез келген сатысында  кемшіліктерді түзеу үшін орындаушыға  қайтарып береді.

88. Жіберуге жататын  құжаттарға нөмірлер мына қағидалар  сақтала отырып қойылады:

1) осы соттың  өндірісінде тұрған сот істері  бойынша ілеспе хаттардағы, сұрау  салулардағы шығыс нөмір осы  істің нөмірімен сәйкес келуі  керек;

2) апелляциялық  және кассациялық тәртіппен қаралған  сот істері және сот ісін  жүргізуге байланысты шағымдар  бойынша хат жазысулар істердің  және/немесе шағымдардың алқаларда  тіркелуіне орай берілген істің  немесе кассациялық іс жүргізудің  нөміріне сәйкес келетін шығыс  нөмір бойынша жүзеге асырылады.

3) азаматтардың  сот ісін жүргізуге байланысты  емес өтініштері, төменгі соттардың  сұрау салулары бойынша хат  алысу кезінде, әр түрлі нұсқауларды, хабарламаларды, тапсырмаларды және  т.б. жіберу кезінде Бақылау және  құжат айналымы бөлімінің қызметкері  шығыс нөмірді осы хат жазысу  сақталатын нарядтың нөміріне  сәйкестендіріп қояды.

Қажет болған жағдайда сот отырысының хатшысы немесе алқа хатшысы бір іс бойынша шығыс құжаттардың санын есепке алу үшін құжаттарға шығыс нөмірді мынадай ретпен белгілей алады: алдымен қылмыстық істің нөмірі көрсетіледі, содан кейін қиғаш сызықша арқылы №1-7/1, №1-7/2 және т.б. реттік нөмір жазылады.

Мысалы: А.Н.Петровты айыптау бойынша қылмыстық іске апелляциялық алқада 1а-7-06 нөмірі берілді, яғни құжаттың жіберілген күні көрсетіліп ілеспе хатқа да 1а-7-06 нөмірі қойылады. Егер қадағалау шағымын алдын ала қараудың нәтижелері бойынша шығарылған қаулы жіберілсе, онда шығыс нөмір қадағалау шағымына берілетін нөмірге сәйкес келеді, яғни жіберілетін күні көрсетіліп 1к-77-06 нөмірі қойылады.

Мысалы: 1-9/15-06, мұнда 1-9 хаттың екінші данасы кейін сақталатын нарядтың нөмірі, қиғаш сызықша арқылы шығыс хат-хабарларды тіркеу журналы бойынша №15 реттік нөмірі көрсетіледі, сызықша арқылы көрсетілген 05 құжаттың жіберілген жылын білдіреді.

Ескертпе: 1) және 2) тармақшалар бойынша шығыс нөмірді шығыс хат-хабарлар журналы бойынша тіркеу нөмірін берместен сот отырысының хатшысы немесе алқа хатшысы қояды. Міне осылайша, сот бірінші саты бойынша қараған №1-7 қылмыстық іс бойынша сұрау салудың шығыс нөміріне құжаттың жіберілген күні көрсетіліп сол №1-7 нөмірі қойылады.

Әрбір шығыс құжаттың (хат, өтінішке жауап және т.б.), әдетте, шығыс нөмірі болады, оған орындаушының өзі, сондай-ақ қажет болған жағдайда басқа да адамдар (судья, алқа төрағасы, қосалқы орындаушы) қолбелгі қояды. Құжат жіберілгеннен кейін екінші дана тиісті нарядқа немесе іске тігіледі.

89. Барлық қол  қойылған құжаттар осы Нұсқаулықпен  белгіленген тәртіппен тек бақылау  және құжат айналымы бөлімі  арқылы жіберіледі.

 

15. Шығыс  хат-хабарлар мен сот құжаттарын  жіберу тәртібі

 

Жіберілетін хат-хабарларға қойылатын жалпы талаптар.

90. Шығыс хат-хабарларды  Бақылау және құжат айналымы  бөлімінің қызметкерлері жіберу  үшін күн сайын 9-дан 12.30 сағатқа  дейін қабылдайды.

Бөлім қызметкері хат-хабарларды жіберу үшін қабылданып алынғаны туралы шығыс хат-хабардың (ілеспе хаттардың, шағымдарға, арыздарға  жауаптардың және т.б.) соңғы даналарына құжаттың жіберу үшін қабылданып алынған күнін, уақытын көрсетіп, қолын қою арқылы белгі түсіреді.

91. Бөлім маманы  құжаттар мен сот істерін олар  түскен күні жіберуді жүзеге  асырады. Жіберілетін хат-хабардың  көлемі үлкен болған жағдайда  хат-хабар адресаттарға келесі  жұмыс күнінен кешіктірілмей  жіберілуі мүмкін.

Жеделхаттар мен шұғыл хат-хабарлар қабылданып алынған күні жіберіледі. Құжаттар электронды почтамен де, қағаз нұсқада да жіберілуі мүмкін.

92. Құжаттар мен  сот істері почта жіберілімдерінің  санаты көрсетіліп ресімделіп  тиістілігі бойынша жіберу үшін  беріледі.

93. Бөлім маманы  құжатты жіберер алдында:

- алушының мекен-жайының  дұрыстығын;

- егер шығыс құжат  сұрау салуға жауап болып табылса  кіріс нөмірге немесе түскен  құжатқа сілтеменің бар-жоғын;

- құжаттарда көрсетілген  қосымшалардың бар-жоғын (қоса тіркелген  құжаттардың беттерінің немесе  томдарының саны);

- құжатқа қол  қойған лауазымды адамның қолдарының  болуын және сәйкестігін;

- орындаушының тегінің, аты-жөнінің және қызметтік телефон  нөмірі мен электрондық почта  мекенжайының болуын тексеруге  міндетті.

94. Бұдан кейін  құжатты жіберуді жүзеге асыратын  бөлімнің маманы мыналарды  іске  асыруға тиіс:

- бірнеше мекен-жайлар  көрсетілген хаттарда хаттың  сол данасы жіберіліп отырған  корреспонденттің мекен-жайының  тұсына белгі салып қояды;

- шығыс құжаттың  есеп карточкаларының міндетті  деректемелерін толтырып, шығыс  хат-хабарды тіркеуді жүзеге асырады (4-Регламенттің 2.3.1-тармағы). Хат-хабарға  шығыс хат-хабарларды тіркеу журналдарының  бірі бойынша реттік шығыс  нөмір беріп, бөлімнің маманы  кезекті нөмірді автоматты түрде  беру жөніндегі әрекеттерді орындайды. Жүйе бойынша берілген нөмір  шығыс тіркеу мөртаңбасында немесе  титулдық бланкінің тиісті алаңында  көрсетіледі.

- кіріс құжаттарға  жауаптар дайындау не қылмыстық, азаматтық істер бойынша хат  жазысу кезінде шығыс хат-хабарлардың  есеп карточкасына кіріс хат-хабарларды  немесе істі тіркеу есеп карточкасына  сілтеме жасайды. Сілтеме Шығыс  хат-хабарларды есепке алудың  «Тұтастай бақылау» бөлімінде  жасалады (4-Регламенттің 2.3.2-тармағы).

- құжаттың күні  мен шығыс нөмірін қояды, құжаттың  жіберілгені туралы тізімдеме  дайындайды.

95. Шығыс хат-хабарларды  тіркеу кезінде тізілім автоматты  түрде қалыптасады (4-Регламенттің 2.3.1-тармағы). Посылкамен, бандерольмен жөнелтілетін  хат-хабарларды күн сайын жіберу  кезінде тізілімдер 2 дана болып  қағаз нұсқада басылады. Бір дана  хат-хабарлармен бірге почтаға  өткізіледі, ал екнішісі – почта  бөлімшесінің тиісті белгісі  қойылып немесе квитанциямен  бірге бекітілген істер номенклатурасымен  көзделген нарядқа тігіледі.

Автоматты түрде қалыптастырылып жай хат-хабарлармен жіберілген тізбе осындай тәртіппен басылады (1 дана), ол бекітілген істер номенклатурасы бойынша сақтау үшін тиісті нарядқа орналастырылады (4-Регламенттің 2.3.1-тармағы).

96. Сот орналасқан  елді мекеннен тысқары жерлерге  сот істері тапсырысты бандерольдермен, ал талап арыздардың материалдары  мен атқару құжаттары – тапсырысты  хаттармен жіберіледі.