Анализ условий труда офис - менеджера страховой компании « ООО Дженерали ППФ. Страхование жизни» и пути их совершенствования»

В состав рабочего места офис - менеджера должны входить три зоны: основная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания посетителей. Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12 - 16 кв.м. По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной.

В офисе компании приём посетителей построен немного  по – другому  в соответствии со страховым бизнесом. Клиенты, приходящие в офис, отправляются к тому финансовому  консультанту, который его пригласил. Соответственно его приглашают пройти на место проведения беседы, которое  приготовлено в каждой группе менеджера либо на нейтральной территории в офисе. Для посетителей здесь оборудованы специальные места для беседы. Это стол, два  комфортных стула и уединённое место, где можно сосредоточиться на беседе. Уютная обстановка в офисе, красивый дизайн настраивают клиентов на непринуждённую беседу с чашечкой чая или кофе.

В основном  данные условия труда на рабочем месте отвечают гигиеническим требованиям и относятся к 1 или 2 классу и фактические значения уровней вредных факторов находятся в пределах оптимальных или допустимых величин соответственно. Имеются небольшие отклонения, которые мы рассмотрим ниже.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3.  Разработка рекомендаций по совершенствованию условий труда офис - менеджера    компании

Производительный труд в компании может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата.

Анализируя  условия труда в данной компании, мы выяснили, что здесь директором агентства  по-новому рассматривается проблема организации трудовой деятельности с учетом возможностей самоуправления, адаптации предприятия и его трудового коллектива к работе в новых условиях. В этой связи придается особое значение созданию комфортного обеспечения на рабочем месте и обеспечение условий труда, в соответствии с нормами и требованиями ГОСТа.

Основным отличием умственной и физической работы является следующее: прекратив физическую работу, человек сразу выключается из трудового процесса, а при умственной работе мыслительная деятельность продолжается в заданном направлении ещё длительное время. Даже после окончания работы «умственная рабочая доминанта» полностью не угасает, тем самым вызывая более длительное утомление и истощение центральной нервной системы, чем физический труд. Весьма образно и метко выразился по этому поводу А. И. Герцен: «Мысль нельзя сложить, как руки».

В основе исследования психофизиологических  факторов, определяющих возможности организма, лежит понятие работоспособности человека. С физической точки зрения, это означает, что человеческий организм должен выдерживать определенные нагрузки - физическую, нервно-психическую и эмоциональную, повышать и сохранять на определенном уровне интенсивность физиологических процессов в двигательном аппарате, нервной системе.

При проектировании рабочего места следует учитывать, что фиксированная рабочая поза физиологически не оправдана.  При проектировании рабочих мест необходимо стремиться к тому, чтобы рабочая поза была как можно ближе к естественной позе человека. Большую часть рабочего времени офис – менеджер работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для работы за компьютером, во время чтения.

Рабочее место  офис - менеджера - это прежде всего удобный и достаточно просторный  рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за  которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями.

Для этих целей  лучше всего подойдет стол, который  непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями. В нашем случае есть обычный рабочий стол прямоугольной формы, на котором с трудом размещаются все канцелярские принадлежности и компьютер.

  Следует  сказать об уровне превышения шума в офисе, так как перегородки не могут быть изолятором шума. Поэтому при большом количестве работников в офисе трудно сосредоточиться на обработке документов, так как показатель шума превышает нормы. Следует учесть эти исследования и решить проблему более шумоизоляционных перегородок, так как работа офис - менеджера требует мобилизации внимания, памяти,  ответственности.

   Правильная освещенность помещений — фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. На рабочих местах агентов не везде присутствует правильное освещение рабочих мест, на что следует обратить внимание.

   Вентиляция также имеет значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния и уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным вариантом является оборудование каждого помещения кондиционером или принудительной вентиляцией. При их отсутствии необходимо проветривать помещение каждые 2 ч.

    Все  мы знаем, что некомфортно  работать в жарком помещении и летом, и зимой, так как повышается утомляемость, снижается производительность труда, увеличивается вероятность простудных заболеваний. Кроме того, происходит перегрев организма, что ведет к увеличению заболеваемости сотрудников. Оптимальная температура помещения от 18 до 22°С. В зависимости от привычек сотрудников и времени года она может подбираться в указанном выше диапазоне. Отопительная система должна распространять тепло равномерно по помещению офиса, а в холодное время года дополнительное тепло может быть получено за счет кондиционера. Это ещё один и факторов, который должен учитываться в компании.

Оценка эффективности работы ведущего специалиста по сопровождению продаж производится ежемесячно. В должностной инструкции офис – менеджера эффективность работы оценивается по следующим направлениям:

соблюдение Работодателем законодательных норм РФ:

осуществление должностных функций и обязанностей; ,

претензии со стороны контрагентов;

претензии со стороны структурных подразделений Работодателя:

качество документарной работы   правильность, своевременность, адресность и пр.; этика служебных отношений.

В состав рабочего места офис - менеджера обязательно должны  входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у офис - менеджера хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов. Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше пространства для работы.

В состав рабочего места офис - менеджера должны входить три зоны: основная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания посетителей. Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12 - 16 кв.м. По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла.

Оценка эффективности работы Ведущего специалиста по сопровождению продаж  производится непосредственно начальником Координационного отдела Работодателя.

 Следует  выделить следующие факторы,  на которые следует обратить  внимание для более эффективной  работы, а также совершенствования условий труда и рабочего места  офис – менеджера:

1.   Обратить  внимание на правильную освещенность рабочего места офис – менеджера компании.

2. Рабочее место менеджера отделить   шумоизоляционными  перегородками, так как уровень шума превышает нормы.

3. Рекомендовать оборудовать помещение кондиционером или принудительным проветриванием.

4. Рекомендовать для работы офис – менеджера стол другой конструкции, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся документов.

          5. Для более эффективной работы рекомендовать офис – менеджеру располагать орг. оборудование и предметы канцелярии на рабочем столе более рационально в соответствии с требованиями.

          6. Увеличить площадь рабочего  места офис – менеджера, которая  должна составлять 4-8(кв.м), что позволяет  более комфортно и сосредоточенно  работать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4.Вывод  по второй главе

 Таким образом,  подводя итоги второй главы, мы выяснили, что характеристики трудового процесса определяются применяемым оборудованием, предметами труда, технологией, системой обслуживания рабочих мест. Производственная среда  характеризуется прежде всего санитарно - гигиеническими условиями труда(температура, шум, освещённость, и т.д). Таким образом, условия труда могут рассматриваться в технических, организационных, психофизиологических, социальных, правовых и других аспектах.

  Основным  элементом системы управления  персоналом является также и рабочее место. Мы рассматриваем определение этого понятия в организационно- техническом и эргономическом аспектах. Это часть производственного пространства, оснащённая средствами труда для выполнения обособленной части производственного процесса одним или группой сотрудников.[13., с.137-150.]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                   

 

 

 

 

 

 

                                                    Заключение

    Данная выпускная квалификационная работа представляла собой анализ условий труда и рабочего места специалиста по продажам   компании Дженерали ППФ.  Рассматривалось теоретическое обоснование данной   проблемы исследования и её видение   в регламентации эффективности  условий труда.

  Работа  имела своей целью определение основных требований, предъявляемых к рабочему месту и условиям труда и  совершенствованию условий труда  офис – менеджера компании Дженерали ППФ.

  С этой  целью в данной  работе ставились следующие задачи:

1. Изучение источников  и литературы по проблеме исследования.

2.Анализ и  изучение нормативно - правовой базы по теме исследования.

3.Изучение квалификационных требований к условиям труда и рабочему месту офис – менеджера.

4. Осуществить анализ организации рабочего места и условий труда офис - менеджера компании Дженерали ППФ.

5. Разработка рекомендаций  по  созданию эффективных условий труда  офис – менеджера  компании Дженерали ППФ.

          Рассматривая нормативно - правовую базу исследуемой темы выяснилось,   что   законодательная база должна постоянно пересматриваться, так как изменяются  требования к рынку труда и поэтому в этом направлении идёт разработка, издание и сопровождение нормативных документов в области профессиональной безопасности и охраны здоровья работников. Принимаются нормативно - правовые акты, в первую очередь, нового порядка аккредитации аттестующих, обучающих и оказывающих услуги по охране условий труда в организациях. Соответственно эти нормативные документы повышают ответственность работодателей за состояние условий и охраны  труда.

Масштабные  социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих её элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий - все эти факторы предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в структуре управления сейчас становится офис-менеджер.

Офис-менеджер - это сотрудник, управляющий офисом - его информационными, техническими, материальными и человеческими  ресурсами. Следовательно, он является самым настоящим управленцем.

Можно без преувеличения  сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко  выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

На сегодняшний  день офис-менеджер входит в число  остродефицитных профессий. Отечественное  трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило  юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер». В Квалификационном справочнике должностей служащих строка «офис-менеджер», увы, отсутствует. Однако этот документ содержит необходимые сведения о «смежных», родственных офис - менеджеру профессиях, в том числе о «просто» менеджере и об администраторе.