Анализ условий труда офис - менеджера страховой компании « ООО Дженерали ППФ. Страхование жизни» и пути их совершенствования»

   В данном учреждении, которое занимает компания «Дженерали ППФ»,   служебным помещением является  большой зал для работы нескольких десятков человек. В данном случае мы видим целесообразное размещение служебных помещений, мебели и различного оборудования, способствующее устранению потерь времени, связанного с лишним перемещением, и обеспечивающее экономное использование площади помещений. Для выделения отдельной  группе  рабочих мест  здесь успешно применяются разделительные перегородки. В частности, используются шкафные перегородки и  перегородки из рабочих столов, которые позволяют хранить там служебные  документы, канцелярские принадлежности, оргтехнику.

    Рассмотрим  организацию рабочего места и  условий труда  офис - менеджера   в данном  учреждении. Офис располагается  на 8 этаже здания и занимает  ½  площади данного этажа.  Офисное помещение имеет прямоугольную форму и разделено с помощью удобных перегородок  на 3 служебных помещения для отдельных групп финансовых консультантов под руководством менеджеров.  Здесь применяется наиболее удобная форма помещения – прямоугольная. По стандартам форма комнат с соотношением сторон 1:1,1:1,5 и предельно 1:2. Минимальная высота комнат 3,25 м, а минимальная ширина 2,5 — 3 м. При одностороннем естественном освещении наибольшая ширина  помещений должна быть 6—7 м. В данном случае наше помещение соответствует нормам. Здесь каждое  отдельное служебное помещение имеет прямоугольную форму, где ширина - 3,70м, длинна - 6,90м. Офис – менеджер имеет отдельное рабочее место, которое находится слева от входа в офис и располагается за отдельной перегородкой. Размер рабочего места составляет 2: 3,6 м. По периметру рабочего места располагаются стол, шкаф для документации, сейф и  компьютер. Позади рабочего места располагается окно.

      Температура воздуха у поверхности  пола и на уровне головы  не должна отличаться более,  чем на 5 градусов. Здесь же в помещении часто  бывает повышенная температура воздуха, что делает воздух в помещении очень душным. Это сказывается на работоспособности работников. В помещении душно и тяжело сосредоточиться на работе.

        Максимальный уровень  непостоянного шума на рабочем  месте   не  превышает  110 дБ (А), а импульсного шума 125 дБ (А). Рабочее место для выполнения работ в положении сидя организуется в соответствии с ГОСТ 12.2.032-78.   Как бы странно это не звучало, но сидеть на стуле вредно для организма. На табуретке или обычном стуле без вреда для здоровья можно провести не более 15 минут в день. Поэтому важным элементом рабочего места является кресло. Оно выполняется в соответствии с ГОСТ 21.889-76. При проектировании кресла исходят из того, что при любом рабочем положении работника его поза должна быть физиологически правильно обоснованной, т.е. положение частей тела должно быть оптимальным. Для удовлетворения требований физиологии, вытекающих из анализа положения тела человека, в положении сидя, конструкция рабочего сидения должна удовлетворять следующим основным требованиям:

    - допускать  возможность изменения положения  тела, т.е. обеспечивать свободное  перемещение корпуса и конечностей  тела друг относительно друга; 

    - допускать  регулирование высоты в зависимости от роста работающего человека ( в пределах от 400 до 550 мм );

    - иметь  слегка вогнутую поверхность, 

    - иметь  небольшой наклон назад. 

    Сиденье должно быть снабжено подлокотниками и подголовником, снимающими нагрузку с мышц плечевого пояса, здесь это отсутствует.

    Для  полноценной работы офисный сотрудник  пользуется навесными полками  тумбочками, которые  организуют его рабочее место по принципу "все под рукой", когда необходимые для ежедневной работы полки, тумбы, шкафы находятся на расстоянии вытянутой руки.

    Конструкция  рабочего места должна обеспечивать  выполнение трудовых операций  в зонах  моторного поля  в зависимости  от требуемой  точности и частоты  действия:

выполнение  трудовых операций «очень часто» (2 и более операций в минуту) и часто (менее 1 операции в минуту) должно производиться в пределах зоны легкой досягаемости и оптимальной зоны моторного поля;

выполнение  редких трудовых операций допускается  в пределах зоны досягаемости моторного  поля.

Большие помещения имеют следующие преимущества:  лучше используется полезная площадь, по сравнению с размещением того же количества работающих группами по 2-3 человека;  дешевле обходится оборудование вентиляции и освещения; улучшается деловое общение друг с другом и создаются большие удобства при общей работе;  при необходимости удобнее менять планировку рабочих мест. [5.]

   Здесь  учитывался наиболее важный  фактор  при планировке служебных помещений  - это  функциональная значимость  структурных подразделений, содержание и технология выполнения работ, а также взаимосвязи в процессе трудовой деятельности.

Руководство компании при проектировании планировки служебных помещений и рабочих мест  придерживалось следующих положений:

  - структурные подразделения со смежным характером работ, а также рабочие места агентов и менеджеров, имеющих между собой наиболее частые деловые контакты, располагаются  близко друг к другу;

  - зона офис- менеджера, который в силу специфики выполняемых работ связан с приемом сторонних посетителей,  располагается  вблизи входа;

- при размещении  групп менеджеров  учитывается  возможность их расширения, установки дополнительного оборудования, а также организации новых групп;

- оборудование в служебных помещениях, например шкафы, картотеки, оргтехника  и т.п.,  размещены в местах, где есть возможность свободного подхода к ним;

- выделены специальные  рабочие  места  для  приёма клиентов, которые размещены недалеко от входа в служебное  помещение;

-  рабочие  столы  размещены  таким образом, что естественный свет из окон падает в основном слева или спереди;

- для устранения неблагоприятного воздействия на работников теплового излучения от приборов отопления,  рабочие места возле них не располагаются.   Батареи  отопления закрыты специальными щитами.

 На своём  рабочем месте офис-менеджер  должен иметь возможность свободного подхода к своему рабочему месту или к оборудованию коллективного пользования. Для обеспечения такого положения при размещении рабочего места и оборудования   учтены основные размеры проходов и другие расстояния в служебных помещениях. Ширина прохода для одного человека  60 см, мы имеем ширину 67 см.

 Ширина прохода  между отдельно стоящими в ряд столами с проходом между ними  90 см, мы имеем ширину 2 м.

     Ширина  между отопительными приборами и рабочим столом должна быть  55 см, а между стеной и столом 65 см. В нашем случае рабочее место находится на расстоянии 70 см от отопительных приборов.

Рациональная  планировка рабочего места служащего  предполагает размещение средств и предметов труда в пределах зон деятельности.  

Для обеспечения  нормальной рабочей позы "сидя" необходимо применять стулья (или  кресла), спинки и подлокотники которых  регулируются по высоте, углу наклона и расстоянию между ними. На данном рабочем месте используется кресло с  регулятором  по высоте и углу наклона, тем не менее мы можем говорить об удобной и свободной рабочей позе менеджера.

Проектируя  планировку рабочего места офис - менеджера, способствующую экономии времени на поиск тех или иных средств и предметов труда, руководство должно учитывать следующие требования:

- на поверхности рабочего стола и внутри его не должно быть ничего лишнего;

- средства труда, канцелярские принадлежности, нужные документация и материалы должны иметь строго определенное место, при этом наиболее часто используемые из них должны располагаться в пределах нормальной зоны досягаемости, либо храниться у менеджера;

 - для удобства пользования  телефоны на рабочих столах находятся в свободном доступе у агентов, что дает возможность оперативно выполнять свою работу.

    Важным  моментом является также рациональное  размещение на рабочем месте  документации, канцелярских принадлежностей,  что  должно обеспечить работнику удобную рабочую позу, наиболее экономичные движения и минимальные траектории перемещения работающего и предмета труда на данном рабочем месте. Взаимное  расположение и компоновка рабочих мест должны обеспечивать безопасный доступ на рабочее место и возможность быстрой эвакуации в случае опасности. На рабочем мест не должно быть ничего лишнего. Всё необходимое для работы должно находиться в непосредственной близости от работающего, размещение оснастки должно исключать неудобные позы работника;

Здесь у работника те предметы, которыми он пользуются чаще, располагаются ближе тех предметов, которыми пользуются редко - это положение менеджер использует в своей работе. Предметы,  которые берутся левой рукой, должны находиться слева, а те предметы, что берутся правой рукой, — справа. На это правило здесь специалист не обращает внимания. Рабочее место  загромождено канцелярией и другими ненужными предметами.

  Любая задача обоснования норм труда или определяющих их вариантов технологического и трудового процессов заключается в том, чтобы найти норму труда и вариант его организации, при которых соблюдаются ограничения по необходимому производственному результату, допустимым условиям труда,  допустимым режимам технологического процесса.

  В данной организации Дженерали ППФ существуют гибкие графики рабочего времени - нестандартный режим работы, который предполагает выбор работниками времени прихода на работу и ухода с нее в соответствии с режимом и условиями работы транспорта и других необходимых факторов. 

    При  организации рабочего места и  условий труда  необходимо учитывать нормируемые показатели естественного, искусственного и совмещенного освещения основных помещений общественного здания. Требования к рациональному освещению сводится к следующему: правильный выбор источника света и системы освещения, создание необходимого уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения.

 При совмещенном освещении общественных зданий нормируемые значения КЕО должны составлять от нормируемых значений КЕО при естественном освещении: не менее 60 % для служебных помещений.

В данном исследуемом помещении искусственный и естественный свет имеет одно направление, как и следует, быть  норме.  В качестве искусственного источника света общего назначения  применяются люминесцентные лампы, то соответственно систему местного освещения организовали  из ламп накаливания и ламп белого света. Лампы белого света излучают мягкий белый свет, несущий теплоту и успокоение, способствующий повышению зрительного восприятия. Все типы светильников снабжены рассеивателями и экранизирующими решетками; для совместного освещения допускается не просвечивающий отражатель с углом не менее 40 градусов.  Когда недостаточное естественное освещение дополняется местным или   светильниками  общего и местного назначения.  Показатели искусственного  освещения страховых учреждений соответствуют при общем освещении  - 300 лк, показатель дискомфорта должен быть  не более - 40 лк.  Коэффициент пульсации освещенности  - не более   15 %. Рабочая поверхность и плоскость нормирования КЕО и освещенности (Г - горизонтальная, В - вертикальная) и высота плоскости над полом в  помещении  для обслуживания физических лиц  должна соответствовать параметрам: Г - 0,8м. Искусственное освещение данного офиса при совмещенном освещении его помещений  соответствует   настоящим нормам данных правил. При этом  предусматривается раздельное включение общего искусственного освещения и дополнительного искусственного освещения, используемого в течение дня.

   Оценка микроклимата проводится на основе измерений его параметров (температура, влажность воздуха, скорость его движения, тепловое излучение) на всех местах пребывания работника в течение смены и сопоставления с нормативами согласно СанПиН 2.2.4.548-96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений». Если измеренные параметры соответствуют требованиям СанПиН, то условия труда по показателям микроклимата характеризуются как оптимальные (1 класс) или допустимые (2 класс). В случае несоответствия - условия труда относят к вредным и устанавливают степень вредности, которая характеризует уровень перегревания или охлаждения организма человека. В данном помещении бывает перегревание температуры воздуха, что часто устраняется проветриванием помещения.

  Соответственно  классам условий труда по показателям напряженности трудового процесса офис - менеджер  страховой компании относится к оптимальному классу лёгкой степени напряжённости  труда. В содержание работы  по интеллектуальным нагрузкам входит  решение простых задач по инструкции. Восприятие информации не требует  коррекции её действий и операций. В функциональные обязанности офис - менеджера страховой компании входит:

- регистрация  входящей и исходящей документации;

- контроль  исходящих документов;

- работа по  составлению документов( распоряжения,  приказы);

- составление  проекта документов 

- работа с  журналом регистрации по личному  составу, по основной деятельности;

- работа с  журналом регистрации  распоряжений  по кадрам;

 Что касается эмоциональных нагрузок здесь можно выделить степень ответственности за результат собственной деятельности и значимость ошибки. Офис – менеджер  несёт ответственность за заполнение бланков строгой отчётности и контролирует правильность заполнения заявлений на страхование у всех групп менеджеров.

Таким образом, одна из основных задач службы управления персоналом – создание благоприятных условий для рациональной организации трудовой деятельности,   при которой  сотрудники трудятся с удовольствием и заинтересованы в высокой эффективности своего труда и всего производственного процесса.

В состав рабочего места офис - менеджера   входят шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у офис - менеджера хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов. Такое место и сейф для хранения существует в данном случае. Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше пространства для работы. Здесь все эти принадлежности находятся на рабочем столе, что составляет определённую трудность в работе, так как это загромождает рабочее место и мешает  эффективности в работе.