Анализ условий труда офис - менеджера страховой компании « ООО Дженерали ППФ. Страхование жизни» и пути их совершенствования»

- организация корпоративных мероприятий: календарь, бюджет, смета, приобретение сувенирной продукции.

3. Организация работы  служебного транспорта:

- мониторинг компаний по вопросам приобретения, лизинга, страхования;

- планирование поездок, выдача путевых листов, контроль расхода топлива.

4. Обеспечение  функционирования производственных площадей:

- соблюдение санитарных норм, норм охраны труда, правил техники безопасности и пожарной безопасности;

- контроль систем кондиционирования и вентиляции;

- ремонтные работы: выбор компаний, контроль их работы.

 Круг обязанностей  офис - менеджера может быть и шире, в зависимости от величины компании, наличия отдельных подразделений, занимающихся вопросами обеспечения жизнедеятельности компании и ее отдельных структур. В организационной структуре крупной компании могут быть такие отделы, как административно-хозяйственный (АХО), отдел логистики, служба главного инженера, которые максимально активно ведут работу по направлениям 3 и 4. Мы более подробно осветим деятельность офис-менеджера по первым двум направлениям.

 Рынок товаров  и услуг для офиса сегодня  достаточно широк. Мы можем  выбрать ту компанию, которая  предоставит максимум услуг на  выгодных для нас условиях, таких,  как: накопительные скидки, бонусы (например, за рекомендацию других  клиентов), доставка небольшой партии товара с курьером в течение дня, скидки от объема товара и т. д.

 При формировании  объема закупок для нужд компании  необходимо учитывать предоставление  компанией-поставщиком необходимых  документов, приемлемые варианты  оплаты и т. п.

 Все компании-поставщики  делятся на 2 группы: компании комплексного  обслуживания и раздельного предоставления  услуг. 

 Компании  комплексного обслуживания обеспечивают  своих клиентов канцелярскими  товарами, деловыми сувенирами, товарами  для офиса, мебелью, хозяйственным инвентарем, оргтехникой, частично продуктами питания. Обычно это сетевые компании, с центральным офисом в Москве и отделениями в крупных городах России.

 Компании  раздельного предоставления услуг  специализируются на конкретных  направлениях.

 Организационная  работа по формированию необходимого  ассортимента весьма разнообразна.

 Самый распространенный  и объемный участок работы  офис-менеджера - это обеспечение канцелярскими товарами. В перечень канцелярии входит множество мелочей, без которых не сможет нормально работать ни одна фирма. Бумага, ручки, органайзеры, лотки для документов, папки, калькуляторы, и т. д. – весь ассортимент перечислить невозможно, но можно показать вариант закупки канцелярских товаров на примере обеспечения одного стандартного рабочего места.

 Выделенное  рабочее место (рабочий стол  и стул/кресло) должно быть оборудовано: 

-органайзером (набор: ручки, карандаши, ножницы, линейка, скрепки, точилка, стиплер и скобы к нему, блок бумаги для записей в боксе);

- 2–3 горизонтальными лотками для бумаг;

- 3 папками-регистраторами (400 и 700 мм);

- 3–5 папками-скоросшивателями (как с прозрачным листом, так  и другими);

- файлами с  перфорацией (карманы);

- калькулятором; 

- необходимым  ассортиментом в соответствии с корпоративным стилем компании (планингом, календарем и т. п.);

- телефонным  аппаратом (внутренняя связь и  выход на город);

- ПК в комплекте  (если работа связана с использованием  компьютера);

- стеллажами  и полками для документов, если  они относятся к выделенному рабочему месту. [22; 221-223]

 Этот список  может быть меньше или больше, в зависимости от выполняемой  сотрудником работы.  Объем и  частота заказов канцелярских  товаров зависят от бюджета  вашей компании, ее величины, заказываемого  ассортимента и других параметров. Например, можно делать заказ 1 раз в месяц на всю компанию. Предварительно собирать заявки от подразделений, сводить их в общий список, далее при поставке – распределять по отделам в зависимости от заказа. Крупные компании иногда осуществляют заказы по подразделениям

 Продукты  питания, вода. Этот спектр услуг,  как правило, обеспечивается специализированными  компаниями. Часто бывает, что поставка  питьевой воды, чая, кофе, сливок, сахара, одноразовой посуды осуществляется  одной фирмой. Бутилированная вода предоставляется компаниями в 5- и 19-литровых канистрах и бутылках по 0,5 и 0,33 л. Компания обычно предоставляет услуги не только по доставке воды, но и по обеспечению оборудования для ее подачи (кулеры и диспенсеры), а также проводит его установку и техническое обслуживание.

Оргтехника, связь, расходные и комплектующие. С этим сегментом деятельности должны быть связаны в первую очередь IT-службы, но в небольших фирмах эту работу также выполняет офис-менеджер или секретарь. Закупать основные средства, такие, как принтер, ксерокс, сканер, факс (нередко это комбинированный аппарат – многофункциональное устройство), а также презентационное оборудования (проектор, ноутбук) необходимо исходя из активности деятельности фирмы и ближайших перспектив ее расширения. Чаще всего компании, производящие установку техники и аппаратуры, обеспечивают и ее сервисное обслуживание: поставку картриджей, текущий ремонт и технический осмотр. Компания также может порекомендовать наиболее подходящий сорт и марку бумаги.

 Также в  ведении офис-менеджера находится  офисная связь (мини-АТС), мобильная  связь. Необходимо иметь все  координаты обслуживающей компании, договор на корпоративное обслуживание  по мобильной связи. Менеджер  поможет выбрать оптимальный  тариф, исходя из численности сотрудников, региона, роуминга и других условий. Интернет-ресурсы должны быть также в ведении IT-служб. В обязанности офис-менеджера может входить подбор компаний, осуществляющих услуги по установке Интернета. Выбор всегда делает руководитель. Но если эта функция поручена офис - менеджеру, ему необходимо учесть такие параметры, как объем и скорость передаваемых данных, качество связи в регионе, ценовую политику компании – поставщика услуг, возможность предоставления дополнительных услуг. [28.,с.135-139.]

Следующим не менее  важным условием совершенствования деятельности  офис-менеджера     является организация рабочего места.

Рабочее место должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять офис - менеджер – это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте.

Как на столешнице рабочего места, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Принадлежности для макияжа лучше хранить в косметической сумочке или же выделить постоянное место в ящике стола. Офис - менеджер должен осуществлять постоянный контроль сохранности мебели, технических средств, их санитарного состояния. Соблюдение всех перечисленных требований повысит эффективность работы, как руководителя, так и  офис - менеджера.

Некоторые офис - менеджеры    считают, что освещение и поддержание порядка не их задача. На работе за внешний вид приемной отвечает офис-менеджер.

Само название помещения – приемная - говорит  о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. Задача – сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно.

Допускается размещение на стенах информационных стендов или  таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи  должны быть выполнены грамотно.

Следующим важным условием совершенствования деятельности офис - менеджера сегодня является создание автоматизированного рабочего места (АРМ). Автоматизированное рабочее место можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно - технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления. С помощью АРМ менеджер сможет обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, выполнять расчеты и т.д.

В основу конструирования  АРМ могут быть положены следующие  основные принципы:

1.  Максимальная  ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.

2.  Формализация  профессиональных знаний, то есть  возможность предоставления с  помощью АРМ самостоятельно автоматизировать  новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.

3.  Проблемная  ориентация АРМ на решение  определенного класса задач, объединенных  общей технологией обработки  информации, единством режимов работы  и эксплуатации.

4.  Модульность  построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.

5.  Эргономичность, то есть создание для пользователя  комфортных условий труда и  дружественного интерфейса общения с системой. [44;51-53]

Так как потоки документов огромны, необходимо создание автоматизированной системы (АС) делопроизводства. АРМ офис - менеджера - это составная часть делопроизводства общества и поэтому для ее полного функционирования необходимо создание ЛВС, которая позволила бы автоматизировать все подразделения обследуемой организации.

При создании необходимо опираться на основные принципы: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Автоматизация системы секретариата позволит сократить время обработки документов, организовать оперативный поиск, хранение документов и избежать ошибок в процессе движения документов.

Условия труда  и принципы Гигиенической классификации  делятся на четыре класса.

Оптимальные условия  труда (1-й класс) – условия, при которых сохраняется не только здоровье работников, но и создаются предпосылки для поддержания высокого уровня трудоспособности. Оптимальные гигиенические нормы производственных факторов установлены для микроклимата и факторов трудового процесса. Для других факторов за оптимальные условно принимаются такие условия труда, при которых неблагоприятные факторы производственной среды не превышают уровней, принятых за безопасные для населения.

Допустимые  условия труда (2-й класс) – характеризуются уровнями вредных производственных факторов производственной среды и трудового процесса, которые не превышают установленных гигиеническим нормативом.  Возможные изменения функционального состояния организма восстанавливаются за время регламентированного отдыха или до начала следующей смены и не оказывают неблагоприятного воздействия на здоровье работников и здоровье будущих поколений в ближайшем и отдаленном времени

Вредные условия  труда (3-й класс) – характеризуются  уровнями вредных производственных факторов, которые превышают гигиенические нормы и могут неблагоприятно влиять на организм работника и/или на здоровье будущих поколений. Вредные условия труда по степени превышения гигиенических норм и проявления возможных изменений в организме работников делятся на четыре степени.

 Первая степень  – условия труда характеризуются  уровнями вредных факторов производственной  среды и трудового процесса, которые,  как правило, предопределяют функциональные  изменения, выходящие за пределы  физиологических колебаний (последние восстанавливаются при более длительном, чем начало следующей смены, перерыве контакта с вредными факторами) и увеличивают риск ухудшения здоровья.

 Вторая степень  – условия труда характеризуются  уровнями вредных факторов производственной  среды и трудового процесса, которые способны приводить к стойким функциональным нарушениям, в большинстве случаев к росту производственно-обусловленных заболеваний, появлению отдельных признаков или легких форм профессиональной патологии (как правило, без потери профессиональной трудоспособности), возникающей после продолжительной экспозиции (10 и более лет).

 Третья степень  – условия труда характеризуются  уровнями вредных факторов производственной  среды и трудового процесса, которые,  кроме роста производственно-обусловленных заболеваний, приводят к развитию профессиональных заболеваний, как правило легкой и средней степеней тяжести (с утратой профессиональной трудоспособности в период трудовой деятельности).

 Четвертая  степень – условия труда характеризуются  уровнями вредных факторов производственной среды и трудового процесса, которые способны приводить к значительному росту хронической патологии и уровню заболеваемости с временной утратой трудоспособности, а также тяжелым формам профессиональных заболеваний (с утратой общей трудоспособности).

Опасные (экстремальные) условия труда (4-й класс) – условия  труда характеризуются уровнями вредных факторов производственной среды и трудового процесса, воздействие  которых в течение рабочей  смены (или ее части) создает угрозу для жизни, высокий риск возникновения тяжелых форм профессиональных поражений.

Неблагоприятные последствия воздействия условий  труда на человека

Для работника  неблагоприятными последствиями в  результате воздействия условий  труда являются усталость, заболевание (болезнь), травма, смерть.