Управленческий учет как элемент системы бухгалтерского учета

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Штатное расписание утверждено не на бланке предприятия. На период 
с 01.03.04 г. по 31.12.04 г. на предприятии согласно приказам и структуре 
вводились новые должностные единицы коммерческого директора, 
финансового директора и директора юридической службы, в то время как 
штатное расписание не обновлялось. В штатном расписании на 
администрацию предприятия в итоге указано: «Всего по цеху». При разбивке на специальности произведен неверный подсчет количества работников.

На  штатном  расписании  отсутствует  виза  главного   бухгалтера.   В наличии  приказ №   1-4-17  от 05.08.04  г.  «Об исключении из  штатного расписания 2 единицы», однако штатное расписание не изменялось.

Рекомендации

- штатное расписание утвердить на бланке предприятия и ставить визу бухгалтера.

внести в штатное  расписание согласно структуре и  приказам о приеме единицы коммерческого директора, финансового директора и директора юридической службы.

• исправить в штатном расписании администрации в итоге: «Всего по цеху» на «Всего по администрации».
• откорректировать разбивку специальностей в соответствии с верным  количеством работников.

-согласно  приказу № 1-4-17 от 05.08.04 г. об  исключении из штатного расписания 2 единиц рекомендуем переиздать  штатное расписание.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ  СОСТАВУ

Журнал регистрации  для приказов по личному составу  отсутствует. Отдельная папка для приказов по личному составу отсутствует, все приказы находятся с производственными приказами.

На приказах нумерация  ведется не последовательно. Например.

• приказ «О приеме на работу» от 03.03.04 г. № 2-2-895.
• приказ «О прекращении трудового договора» от 30.12.04 г. № 228.
• приказ «О прекращении трудового договора» от 30.07.04 г. № 2-2-44 
  Имеются приказы по личному составу без ознакомления с сотрудником.

ПРИКАЗЫ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Журнал   по   производственным   приказам   отсутствует.   Нумерация ведется непоследовательно. Рекомендации

1) Рекомендуем вести отдельные журналы регистрации приказов.

-по личному  составу

-производственные

2. Вести отдельные папки по приказам по личному составу. С 1 января нового года присваивать новый порядковый номер приказам по личному составу.
3. Вести отдельные папки по производственным приказам. С 1 января нового   года   присваивать   новый   порядковый   номер   производственным приказам. После издания приказа ознакомить сотрудника, о чем должна свидетельствовать подпись сотрудника.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

• Положение или должностная инструкция на директора отсутствует. Также должностные  инструкции  отсутствуют на заместителя директора, главного бухгалтера, сотрудников бухгалтерии, экономиста, заведующую канцелярии, секретаря-машинистку.
• На всех должностных инструкциях рабочего персонала нет подписи ознакомления работников с инструкцией.

Рекомендации

Разработать положение на директора или должностную инструкцию на директора, недостающие должностные инструкции.

Ознакомить сотрудников с инструкциями с подтверждением об этом самих сотрудников, в должностных инструкциях

ЛИЧНЫЕ ДЕЛА

Личные дела сотрудников на предприятии не формируются. Некоторые копии РНН,СИК, копия удостоверения личности на весь персонал ведется в одной папке.

Часть пенсионных договоров  и документов об образовании хранится в отдельных папках. Заявление на прием, увольнения или какие-либо перемещения без копии приказа ведутся в отдельной папке.

Договора  о материальной ответственности  согласно перечню предоставлены только на водителей, прочие отсутствуют.

Рекомендации

Для полного  объема сведений о работнике рекомендуем  формирование личных дел. В соответствии с Законом РК «О труде в РК» в личном деле работника необходимо как минимум наличие следующих документов:

-удостоверение  личности;

-РНН;

-СИК;

-пенсионный  договор;

-документ  об образовании или профессиональной  подготовке и иные документы, предусмотренные законодательством. Рекомендуем также собрать в личном деле: личный листок, ИТД, заявление и приказ на прием работника, рекомендации и другие документы. В личное дело уволенных работников подшивать заявление и приказ на увольнение.

КОЛЛЕКТИВНЫЙ  ДОГОВОР

Мы обращаем ваше внимание на следующее:

1)Согласно  п.6.3 Коллективного договора товарищества: «Работодатель в праве сокращать продолжительность ежегодного основного отпуска лицам, совершившим прогулы, согласно действующему законодательству».

2)Согласно  ст. 94, п.2 Закона «О труде в РК»  применение мер дисциплинарного взыскания, не предусмотренных этой же статьей и действующим законодательством, не допускаются. Таким образом, п.6.3 противоречит трудовому законодательству РК.

 3)П.10.2 не соответствует ст. 74 Закона РК «О труде в РК» п.4, который предусматривает оплату труда за каждый день работы в ночное время не ниже полуторного размера, а не 50% часовой тарифной ставки, как указано в Коллективном договоре.

4)В разделе 10 «Оплата  труда» коллективного договора  не отражена оплата труда за сверхурочное время, выходные и праздничные дни. Ссылка на оплату за сверхурочное время находится только в разделе 5 «Рабочее время и время отдыха...».

ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЗАПАСЫ

В ходе проведения наших процедур мы обратили внимание, что:

1. по приобретенному гаражу нет документов из БТИ, таких как оценочный    акт,    акт    на    право    землепользования,    регистрационное свидетельство.
2. при оформлении путевых листов по показаниям спидометра не заполняется, в следствии чего невозможно определить правильность расчета использованного ГСМ.

По результатам  выборочной инвентаризации мы выявили, что:

- по складу  АТС наблюдается ненадлежащее  ведение карточек складского учета, например, нет номеров карточек, даты поставки и выдачи, подписи кладовщика и получателя, отсутствуют журналы складского учета, нет хронологического порядка ведения документации.

Рекомендации

В связи с тем, что  полное соблюдение правил по ведению  складского учета может привести к различного рода злоупотреблениям, рекомендуем учесть выше указанные замечания и применять меры по их устранению.

НЕМАТЕРИАЛЬНЫЕ  АКТИВЫ

По лицензии № 12231 на строительно - монтажные работы сумма, потраченная при получении разрешения на дополнительные виды работ,

 товариществом  была капитализирована на отдельную  лицензию. По ходу аудита данная ошибка была откорректирована и сумма отнесена на соответствующую лицензию.

Лицензия  № 1341 на передачу и распределение  э/энергии, эксплуатацию электросетей, не была оприходована на основании затрат по ней.

По лицензии № 12231 некорректна  рассчитана амортизация за 2004 год в сумме 12.110 тенге, правильная сумма 6.267 тенге. В силу не существенности разницы мы не производили корректирующих проводок, однако обращаем внимание, что при проверке налоговыми службами с их стороны возможны претензии по данной амортизации.

Рекомендации

При отсутствии сумм, которые можно было бы капитализировать на нематериальные активы, рекомендуем данные активы оприходовать на за балансовые счета с целью «не потерять» данные активы.

ОСНОВНЫЕ  СРЕДСТВА

 В ходе  аудита мы выявили, что:

   1)  не   представлен   акт   оценки   по   движимому   и   недвижимому имуществу.

2) отсутствуют приказы на постановку на баланс основных средств при их приобретении.

   3) инвентарные карточки по основным средствам ведутся только в электроном виде.

   4) акт оценки имущества компании «Distribution Corp» составленный бюро   по   приватизации   и   инвестициям,   выдан   на   общую   сумму,   без детализации оценки отдельных активов, в том числе нет отдельных оценок по каждому зданию и строению. В следствии этого невозможно определить правильности постановки на баланс имущества, переданного в уставный капитал, кроме как акта приема-передачи имущества.

 Рекомендации

Согласно  СБУ 24 при составлении первичных  документов на машинных носителях информации субъект обязан изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций. Поэтому рекомендуем вести учет по инвентарным карточкам на бумажных носителях. Тем более на электронных копиях отсутствуют необходимые подписи и утверждения.

Также для  обоснования постановки основных средств на баланс компании издать приказы по приему ОС и их постановки на баланс товарищества.

АВАНСЫ ВЫДАННЫЕ ПОД ПОСТАВКУ ТМЗ

В ходе аудита мы выявили, что:

1) нет договора ТОО «Окжетпес» с ОАО «Петропавловский завод им. 
Кирова» на поставку запчастей для счетчиков;

2) проверены акты сверок взаиморасчетов. В большинстве случаев акты   сверок  делаются  тогда,   когда  по  устному  разговору  стороны   не приходят   к   единому   мнению.   Заполнение   актов   сверки   производится односторонне, то есть,  заполняется только  сторона ТОО «Окжетпес»,  а сторона    оппонента    лишь    подписывает   согласие.    Есть    вероятность пропущенных ошибок и отклонений;

3) проводка от 31.08.04г. по оплате за услуги сотовой связи Козлову без договора, на сумму 8000 тенге, от 26.09.04 г. на сумму 7500 тенге и от 10.10.04 г. на сумму 7500 тенге Д351.1 - К333.2 не верна, так как договора на аренду сотовой связи с Козловым в этот период нет;

4) проводки  по  операциям взаиморасчета не  совсем корректны,  а именно,    при    проведении   взаиморасчетов    необоснованно    применяется

проводка  Д301.2 -К351. так как использование  счета 301 «Счета к получению» не может привести к искажению дохода и не правильному начислению НДС.

Рекомендации

Мы рекомендуем. Соблюдать правило заполнения актов сверок., привести проводки в соответствие с инструкцией по применению генерального плана счетов и строго придерживаться ей в дальнейшей деятельности.

ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ Мы обращаем ваше внимание на следующие моменты:

1) отсутствуют         внутренние         нормативные         документы, регламентирующие сроки составления и представления авансовых отчетов в 
бухгалтерию. Представление авансовых отчетов в бухгалтерию производится 
в  течении  продолжительного  времени,  в  отдельных  случаях  около   1.5 
месяца.(см. личные карточки сотрудников);

2) авансовые   отчеты   подшиваются   в   папке   учета  задолженности 
подотчетных   лиц   не   в   хронологическом   порядке   и   без   соблюдения 
порядковых номеров.  Авансовые отчеты и первичные документы к ним 
подшиваются в алфавитном порядке, что существенно затрудняет их поиск и 
проверку правильности, последовательности отчетов по периодам;

3. по карточкам сотрудников авансовые отчеты проходят без указания 
   корреспондирующего счета;
4. во многих авансовых отчетах не указаны номера и даты расходных 
   кассовых ордеров по выданным суммам,  в следствии чего существенно 
   затруднена поверка их полноты;
5. в авансовых отчетах не указывается назначение аванса, из-за чего 
   невозможно проследить целевой расход п/отчетных сумм;

6)выдача сумм  в подотчет производится наличными  из кассы, со сч.451, а возврат неиспользованных подотчетных сумм производится в некоторых случаях путем удержания суммы задолженности из заработной платы подотчетного лица. Однако удержание подотчетной суммы задолженности с Кусаиновой Г.М. в размере 438.176 тенге за 31.12.04 г. по данным 1С зарплата не было произведено;

 

Ф.И.О п/отчетного	Номер авансового	Дата	Сумма по отчету	Замечания
Матавин.Д	отчета 164	30.06.04.	133000	нет подписи бухгалтера
Суйгенбаев.	1 519	26.05.04. 30.09.04.	800 92000	номера авансовых  счетов исправлены
		сот. 14-19	29.08.04	113000	выдано с 451-113023 тг(1С-Б),не списано с п/отч лица 14970 тг по с/ф № 285 от 05.08.04 г.
Федорова.Н	1	31.12.04.	40042	нет подписи руководителя
Козлов.А.	396	26.08.04	16697	возмещены суточные сверх нормы в сумме 7572 тг., нет подтверждающ. документов на сумму 8720 тенге.
		768-769	31.12.04	12237	не указан остаток от предыдущего аванса.
Кусаинова.Г	расх.касс.ор д 1307	31.12.04	440 000	не предоставлен отчет по сумме выдачи из кассы  на 440000тг, не удержана п/ отч.сумма из з/п на 438176тенге.
		44	08.05.04	8000	оплата услуг  сотовой связи за работника ТОО «Окжетпес»
Нартыш.И	709	24.12.04.	50	неверно указан остаток от предыд. Аванса 338тг., по отчету 373тг., по 1 Г.-К 17 573 тенге.
Иманов.Н	167	06.06.04	10714	дата выдачи суммы из кассы по 1С-Б 30.06.04г. дата оформления отчета 06.06.04г. сумма выд. кассы не должна быть указана в отчете ранее даты выдачи.
Шандер.А	59	28.05.04	10850	не указана  сумма выдачи из кассы 600 тг 29.05.04г. неверно определен остаток по отчету 3850тг., по 1С-Б 3250тенге.
Ябс.А	106	27.06.04	2400	не проведен по 1С-Б.