Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Работник по возвращении из командировки отчитался о произведении расходов в размере 4950 руб., в том числе:

 

– за проживание – 2500 руб.;

 

– проезд – 1850 руб.;

 

– суточные – 600 руб.

 

В учете будут оформлены следующие  записи (табл. 6).

 

Таблица 6Операция 

Сумма,

 руб. Корреспонденция счетов

Дебет Кредит

Списаны денежные средства с лицевого счета учреждения для получения  их в кассу для выдачи аванса на произведение следующих расходов:   

– на оплату проживания 2750 121003560 130405226

– на оплату транспортных расходов 1650 121003560 130405222

– на суточные 600 121003560 130405212

Получены денежные средства в кассу  учреждения 5000 120104510 121003660

Выдан из кассы подотчетному лицу на произведение расходов:   

– на оплату проживания 2750 120809560 120104610

– на оплату транспортных расходов 1650 120805560 120104610

– на суточные 600 120802560 120104610

Подотчетное лицо отчиталось по произведенным  расходам, произведенным:   

– на оплату проживания 2500 140101226 120809660

– на оплату транспортных расходов 1850 140101222 120805660

– на суточные 600 140101212 120802660

Подотчетное лицо внесло в кассу  неизрасходованный остаток аванса, выданного на оплату проживания 250 120104510 120809660

Полученный неизрасходованный  остаток от подотчетного лица по расходам на проживание внесен на лицевой счет 250 121003560 120104610

Полученный неизрасходованный  остаток от подотчетного лица по расходам на проживание зачислен на лицевой счет 250 130405226 121003660

Списаны денежные средства с лицевого счета учреждения для получения  их в кассу для погашения задолженности  перед подотчетным лицом по оплате транспортных расходов 200 121003560 130405222

Получены денежные средства в кассу учреждения для погашения задолженности перед подотчетным лицом по оплате транспортных расходов 200 12014510 121003660

 

Выданы денежные средства подотчетному лицу

 для погашения задолженности  перед ним по оплате транспортных  расходов 200 120805560 120104610

 

 

При возникновении ситуации, когда  денежных средств на лицевом счете  недостаточно, но командировку отложить нельзя. Работники направляются в  командировку и производят расходы  за счет собственных средств. Поэтому  в учете и отчетности возникает  отрицательное сальдо по счету 0 208 00 000. В дальнейшем работнику возмещаются эти расходы.

 

В таких случаях возникают вопросы  в отношении того, можно ли сначала  произвести расход, а потом его  возместить. Для ответа на этот вопрос следует обратить внимание на предназначение расчетов с подотчетными лицами и счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Такие расчеты имеют свою последовательность:

 

1-й этап расчетов: выданы денежные  средства;

 

2-й этап расчетов: произведен  отчет о расходовании полученных  средств.

 

Конечно, прямых указаний на то, что  нельзя производить перерасход по расчетам с подотчетными лицами, нет. Однако, по мнению автора статьи журнала «Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях» Курочкиной Л.П., если изначально производится расходование средств, то далее можно говорить только о компенсации работнику произведенных им в пользу учреждения расходов, а не о выдаче подотчетных сумм. Поэтому лучше не производить учета расходов через подотчетных лиц, если им не выданы подотчетные суммы.

 

Если все же есть такая необходимость, то работник пишет заявление на имя  директор учреждения о разрешении произвести расход в пользу учреждения за счет собственных средств на определенные цели, обосновав при этом необходимость  таких срочных расходов. Руководитель дает разрешение в виде визовой надписи на заявлении либо отдельным распоряжением. Далее работник пишет заявление о компенсации произведенных в пользу учреждения расходов. При этом нет необходимости оформлять авансовый отчет. Достаточно к заявлению приложить оправдательные документы, на основании чего директор издает распоряжение о компенсации произведенных работником расходов.

 

Пример 4. В учреждении возникла необходимость  срочной командировки работника. Средств  на лицевом счете недостаточно. Однако размер командированных расходов находится в пределах утвержденных лимитов. Стоимость проезда составила 2000 руб., услуг гостиницы – 1500 руб., суточные – 300 руб. Работник написал заявление с просьбой о направлении его в командировку с указанием ее причины. В заявлении работник указал, что командировочные расходы будут произведены за собственный счет с последующей их компенсацией за счет средств бюджета. На заявлении работник бухгалтерии произвел записи – расчеты о необходимых суммах расходов. Директор издал распоряжение о направлении работника в командировку с указанием предельных сумм командировочных расходов. В учете отражены следующие записи на основании распоряжения директора о компенсации командировочных расходов работника (табл. 7):

 

Таблица 7Операция 

Сумма,

 руб. Корреспонденция счетов

Дебет Кредит

Отчет командированного лица по произведенным  расходам 3800 140101212 130202730

Списание средств с лицевого счета для получения их в кассу 3800 121003560 130405212

Получение средств в кассу 3800 120104510 121003660

Выдача средств работнику в  качестве компенсации за произведенные  расходы 3800 130202830 120104610

 

 

Лучше, конечно, не производить подобных расходов, а использовать традиционную схему расчетов с подотчетными лицами с выдачей необходимой суммы под отчет.

 

2.4 Налогообложение командировочных  расходов

 

Необходимость налогового учета расходов по командировкам возникает в  тех случаях, когда формирование налоговой базы предполагает включение  в нее сумм выплат, произведенных  работникам, или начислений на них.

 

Таким образом, налоговый учет указанных  расходов может иметь место в  отношении следующих налогов:

 

– НДС – по суммам налоговых  вычетов по стоимости произведенных  расходов – в случае если командировка осуществляется в рамках деятельности, приносящей доход (предпринимательской деятельности);

 

– НДФЛ и ЕСН – по суммам выплат, превышающим установленный законодательством  лимит;

 

– налог на прибыль организаций  – по суммам, принимаемым для  целей налогообложения в полном размере, и по суммам, которые при формировании налоговой базы не учитываются.

 

Таким образом, от обложения НДФЛ суточные за дни командировки работников на территории Российской Федерации освобождаются:

 

– до 01.01.2008 – в пределах норм, установленных  Постановлениями №93 и 729;

 

– после 01.01.2008 – в размере, выплачиваемом  организацией работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.

 

Налог на прибыль.

 

Учреждение списывает в налоговом учете суточные полностью. Такие изменения внесены в подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Соответственно, из перечня расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли, исключены суммы сверхнормативных суточных. Предельный размер суточных по служебным поездкам определен во внутренних документах. Это необходимо, чтобы инспекторы не предъявили претензий в отношении того, что расходы на суточные не подтверждены документально.

 

После того как авансовый отчет  сотрудника, вернувшегося из командировки, будет утвержден директором, суточные можно признать в составе расходов – на дату утверждения авансового отчета.

 

ЕСН и пенсионные взносы

 

От ЕСН суточные освобождены  в пределах норм. Но при этом единственными  нормами в данном случае могут быть те, которые утверждены в коллективном или трудовых договорах, приказах, положении об оплате труда, положении о командировках и т.п. (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Аналогичную точку зрения высказал и Минфин России в письме от 2 февраля 2009 г. №03–04–06–02/5. Получается, что по суточным не надо платить ЕСН, равно как и взносы в ПФР, в любом случае. Если суммы выплачены в размерах, установленных в локальных документах компании, то под ЕСН они не подпадают как компенсации на основании статьи 238 Налогового кодекса РФ. А на суточные сверх внутренних норм (что в принципе бывает крайне редко) организации не начисляют ЕСН на основании пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ.

 

2.5 Учет хозяйственных расходов

 

К хозяйственным расходам относятся  расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д.

 

Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды. Для выдачи из кассы заполняется  расходный кассовый ордер (форма №КО-2).

 

Выдача наличных денег производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

 

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

 

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, оформляются оправдательными документами.

 

Выдача наличных денежных средств  на хозяйственные нужды осуществляется на срок не более 30 календарных дней.

 

Установлена сумма средств, выданных в подотчет на хозяйственные расходы, в размере не более 20 – кратного минимального размера оплаты труда.

 

Рассмотрим ситуации по использованию  денежных средств, выданных на хозяйственные  расходы.

 

Пример 1. Гордеев Д.Н. получил под  отчет аванс на приобретение запасных частей к автомашине в сумме 5000 руб. Запчасти приобретены на общую сумму 3500 руб. Остаток денег в сумме 1500 руб. возвращен в кассу учреждения.

 

Денежные средства поступили в  кассу бюджетного учреждения из банка  с лицевого счета внебюджетных средств  на общую сумму 5000 руб. по подстатье 340 «Увеличение стоимости прочих материальных активов».

 

В учете будут сделаны следующие  записи (табл. 8):

 

Таблица 8Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.

Выдан из кассы для приобретения запасных частей аванс 

2 208 22 560

 

Увеличение дебиторской задолженности  подотчетных лиц по приобретению материалов 

2 201 04 610

 

Выдача из кассы 5000

Приобретены запасные части 

2 105 05 340

 

Увеличение стоимости прочих материальных запасов 

2 208 22 660

 

Уменьшение дебиторской задолженности  подотчетных лиц по приобретению материалов 3500

 

Возвращен в кассу учреждения остаток 

 неизрасходованного аванса 

2 201 04 510

 Поступления в кассу 

2 208 22 660

 

Уменьшение дебиторской задолженности  подотчетных лиц по приобретению материалов 1500

 

 

Пример 2:

 

Из кассы учреждения за счет средств  по внебюджетной деятельности выданы в подотчет Гордееву Д.Н. наличные денежные средства в сумме 5000 руб. на приобретение хозяйственных материалов.

 

За счет бюджетных средств выданы наличные денежные средства Чернецову  Д.Н. на командировочные расходы  в сумме 8500 руб., в том числе:

 

– на оплату суточных – 500 руб.;

 

– на приобретение проездных документов – 6500 руб.;

 

– на оплату проживания – 1500 руб.

 

Подотчетными лицами своевременно были представлены авансовые отчеты.

 

Согласно авансовому отчету Гордеева Д.Н. хозяйственных материалов было приобретено на сумму 4700 руб.

 

Согласно приложенным к авансовому отчету Чернецова Д.Н. документам произведенные  фактические затраты составили:

 

– суточные – 500 руб.;

 

– билеты по проезду на железнодорожном  транспорте – 6500 руб.;

 

– проживание в гостинице – 1400 руб.

 

Остатки неизрасходованных подотчетных  сумм внесены в кассу учреждения.

 

Отражение данных в бухгалтерском  учете представлено в табл. 9.

 

Таблица 9Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.

Выданы из кассы денежные средства Петрову С.С. для приобретения хозяйственных материалов 2 208 22 560 2 201 04 610 5000

 

Выдано из кассы Грачеву И.Г.:

 

– на оплату суточных 2 208 02 560 2 201 04 610 500

– на оплату проживания 2 208 07 560 2 201 04 610 1500

– на приобретение проездных документов 2 208 03 560 2 201 04 610 6500

 

Отражены расходы по служебной  командировке на основании данных авансового отчета:

 

– на оплату суточных 1 401 01 212 2 208 02 660 500

– на оплату проживания 1 401 01 226 2 208 07 660 1400

– на приобретение проездных документов 1 401 01 222 2 208 03 660 6500

Оприходованы хозяйственные материалы  на основании первичных документов 2 105 05 340 2 302 22 730 4700

Списаны денежные суммы с Петрова  С.С. 2 302 22 830 2 208 22 660 4700

 

Внесены в кассу остатки подотчетных сумм:

 

– Петровым С.С. 2 201 04 510 2 208 22 660 300

– Грачевым И.Г. 1 201 04 510 1 208 07 660 100

 

 

 

 

 

Пример 3. Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления  ценностей подтверждается первичным учетным документом. Этот документ поступает от поставщика.

 

К бухучету принимаются суммы произведенных  расходов по авансовому отчету, который  утвердил директор.

 

Если сотрудник приобрел для  организации имущество (основные средства, материальные запасы), то его стоимость отражается проводками:

 

Дебет КРБ.0.105.00.340 Кредит КРБ.0.208.22.660

 

– оприходованы материальные запасы, приобретенные через подотчетное  лицо;

 

Дебет КРБ.0.106.01.310 Кредит КРБ.0.208.19.660

 

– отражены капитальные вложения в основные средства, приобретенные через подотчетное лицо;

 

Дебет КРБ.0.106.02.320 Кредит КРБ.0.208.20.660

 

– отражены капитальные вложения в нематериальные активы, приобретенные  через подотчетное лицо;

 

Дебет КРБ.0.106.04.340 Кредит КРБ.0.208.00.660

 

– отражены затраты по изготовлению хозяйственным способом объектов, осуществленные через подотчетное лицо.