Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

 

3.2 План контрольной проверки  с подотчетными лицами

 

Выявленные при оценке системы  внутреннего контроля сильные стороны  и слабые стороны контроля принимаются  во внимание при детальной проверке расчетов с подотчетными лицами.

 

Документом по организации и  проведению ревизий и проверок финансово-хозяйственной  деятельности бюджетных учреждений является Приказ Минфина России от 04.09.2007 №75н «Об утверждении Административного  регламента исполнения Федеральной службой финансово-бюджетного надзора государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации при использовании средств федерального бюджета, средств государственных внебюджетных фондов, а также материальных ценностей, находящихся в федеральной собственности» (далее – Административный регламент).

 

В соответствии с данным документом проверки подразделяются на плановые и внеплановые.

 

Внеплановой ревизией (проверкой) является ревизия (проверка), не включенная в планы контрольной работы территориальных органов Росфиннадзора и проводимая по следующим основаниям:

 

– поручения руководителя Росфиннадзора (территориального органа);

 

– поручения или обращения от Аппарата Правительства РФ, Администрации  Президента РФ, Минфина России, Генеральной прокуратуры и иных правоохранительных органов федерального уровня;

 

– проведение встречной ревизии (проверки).

 

Это основные отличия внеплановых  ревизий (проверок) от плановых.

 

Плановые проверки проводятся в  соответствии с планом проверок. Согласно п. 33 Административного регламента план территориального органа Росфиннадзора устанавливает обязательный для исполнения перечень ревизий (проверок), включая наименование проверяемых организаций, упорядоченный по темам и срокам проведения ревизий (проверок). В него включаются ревизии (проверки) по централизованным заданиям Росфиннадзора, по инициативе территориального органа, а также по поручениям и обращениям руководителей уполномоченных органов, в том числе по поручению руководства Росфиннадзора (помимо централизованных заданий), по мотивированному обращению руководителей правоохранительных органов федерального уровня и руководителей правоохранительных органов субъектов РФ.

 

Ревизия проводится в следующем  порядке.

 

По прибытии в проверяемую организацию руководитель ревизионной группы:

 

– предъявляет руководителю организации  удостоверение на проведение ревизии (проверки);

 

– знакомится с программой ревизии (проверки);

 

– представляет участников ревизионной  группы;

 

– решает организационно-технические вопросы проведения ревизии (проверки).

 

Датой начала ревизии считается  дата предъявления руководителем ревизионной  группы удостоверения на проведение ревизии (проверки) руководителю (лицу, его замещающему) проверяемой организации или лицу, им уполномоченному, а датой окончания – день подписания акта ревизии (проверки) руководителем организации.

 

Срок проведения ревизии не может  превышать 45 рабочих дней

 

Программа ревизии содержит (табл. 13):

 

– тему ревизии;

 

– наименование проверяемого бюджетного учреждения;

 

– перечень основных вопросов, по которым  ревизионная группа проводит в ходе ревизии (проверки) контрольные действия.

 

Программа утверждается руководителем  территориального органа проверяющего органа.

 

Таблица 13. – Программа ревизии1 Проверяемое учреждение ГУСО «Центр социального обслуживания» Пыталовского района

2 Период проверки с 01.01.2009 по 31.06.2009

3 Цель проверки осуществление контроля за правильностью расходования и целевым использованием бюджетных, поступивших на содержание учреждения, за соблюдением требований указов Президента РФ, федеральных законов, постановлений Правительства РФ, инструкций и указаний Минфина, ФНС в части вопросов, относящихся к финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, за правильностью ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

4 Содержание нарушений, выявленных по результатам предыдущих проверок. Меры, принятые учреждением, по их устранению Комплексная документальная ревизия финансово-хозяйственной деятельности ГУСО «Центр социального обслуживания» Пыталовского района проводилась с 24 по 30 марта 2009 года. Установлены следующие нарушения и недостатки: имеет место нарушения пункта 14, 17 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Центрального банка РФ от 22.09.1992 г. №40, в части надлежащего оформления кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей). Не соблюдаются требования пункта

5 Проверка соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 №40 

– правильное ведение кассовой книги;

 

– наличие утвержденного банком лимита денежной наличности,

 

– соблюдение установленного лимита остатка денежной наличности в кассе,

 

– своевременная сдача в банк денег сверх лимита;

 

– правильное хранение в кассе  денежных средств;

 

– обеспечение сохранности денег  и оправдательных документов;

 

– правильное ведение журнала регистрации, приходных и расходных кассовых ордеров;

 

– правильное оформление операций, связанных с приемом и выдачей из кассы различных денежных документов;

6 Проверка расчетов с подотчетными лицами 

– соблюдение порядка выдачи аванса под отчет

 

– наличие фактов выдачи повторных  авансов, аванса лицам, не работающим в  проверяемом учреждении, своевременности представления авансовых отчетов;

 

– по командировочным расходам:

 

à           наличие  приказов (распоряжений) о направлении  работников в командировку;

 

à           правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость  проезда);

 

à           имеется  ли командировочное удостоверение  с отметками в месте пребывания в командировке;

 

à           правильность и своевременность составления  авансовых отчетов;

 

à           правильность возмещения затрат на хозяйственные  нужды;

 

à           наличие оправдательных документов;

 

à           полнота  и своевременность сдачи в  кассу остатка подотчетных сумм;

 

à           правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;

 

à           правильность выведения остатков на конец месяца по счету 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

7 Проверка достоверности ведения бухгалтерского учета согласно Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2009 г. №152н, тождественности данных аналитического и синтетического учета записям в книге «Журнал – главная», искажений отчетности, своевременности ее представления по принадлежности.

 

 

 

 

По результатам проверки учета  расчетов с подотчетными лицами выявлено следующее:

 

Учет расчетов с подотчетными лицами учреждение ГУСО «ЦСО» ведется на счете 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» в Журнале по расчетам с подотчетными лицами ф. 0504071, главной книге.

 

Данные аналитического учета соответствуют  данным, отраженным в главной книге.

 

Аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

 

Соблюдается п. 11 Порядка ведения  кассовых операций – в учреждении определен перечень лиц, которым  предоставлено право получения  наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

 

Соблюдается Инструкция по бюджетному учёту в ряде случаев денежные средства выдавались под отчёт с  письменного распоряжения руководителя и с указанием цели получения  аванса.

 

Для проверки соблюдения сроков отчетов  составим следующую вспомогательную ведомость (табл. 14).

 

Таблица 14. – Проверка соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным  сумам и наличия остатков неиспользованных сумм№ авансового отчета, дата Сумма неиспользованных средств Срок отчета Количество дней просрочки Сумма штрафа Примечание

№17 от 06.01.09 г 0 10.01.09 нет нет Отчет сдан в срок

№18 от 16.01.09 0 16.01.09 нет нет Отчет сдан в срок

№19 от 16.01.09 0 16.01.09 нет нет Отчет сдан в срок

№20 от 31.01.09 0 1.01.09 нет нет Отчет сдан в срок

 

 

Все случае переплат и недоплат фиксируются в отчете. В январе месяце 2009 года данных нарушений в учреждении не выявлено, благодаря составлению смет расходов на командировки касающиеся длительного периода пребывания в командировке.

 

Издан приказ руководителя, в котором перечислены работники, имеющие право получать денежные средства в подотчет из кассы организации. В нем указаны срок и цели выдачи подотчетных сумм. Фактические цели выдачи подотчетных сумм соответствуют поименованным в приказе руководителя.

 

Заявление работника на выдачу подотчетных сумм присутствует и оформлено надлежащим образом.

 

Форма расходно-кассового ордера, по которому выдавались деньги в подотчет, соответствует его унифицированной  форме.

 

Все бухгалтерские записи, в том  числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются на основании первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 313 НК РФ).

 

Подотчетные суммы одним работником другому не передаются.

 

В учреждении ведется журнал учета выдачи доверенностей, а также оформление и выдача самих доверенностей.

 

Материальные ценности, отпускаемые  поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению учреждению, может  получать подотчетное лицо. В этом случае оно действует на основании доверенности, порядок выдачи которой работнику организации установлен гражданским законодательством.

 

Бухгалтерские проводки по операциям  расчетов с подотчетными лицами ведутся  правильно с выведением остатков на конец отчетного периода.

 

Записи авансовых отчетов соответствуют данным регистров бухгалтерского учета.

 

Существуют ошибки, допускаемые  бухгалтерами и самими подотчетными лицами при совершении кассовых операций.

 

Результат проверки при проверке данного  участка:

 

1. Законность и целесообразность расходов на хозяйственно – операционные нужды определяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально – производственных запасов. Проверяется наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненных работ, актов закупок и т.п.).

 

При приобретении подотчетным лицом товаров на предприятии розничной торговли за наличный расчет было проверено наличие документов, подтверждающих расход денежных средств.

 

К авансовому отчету приложен только товарный чек со штампом «Оплачено» на бумагу 10 пачек по 40 рублей на общую сумму 4000 рублей.

 

Товарного чека не достаточно для  подтверждения использования подотчетных  сумм.

 

Расход денежных средств может  быть подтвержден чеком контрольно-кассового  аппарата, квитанцией приходного кассового  ордера или документами строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России. Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек КММ.

 

2. Проверкой установлено, что  присутствует нарушение Порядка  ведения кассовых операций. В  отдельных расходных кассовых ордерах (РКО) не указан код целевого назначения.

 

Проверка расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

 

3. Согласно а/о №6 в январе  возмещены командировочные расходы  по командировке в г. Архангельск  Вьюнову П.В. в сумме 8 876 руб., в том числе расходы по оплате  телефонных междугородных переговоров  в сумме 1580 руб. без подтверждения  производственного характера этих переговоров, т.е. завышена себестоимость на 1580 руб. Также возмещены расходы по оплате услуг по предварительной продаже авиабилетов «Москва-Архангельск» на рейс 2327 в сумме 30 руб. К а/о прилагается авиабилет «Москва-Архангельск» на другой рейс (2315), следовательно, завышена себестоимость на 30 руб.

 

Согласно а/о №8 в марте Коренькову В.С. оплачены суточные за 1 день пребывания в командировке (5 февраля) в сумме 50 руб. Согласно п. 15 Инструкции №62 при  командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Таким образом, необоснованно завышена себестоимость на 50 руб.

 

По а/о №91 от 23.03.09 (проведен в  апреле) Шестерикову Б.Н. возмещены  расходы по командировке в сумме 1 335 руб., в том числе суточные за 1 сутки в сумме 50 руб. В командировочном удостоверении сделана отметка о выбытии и прибытии в г. Москву 20 марта. Прилагаются 2 авиабилета: Москва-Архангельск – 20.03.01, Архангельск-Москва – 21.03.01. Таким образом, отметка в командировочном удостоверении противоречит дате вылета согласно авиабилету. Т.е., оплату суточных в данном случае следует производить по дате прибытия, указанной в авиабилете. Суточные следовало оплатить в сумме 100 рублей из расчета двух суток. Кроме того, следовало возместить работнику расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов в сумме 4,5 руб.

 

Согласно а/о в марте Шестерикову  Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 3 815 руб. В нарушение п. 2 Инструкции о служебных командировках №62 к а/о не приложено командировочное удостоверение. Согласно п. 6 вышеназванной Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.