Учет расчетов с подотчетными лицами

 Налогового кодекса Российской  Федерации.

 

2.2 Организация и ведение учета  расчетов с подотчетными лицами  в ГУСО «ЦСО» Пыталовского  района

 

Учреждение выдает денежные средства под отчет для расчетов:

 

– по оплате труда,

 

– за транспортные услуги,

 

– за коммунальные услуги,

 

– за приобретение материалов для  хозяйственных нужд,

 

– за приобретение основных средств,

 

– за приобретение горюче-смазочных  материалов,

 

– на командировочные расходы.

 

Движение денежных средств, выданных под отчет, отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами №3 на основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов.

 

Учет подотчетных сумм ведется  по отдельным счетам в зависимости  от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

 

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления  работника с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под  отчет главным бухгалтером проставляется соответствующий счет аналитического и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Для отражения операций по учету подотчетных сумм Инструкцией №152н предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

Согласно Приказу Минфина от 30 декабря 2009 г. №152н «О внесении изменений  в инструкцию по бюджетному учету, утвержденную приказом Министерства Финансов РФ от 30.12.2008 г. №148н», учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления на соответствующих счетах (п. 169 Инструкции) (приложение 4).

 

Выдача денежных средств под  отчет производится из кассы учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. В ГУСО «ЦСО» запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не производится.

 

Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

 

 

Авансовый отчет составляется в  одном экземпляре подотчетным лицом.

 

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

 

– наименование организации;

 

– структурное подразделение, в  котором он работает;

 

– свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);

 

– должность;

 

– назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг и другое).

 

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части  бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает № и  дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

 

На титульной  части бланка авансового отчета также  есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит  суммы к учету с оборотной  стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

 

Внизу авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются  фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

 

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Документы небольшого размера (например, билет в автобусе) приклеиваются на лист формата А4.

 

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке, по графам:«N п/п» Указывается номер документа по порядку, в зависимости от того, как их подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку

«Дата» Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа директора на командировку

«Номер» Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)

«Кому, за что  и по какому  документу  уплачено» Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)

«Сумма  расхода» Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению учреждением за израсходованные подотчетным лицом денежные средства

 

 

Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным лицом.

 

Проверенный авансовый отчет подписывается  директором учреждения, для чего в  верхней части лицевой стороны  бланка авансового отчета предусмотрена  соответствующая строка. После утверждения  документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма

 

выдается  подотчетному лицу в установленном  порядке.

 

Если подотчетное  лицо не представило авансовый отчет  в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс. При удержании сумм невозвращенного аванса из заработной платы работника общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

 

Кроме того, при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств необходимо, чтобы  подотчетные суммы были обеспечены финансированием по соответствующей  статье бюджетной классификации.

 

2.3 Учет командировочных расходов

 

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места  его постоянной работы.

 

Командировочные расходы выплачиваются работникам, которые состоят в штате учреждения. За работником, направленным в служебную командировку, сохраняются средний заработок и место работы. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, за дни нахождения в пути, за время вынужденной остановки в пути сохраняется за все дни работы по графику. Кроме того, ему оплачиваются расходы, связанные с командировкой.

 

Командировку  оформляют первичными учетными документами:

 

1) при направлении работника  в служебную командировку оформляется  служебное задание по форме  №Т-10а. После возвращения из  командировки работник обязан  заполнить служебное задание  в части его содержания и  отчет о выполнении задания;

 

2) работнику выписывается командировочное удостоверение по форме №Т-10, в котором проставляются отметки о прибытии и убытии работника из командировки;

 

3) при направлении в командировку  одного работника составляется  приказ по форме №Т-9, а при  командировании нескольких человек  – по форме №Т-9а.

 

Днем командировки считается день отправления транспортного средства, на котором работник выезжает в служебную  командировку. Кроме того, если вокзал находится за чертой населенного  пункта, то в командировочных расходах следует учитывать время, необходимое для того, чтобы добраться до них. Например, если поезд отправляется 20 апреля 2010 г. в 00 часов 5 минут и на дорогу до железнодорожного вокзала потребуется 2 часа, то днем отправления в командировку будет 19 апреля. Аналогично решается ситуация и по приезду из командировки.

 

Учреждение возмещает работнику:

 

– расходы по проезду к месту  служебной командировки и обратно  к месту постоянной работы – в  размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости  проезда;

 

– расходы по найму жилого помещения  – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки;

 

– расходы на выплату суточных – в размере 300 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

 

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома директора.

 

Оплата перечисленных видов  расходов в более высоких размерах не исключается.

 

Если работник направляется в командировку, из места назначения которой он может ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, то суточные не выплачиваются. Однако руководитель учреждения самостоятельно определяет порядок возвращения работника из командировки с учетом расстояния до места ее назначения и расписания транспорта. При утере проездного билета работнику оплачивается минимальная стоимость проезда.

 

В случае временной нетрудоспособности работника во время командировки ему возмещаются расходы по найму  жилого помещения и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

 

Рассмотрим ситуацию по найму жилья  на примере.

 

Пример 1. Петров П.П., работающий водителем  учреждении, направлен в командировку из Пыталово в Псков сроком на 3 дня. По возвращении из командировки он представил авансовый отчет на сумму 5500 руб.:

 

– суточные за 3 дня – 300 руб.;

 

– проживание за 2 ночи – 5200 руб.

 

Расходы по найму жилья в командировке Петрову П.П. должны быть возмещены  в сумме 1100 руб. (2 суток х 550 руб.).

 

Рассмотрим пример учета по командировочным расходам.

 

Пример 2. Иванов И.И. направлен в  командировку из Пыталово в Псков  с 19 по 21 апреля 2010 г. для приобретения основного средства. Ему выдан  из кассы под отчет аванс на командировочные расходы на общую  сумму 25 300 руб.:

 

– суточные – 300 руб.;

 

– на проживание – 5000 руб.;

 

– на проезд – 3000 руб.;

 

– для приобретения ОС – 17 000 руб.

 

Авансовый отчет им был представлен 23 апреля 2010 г. Остаток

 

денежных средств в сумме 1200 руб. внесен в кассу бюджетного учреждения

 

в установленный срок.

 

Денежные средства поступили в  кассу бюджетного учреждения из банка  с лицевого счета средств областного бюджета на общую сумму 25 300 руб. по подстатьям:

 

212 «Прочие выплаты» – 300 руб.;

 

226 «Прочие услуги» – 5000 руб.;

 

222 «Транспортные услуги» – 3000 руб.;

 

310 «Увеличение стоимости основных  средств» – 17 000 руб.

 

В учете операции будут отражены следующим образом (табл. 5):

 

Таблица 5.Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.

 

Выданы под отчет 

 суточные 

1 208 09 560 Увеличение дебиторской

 задолженности подотчетных  лиц по оплате труда 

1 201 04 610

 Выбытие из кассы 300

Выдан под отчет аванс на проживание 

1 208 07 560 Увеличение дебиторской 

 задолженности подотчетных  лиц по оплате прочих услуг 

1 201 04 610

 Выбытие из кассы 5 000

 

Выдано под отчет на

 проезд к месту 

 командирования и 

 обратно 

1 208 05 560 Увеличение дебиторской 

 задолженности подотчетных  лиц по оплате транспортных  услуг 

1 201 04 610

 Выбытие из кассы 3 000

Выдано под отчет на приобретение основных средств 1 208 19 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств 

1 201 04 610

 Выбытие из кассы 17 000

 

Списаны расходы по

 оплате суточных 

1 401 09 212

 Расходы на начисления на 

 выплаты по оплате труда 

1 208 09 660

 Уменьшение дебиторской задолженности  по оплате труда 300

 

Списаны расходы по

 оплате найма жилья 1 401 09 226 Расходы на прочие услуги 

1 208 07 660

 Уменьшение дебиторской 

 задолженности подотчетных  лиц по оплате прочих услуг 3 800

 

Списаны расходы по

 оплате транспортных 

 услуг 1 401 09 222 Расчеты на транспортные услуги 

1 208 05 660

 Уменьшение дебиторской задолженности  подотчетных лиц по оплате  транспортных услуг 3 000

 

Сформирована 

 стоимость основного 

 средства 

1 106 09 310

 Увеличение стоимости основных средств 

1 208 12 660

 Уменьшение дебиторской 

 задолженности подотчетных  лиц по приобретению основных  средств 17 000

 

Внесен в кассу 

 остаток неизрасходованного  аванса 

1 201 04 510

 Поступления в кассу 

1 208 07 660

 Уменьшение дебиторской

 задолженности подотчетных  лиц по оплате прочих услуг 1 200

 

 

 

 

Пример 3. Работник направляется в  командировку. Ему выдан под отчет  аванс (за счет бюджетных средств) в  размере 5000 руб., в том числе:

 

– на оплату проживания – 2750 руб.;

 

– на оплату транспортных расходов (проезда железнодорожным транспортом) – 1650 руб.;

 

– на суточные – 600 руб.