Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Пример 4. 3 апреля в рамках приносящей доход деятельности секретарю Ивановой Е.В. выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров.

 

5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку. В этот же день директор утвердил авансовый отчет сотрудницы и бухгалтер принял полученные материальные запасы к учету.

 

В учете бухгалтер делает следующие проводки.

 

3 апреля: Дебет КРБ.2.208.22.560 Кредит  КИФ.2.201.04.610 – 2000 руб. – выданы  деньги под отчет Ивановой.

 

5 апреля: Дебет КРБ.2.105.06.340 Кредит  КРБ.2.208.22.660 – 2000 руб. – получены  канцтовары, приобретенные через  сотрудницу.

 

Пример 5. В случае если через подотчетное лицо выплачивались зарплата, компенсации, пенсии, пособия социальной помощи населению, то на их сумму делается проводка:

 

Дебет КРБ.0.302.00.830 Кредит КРБ.0.208.00.660

 

Если подотчетное лицо принимало  работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость делается такая проводка:

 

Дебет КРБ.0.401.01.200 (КРБ.0.106.04.340) Кредит КРБ.0.208.00.660

 

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, отражаются без НДС. На сумму «входного» налога делается такая проводка:

 

Дебет КРБ.0.210.01.560 Кредит КРБ.0.208.00.660 –  учтен НДС

 

При расчете налога на прибыль расходы  на приобретение за счет средств от приносящей доход деятельности товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

 

– расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);

 

– приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

 

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для организации, его стоимость относится к разным статьям расходов и в разный момент времени. Например, стоимость полученных канцтоваров списывается в прочие производственные расходы сразу после утверждения авансового отчета сотрудника. А стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учитывается в уменьшение налогооблагаемой базы только после реализации.

 

Пример 6. При налогообложении расходов по приобретению товаров через подотчетное  лицо, в бухучете отражается следующим  образом:

 

3 апреля в рамках приносящей доход деятельности секретарю Ивановой Е.В. выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров. 5 апреля она приобрела канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день директор утвердил авансовый отчет Ивановой, бухгалтер принял полученные материальные запасы к учету.

 

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, НДС  выделен в сумме 305 руб., однако счет-фактура  отсутствует. Бухгалтер «ЦСО» списал «входной» НДС за счет собственных  средств учреждения.

 

В бухучете эти операции он отразил  такими проводками.

 

3 апреля: Дебет КРБ.2.208.22.560 Кредит  КИФ.2.201.04.610 – 2000 руб. – выданы  деньги под отчет Ивановой.

 

5 апреля: Дебет КРБ.2.105.06.340 Кредит  КРБ.2.208.22.660 – 1695 руб. (2000 руб. –  305 руб.) – получены канцтовары, приобретенные  через сотрудницу;

 

Дебет КРБ.2.210.01.560 Кредит КРБ.2.208.22.660 – 305 руб. – учтен НДС по приобретенным  канцтоварам;

 

Дебет КДБ.2.401.01.130 Кредит КРБ.2.210.01.660 – 305 руб. – списан НДС за счет собственных  средств учреждения.

 

При расчете налога на прибыль бухгалтер включил в прочие производственные расходы 1695 руб.

 

Пример 7. Предъявлен к вычету «входного» НДС по услугам, приобретенным подотчетным  лицом:

 

3 апреля в рамках приносящей  доход деятельности водителю  Колесову Ю.И. выдано 5000 руб. на  ремонт служебной машины в автосервисе.

 

5 апреля Колесов отремонтировал  автомобиль. За это он заплатил 5000 руб. В этот же день директор  утвердил авансовый отчет сотрудника. Согласно счету-фактуре, который  приложен к отчету, «входной»  НДС по услугам автосервиса  составил 763 руб. К отчету также приложен акт, который подтверждает факт их оказания. Отремонтированный автомобиль организация использует в деятельности, облагаемой НДС.

 

Бухгалтер сделал в учете следующие  проводки.

 

3 апреля: Дебет КРБ.2.208.08.560 Кредит  КИФ.2.201.04.610 – 5000 руб. – выданы деньги под отчет Колесову.

 

5 апреля: Дебет КРБ.2.106.04.340 Кредит  КРБ.2.208.08.660 – 4237 руб. (5000 руб. –  763 руб.) – отражена стоимость  услуг по ремонту автомобиля;

 

Дебет КРБ.2.210.01.560 Кредит КРБ.2.208.08.660 – 763 руб. – учтен НДС по услугам, оказанным автосервисом;

 

Дебет КДБ.2.303.04.830 Кредит КРБ.2.210.01.660 – 763 руб. – поставлен к вычету НДС  по услугам, оказанным автосервисом.

 

Однако по расходам, которые нормируются  при расчете налога на прибыль (например, командировочным и представительским расходам), зачесть можно не весь «входной» НДС. О том, как в таком случае рассчитать сумму налога, которую можно принять к вычету, подробнее см. Как принять к вычету НДС по нормируемым расходам.

 

Пример 8. Включение НДС в  стоимость товаров, приобретенных через подотчетное лицо:

 

3 апреля в рамках приносящей  доход деятельности сотруднику  Кондратьеву А.С. выдано 25 000 руб.  на покупку принтера.

 

5 апреля сотрудник приобрел  принтер за 24 000 руб. (включая НДС  – 3661 руб.), а остаток в сумме 1000 руб. (25 000 руб. – 24 000 руб.) внес в кассу. В этот же день директор утвердил авансовый отчет сотрудника и бухгалтер принял принтер к учету.

 

Организация планирует использовать принтер в деятельности, не облагаемой НДС. Поэтому «входной» налог бухгалтер учел в стоимости приобретенного принтера.

 

В учете были сделаны следующие  записи.

 

3 апреля: Дебет КРБ.2.208.19.560 Кредит  КИФ.2.201.04.610 – 25 000 руб. – выданы  деньги под отчет Кондратьеву.

 

5 апреля: Дебет КРБ.2.106.01.310 Кредит  КРБ.2.208.19.660 – 24 000 руб. (20 339 руб. + 3661 руб.) – учтен принтер, приобретенный  через сотрудника;

 

Дебет КИФ.2.201.04.510 Кредит КРБ.2.208.19.660 – 1000 руб. – внесен в кассу остаток  подотчетных средств.

 

В остальных случаях (если «входной» НДС нельзя поставить к вычету и включить в расходы) при расчете налога на прибыль НДС списывается в расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли.

 

2.6 Учет представительских расходов

 

Законодательство позволяет учреждениям направлять бюджетные средства на представительские расходы. Но только на прием иностранных делегаций или отдельных лиц. Причем перечень расходов и их размер ограничен.

 

Как и в каком размере расходовать  бюджетные средства на представительские  нужды, определено постановлением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. №222 (далее – постановление №222). Нормы, установленные этим постановлением, применяются с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. №50н.

 

Расходовать бюджетные средства можно только на прием иностранных делегаций и отдельных представителей, а принимать представителей российских учреждений и организаций нельзя.

 

Расходование бюджетных средств  на прием и обслуживание иностранных  делегаций производится по смете. Она  утверждается руководителем учреждения в пределах имеющихся в его распоряжении средств.

 

Поскольку средства из бюджета выделяются учреждению строго по смете, утвержденной вышестоящим распорядителем, то и  расходовать их можно только в  этих пределах. Расходовать бюджетные средства на прием делегации можно только в том случае, если расходы на эти цели утверждены вышестоящим распорядителем на соответствующий год.

 

Если же представительские расходы  в смете не утверждены, но по решению  руководителя все-таки израсходованы, то это расценивается как нецелевое использование бюджетных средств. За это на должностных лиц учреждения налагается штраф от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

 

Суммы на представительские расходы  выделяются учреждениям по виду расходов 125 «Международные культурные, научные и информационные связи» и по коду экономической классификации 290 «Прочие расходы».

 

На каждое мероприятие оформляются  следующие документы:

 

– приказ руководителя учреждения;

 

– программа мероприятия;

 

– смета представительских расходов;

 

– акт (отчет) о фактических расходах на прием делегации,

 

утвержденный руководителем.

 

В документах, составленных на прием  делегации, отражается цель представительских  мероприятий, дату и место их проведения, программу мероприятий, состав приглашенной делегации, участников принимающей стороны, расчет расходов на представительские цели.

 

При списании расходов, согласно смете, их необходимо подтвердить оправдательными  документами (расчетно-платежными документами, актами, авансовыми отчетами, квитанциями, чеками и т.п.).

 

Бюджетным учреждениям ведется  раздельный учет доходов и расходов, полученных из разных источников –  из бюджета и от предпринимательской  деятельности.

 

При исчислении налога на прибыль  расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные. Требования к содержанию и оформлению первичных документов для бюджетного учета и предпринимательской деятельности одинаковы.

 

Между затратами на представительские  расходы за счет средств бюджета  и за счет предпринимательской деятельности есть принципиальное отличие. За счет бюджета оплачиваются только прием иностранных делегаций, а за счет внебюджетных источников принимаются представителей и российских учреждений.

 

При налогообложении прибыли к  представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание представителей других учреждений, участвующих в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества.

 

Перечень представительских расходов за счет бюджетных источников и коммерческой деятельности в основном совпадает. Но при налогообложении прибыли не оплачивается проживание в гостинице, поскольку такого вида расходов нет. Также не оплачиваются и расходы на культурные мероприятия.

 

Расчет налоговой базы делается самостоятельно.

 

Принцип нормирования данных расходов применяется и в налоговом  учете. Но подход к нему другой. В  течение отчетного (налогового) периода  в состав прочих расходов можно включить сумму не более 4 процентов от расходов учреждения на оплату труда за этот же период.

 

В расчете норматива участвуют  только расходы на оплату труда по коммерческой деятельности, а оплату труда за счет бюджетных источников не учитывают.

 

Суммы НДС, уплаченные по представительским  расходам, принимаются к вычету.

 

 

2.7 Учет расчетов по выданным суммам на иные расходы

 

Из кассы денежные средства выдаются под отчет не только на хозяйственные  расходы и командировки, но и на другие цели, а именно: на выплату  заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и др.

 

Приведем пример учета расчетов по авансам, выданным на иные расходы.

 

Пример 1. Гордееву Д.Н. выданы под отчет  для оплаты услуг связи 500 руб. Оплачено согласно авансовому отчету услуги связи  в сумме 500 руб.

 

Операции по этим видам расходов оформляются в том же порядке, что и операции по командировочным  и хозяйственным расходам (табл. 10).

 

Таблица 10Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.

Выдано из кассы для оплаты услуг  связи 

0 208 04 560

 

Увеличение дебиторской задолженности  подотчетных лиц по оплате услуг  связи 

0 201 04 610

 

Выдано из кассы 500

Оплачены услуги связи 

0 401 01 221

 

Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи 

0 208 04 660

 

Уменьшение дебиторской задолженности  по оплате услуг связи 500

 

 

Получая денежные средства под отчет  и рассчитываясь с контрагентами, работник (имеющий доверенность) выступает  от имени учреждения – юридического лица. Рассмотрим порядок отражения  в учете операций с денежными  средствами в учреждении.

 

Расчеты наличными денежными средствами осуществляются через кассу учреждения. Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, хранение денег, ревизии кассы  и контроль за соблюдением кассовой дисциплины регламентируются Порядком ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. №40).

 

В кассе учреждения хранятся наличные деньги в пределах лимита, устанавливаемого обслуживающим его банком, по согласованию с руководителем учреждения (Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 г. №14-П) в размере 1000 рублей.

 

Хранятся в кассе деньги сверх  установленных лимитов только для  выдачи зарплаты, выплат социального  характера не свыше трех рабочих  дней, включая день получения денег  в банке. Суммы зарплаты, компенсаций и других выплат, не выданных в установленный срок, сдаются в банк на расчетный счет учреждения ГУСО «ЦСО».

 

Основные первичные документы (наиболее часто используемые):

 

– Приходный кассовый ордер КО-1 (ф. 0310001) – при выдаче денег из кассы;

 

– Расходный кассовый ордер КО-2 (ф. 0310002) – при поступлении денег  в кассу;

 

– Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов КО-3 (ф. 0310003);

 

– Кассовая книга (ф. 0504514).

 

Выдача наличных денежных средств  учреждениям с банковского счета производится по денежным чекам, которое учреждение заполняет каждый раз в соответствии с установленным порядком. Чеки на получение наличных денег из банка выписываются на имя кассира учреждения или лица, его заменяющего.

 

Выплаты заработной платы, компенсаций, пособий по социальному страхованию возможны по расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401 и платежной ведомости (ф. 0504403) без составления расходного кассового ордера (РКО) на каждого получателя. Но при этом на общую сумму выданной заработной платы составляется один РКО, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости. Унифицированные формы представлены в Инструкции по бюджетному учету.