Учет расчетов с подотчетными лицами

 

3.3 Основные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами

 

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом:

 

1.      Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.

 

Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым  в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно – операционные расходы.

 

Выдача денежных сумм из кассы под  отчет лицам, не являющимся работником предприятия.

 

Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

 

Несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на которые  они были выданы.

 

Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

 

2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов.

 

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений  о направлении работников в  командировку.

 

2.2 Отсутствие командировочных  удостоверений с отметками в  месте пребывания в командировке.

 

2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

 

2.4 Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх норм.

 

2.5 Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм.

 

3. Нарушение порядка налогообложения  при оформлении командировочных расходов.

 

3.1 Нарушение порядка удержания  налога на доходы с сумм  превышения командировочных расходов  сверх установленных норм.

 

3.2 Некорректное выделения НДС  в суммах командировочных расходов.

 

4. Нарушения при приобретении  материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

 

4.1 Выделение сумм НДС расчетным  путем от стоимости материальных  ценностей, приобретенных за наличный  расчет в розничной торговой  сети.

 

4.2 Списание на затраты сумм  НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

 

5. Нарушение порядка учета представительских  расходов

 

5.1 Несоответствие фактического  размера представительских расходов  утвержденной смете.

 

5.2 Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

 

6. Нарушения порядка ведения  синтетического учета расчетов  с подотчетными лицами

 

6.1 Некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами.

 

6.2 Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.

 

6.3 Несоответствие записей в  авансовых отчетах и журнале-ордере  «Расчеты с подотчетными лицами»  или других регистрах.

 

3.4 Рекомендации по автоматизации  расчетов с подотчетными лицами  в учреждении

 

Бухгалтерский учет отличает большая  трудоемкость, сложность и частота  выполняемых расчетов, а также  высокие требования, предъявляемые  к правильности, точности и своевременности  его ведения.

 

В ходе своей деятельности учреждение приобретает различные материальные ценности, работы или услуги. Для их оплаты могут использоваться не только банковские счета или лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства, но также и наличные деньги.

 

 

Приобретение ценностей и услуг  за наличный расчет осуществляется уполномоченными на это сотрудниками, которые получают под отчет необходимые суммы (авансы) из кассы учреждения.

 

Прикладные программы служат для  выполнения разнообразных задач, необходимых  пользователям. На рынке компьютерных программ в России представлен большой выбор бухгалтерский программ от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Самые распространенные следующие: бухгалтерские компьютерные программы семейства «1С», «БЭСТ-5. Бюджет» и др.

 

Учет по Инструкции изначально ориентирован на применение информационных систем. Примером системы, в которой реализованы  все новые требования по учету  расчетов с подотчетными лицами, является программный комплекс «БЭСТ-5. Бюджет».

 

Расчеты с подотчетными лицами ведутся  в подсистеме «Касса. Подотчеты». Общие  принципы работы с первичными документами  заключаются в следующем. При  регистрации очередного авансового отчета сотрудника система показывает бухгалтеру все незакрытые авансовые отчеты, которые числятся за этим подотчетным лицом. Таким образом, достаточно выбрать все нужные документы из данного списка, чтобы программа автоматически рассчитала сумму остатка или перерасхода предыдущего аванса. Аналогично система предоставляет и список расходных кассовых ордеров, по которым выдавались подотчетные суммы сотруднику. По выбранным бухгалтером кассовым документам программа определяет общую сумму аванса и автоматически переносит ее в соответствующее поле авансового отчета. Далее бухгалтеру надо отразить сведения о предъявленных сотрудником документах, которые подтверждают факты и цели произведенных расходов. Иначе говоря, надо ввести непосредственно строки авансового отчета.

 

Эту задачу существенно упрощает справочник типовых операций, который входит в поставку системы. При необходимости он может быть адаптирован к специфике учета конкретной организации. При вводе каждой строки авансового отчета бухгалтер выбирает из справочника требуемую операцию списания соответствующей части выданного аванса и проставляет значение данной суммы. Одновременно система вычисляет общую сумму отчета. На основании выбранной типовой операции по каждой строке документа автоматически формируются соответствующие бухгалтерские проводки. Если же сумма введенного авансового отчета не совпадает с суммой по кассовым документам, то бухгалтер, не покидая режима работы с отчетом, легко сформирует приходный кассовый ордер на сумму остатка или расходный кассовый ордер на сумму перерасхода.

 

По новому Плану счетов учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 020800. Здесь имеется 16–24 – субсчетов, каждый из которых соответствует определенному виду расходов. В этой связи в системе «БЭСТ-5. Бюджет» предлагается гибкая схема подготовки авансовых отчетов. В зависимости от ситуации бухгалтеры-пользователи могут либо формировать авансовые отчеты по каждому виду расходов в отдельности, либо объединять различные виды расходов в одном отчете.

 

Управление порядком формирования авансовых отчетов, то есть по отдельно взятым субсчетам из диапазона 020801–020824 (для первого случая) или по консолидированному счету 020800 (для второго), осуществляется в режиме настройки счетов расчетов с подотчетными лицами. При подготовке авансовых отчетов по одному из субсчетов диапазона 020801–020824 можно использовать данные по кассовым ордерам и остаткам предыдущих авансов, относящиеся к конкретному выбранному счету. При формировании авансовых отчетов по счету консолидации 020800 пользователь может использовать кассовые ордера по всем субсчетам, входящим в диапазон 020801–020824. Остатки предыдущих авансов можно использовать как по счету 020800, так и по счетам из диапазона 020801–020824. При вводе списка расходов в таком авансовом отчете в каждой строке следует выбрать соответствующий субсчет счета 020800. Во всем остальном подготовка авансовых отчетов по консолидированному счету практически ничем не отличается от подготовки авансовых отчетов по субсчетам.

 

Информация, введенная на данном участке  учета, группируется в специальном учетном регистре – «Журнале операций расчетов с подотчетными лицами». Форма регистра в программе дана в соответствии с приказом №152н. Кроме того, предоставлено множество синтетических и аналитических отчетов, которые отражают состояние дел по авансам, выданным сотрудникам бюджетного учреждения. Соответственно система «БЭСТ-5. Бюджет» располагает всеми ресурсами для эффективного учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях.

 

Для автоматизации бухгалтерского учета с подотчетными лицами в ГУСО «ЦСО», рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета БЭСТ-5. Бюджет».

 

В соответствии с законодательством, все хозяйственные операции в  ГУСО «ЦСО» должны быть подтверждены документально. Основная часть документов со всеми обязательными реквизитами в соответствии с законодательными актами создаются автоматизированным путем в системе БЭСТ-5. Бюджет.

 

Автоматизация бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами на предприятии обоснована.

 

 

Заключение

 

Целью настоящей работы было определение направлений совершенствования бухгалтерского учета в системе социального обслуживания как важнейшего элемента управления в условиях перехода экономики на рыночные отношения.

 

В ходе проведенного исследования раскрыта значимость бюджетной сферы и  бюджетного учета для экономики России как инструмента контроля за эффективным использованием денежных средств государства. Рассмотрены особенности ведения бухгалтерского учета в бюджетных организациях. Дана характеристика деятельности Центра социального обслуживания Пыталовского района, работа бухгалтерии, проведен анализ основных финансовых показателей работы за 2008–2009 гг. Рассмотрен механизм отражения расчетных операций в с учетом перехода на новый порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, дана характеристика операций расчетов с подотчетными лицами, составлявшихся на основании плана счетов Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях от 30.12.2009 г. №152н.

 

При изучении объекта бухгалтерского учета по учету расчетов с подотчетными лицами деятельности ГУ СО «Центр социального обслуживания» Пыталовского района обнаружен ряд недостатков в организации бухгалтерского учета:

 

-        Отсутствие  документов, подтверждающих расходование  подотчетных сумм;

 

-        В отдельных  расходных кассовых ордерах не указан код целевого назначения;

 

-        Отметка в  командировочном удостоверении  противоречит дате подтверждающих  документов.

 

Для устранения вышеуказанных недостатков  предложены следующие мероприятия  по совершенствованию организации бухгалтерского учета в ГУСО «ЦСО»:

 

ü   Для подтверждения использования  подотчетных сумм необходимо представить  товарный чек и чек ККМ;

 

ü   Оформляется расходный  кассовый ордер в соответствии с  порядком ведения кассовых операций. «Коды» выбираются из справки Госкомстата. Код документа по ОКУД 0310002;

 

ü   Оплату суточных производить  по дате прибытия, указанной в билете. Суточные оплатить в сумме из расчета  двух суток. Возместить работнику расходы  по найму жилого помещения без  подтверждающих документов

 

ü   Соблюдать Порядок ведения  кассовых операций.

 

В результате изучения в ГУСО «Центр социального обслуживания» Пыталовского района системы бухгалтерского учета  расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений  не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется, в общем, в соответствии с действующим законодательством.

 

С целью совершенствования учета  и контроля расчетов с подотчетными лицами в ГУСО «Центр социального обслуживания» Пыталовского района предложена автоматизация бухгалтерского учета в ГУСО «ЦСО», в том числе операций с подотчетными лицами рекомендуется программный комплекс «БЭСТ-5. Бюджет».

 

Концепция построения системы «БЭСТ-5. Бюджет» основана на том, чтобы максимально облегчить труд работников бухгалтерии.

 

 

Список использованной литературы

 

 

1.    Бюджетный кодекс Российской  Федерации. Часть третья. Федеральный  закон от 31.07.1998 г., №145-ФЗ.

2.    Налоговый кодекс Российской  Федерации. Часть вторая от 05.08.2000 г., №117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) (ред. от 19.05.2010) (с изм. и доп., вступающими в силу с 04.06.2010).

3.    Кодекс Российской Федерации  об административных правонарушениях.  Федеральный закон от 30.12.2001 г., №195-ФЗ (в ред. Федерального закона от 19.05.2010 г., №87-ФЗ).

4.    Трудовой кодекс Российской  Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (принят  ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009) (с изм. и доп., вступающими в  силу с 01.01.2010).

5.    Федеральный закон РФ  «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 года №7-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 26.11.98 №174-ФЗ, от 08.07.99 №140-ФЗ).

6.    Инструкция по бюджетному  учету. Утверждено приказом Минфина  РФ от 30.12.2009 г., №152н.

7.    Порядок ведения кассовых операций  в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.

8.    Устав Государственного учреждения  социального обслуживания «Центр  социального обслуживания» Пыталовского  района.

9.    Учетная политика ГУСО «Центр  социального обслуживания» Пыталовского района на 2010 год.

10. Афанасьев  М.П. Основы бюджетной системы.  М.: ГУ – ВШЭ, 2009. 226 с.

11. Засорин  В.А. Учет расчетов с подотчетными  лицами в бюджетных учреждениях  // Ваш бюджетный учет. – 2007. –  №6.

12. Кадырова  Э.Я. Бюждетная классификация // Бюджетный учет. – 2010. – №2.

13. Маслова  Т.С. Теоретические аспекты организации  и методики бухгалтерского учета  бюджетных учреждений // Бухгалтерский  учет в бюджетных и некоммерческих  организациях. – 2007. – №6.

14. Колобов  С.А. // Налоговый вестник. – 2006. – №4.