Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Обязательным приложением к  смете являются расчеты, которые  служат обоснованием планируемых ассигнований. В расчетах содержатся производственные показатели, составляющие основу планирования. Например, в учреждениях здравоохранения – количество коек (по видам); число дней функционирования койки в году; число врачебных посещений в поликлинике.

 

В соответствии с Концепцией реформирования бюджетного процесса дальнейшее развитие планирования бюджетных расходов предполагает формирование и включение в бюджетный процесс процедуры оценки результативности бюджетных расходов, поэтапный переход от сметного планирования и финансирования расходов к бюджетному планированию, ориентированному на достижение конечных общественно значимых и измеримых результатов.

 

В отличие от сметного программно-целевое  бюджетное планирование обеспечивает направление и использование  бюджетных ресурсов на достижение общественно значимых, количественно измеримых результатов деятельности администраторов бюджетных средств с одновременным мониторингом и контролем результатов, а также качества внутриведомственных процедур финансового менеджмента.

 

В настоящее время программно-целевое бюджетное планирование на федеральном уровне осуществляется в форме федеральных целевых программ, а также Федеральной адресной инвестиционной программы.

 

1.1.4 Казначейская система исполнения  бюджета

 

В соответствии с БК РФ (ст. 215) установлено  казначейское исполнение бюджетов. Орган казначейства осуществляет правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы РФ, предварительному и текущему контролю за ведением операций со средствами федерального бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств федерального бюджета.

 

Федеральное казначейство, согласно БК РФ, регистрирует поступления, регулирует объемы и сроки принятия бюджетных  обязательств, учиняет разрешительные надписи на право осуществления расходов в рамках выделенных лимитов бюджетных обязательств, осуществляет платежи от имени получателей средств федерального бюджета.

 

Исполнение федерального бюджета  осуществляется на основе отражения  всех операций и средств федерального бюджета в системе балансовых счетов Федерального казначейства.

 

При исполнении федерального бюджета  запрещается осуществление операций, минуя систему балансовых счетов Федерального казначейства.

 

Право открытия и закрытия счетов федерального бюджета, а также определения режима их работы принадлежит Федеральному казначейству. Единый счет федерального бюджета (единый счет Федерального казначейства) открыт в Банке России. Вместе с ним Федеральное казначейство вправе открывать и закрывать иные счета в банке, например для платежей по операциям с государственным долгом.

 

Счета Федерального казначейства в  Банке России и других кредитных  организациях ведутся на основании  договоров, заключаемых и исполняемых  в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации с учетом особенностей, установленных Бюджетным кодексом. Открытие и закрытие счетов федерального бюджета, изменение их режима без соответствующего решения Федерального казначейства не допускаются [13].

 

1.2 Учет расчетов с подотчетными лицами

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности в бюджетных учреждениях  постоянно возникает необходимость  приобретения материальных ценностей, работ, услуг. Для этих целей могут  использоваться как безналичные, так  и наличные расчеты. Например, работнику выдаются наличные денежные средства (авансы) под отчет для выполнения определенных действий по поручению учреждения, в частности:

 

– на хозяйственные расходы;

 

– в порядке возмещения произведенных  сотрудником из личных средств  расходов (включая перерасход по авансовым отчетам);

 

– раздатчикам для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, денежного довольствия, стипендий  в учреждениях, имеющим большое  количество подразделений или в  централизованных бухгалтериях.

 

Работники, получающие такие средства, называются подотчетными лицами.

 

Бюджетное учреждение в приказе  об организации бюджетного учета  устанавливает правила проведения расчетов с сотрудниками – подотчетными лицами и наделения их правом осуществлять определенные действия за наличный расчет от имени учреждения. Также детально регламентируется порядок и правила оформления сотрудниками отчетных документов по использованию подотчетных сумм и мера их ответственности.

 

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

 

В зависимости от назначения и статуса  нормативные документы по учету  расчетов с подотчетными лицами целесообразно представить в виде системы (рис. 3).

 

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

 

Основными нормативными документами, регулирующими выдачу и учет наличных денежных средств работникам учреждения под отчет, являются Письмо Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 г. №18 об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (далее – Порядок ведения кассовых операций) и Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 30 декабря 2009 №152н (далее Инструкция 152н).

 

В Порядке ведения кассовых операций прописано, что размеры и сроки  выдаваемых под отчет наличных денег на хозяйственно-операционные и другие расходы учреждения, в том числе его филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, определяются руководителем учреждения.

 

Это означает, что Порядок ведения  кассовых операций не устанавливает  ограничений на размер суммы аванса, выдаваемой организацией подотчетным  лицам [11].

 

Однако следует помнить, что  при оплате каких-либо материальных ценностей, работ, услуг (за исключением услуги проживания в гостинице) подотчетное лицо выступает от имени учреждения. Поэтому на него распространяется Указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 года г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее – Указание). Указанием установлено, что в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке ограничен суммой 100 000 руб. [17].

 

Выдача наличных денег под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели в соответствии с нормами возмещения командировочных  расходов, определенных следующими нормативными актами:

 

– Постановление Правительства  РФ от 26.12.2005 №812 «О размере и порядке  выплаты суточных в иностранной  валюте и надбавок к суточным в  иностранной валюте при служебных  командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

 

– Постановление Правительства  РФ от 02.10.2002 №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

 

– Приказ Минфина России от 02.08.2004 №64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму  жилого помещения в иностранной  валюте при служебных командировках  на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. Приказа от 12.07.2006 №92н).

 

В течение трех рабочих дней по истечении срока, на который указанные  суммы выданы, или со дня возвращения  командированных лиц из командировки, подотчетники обязаны предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

 

Для получения денежных средств  работник должен написать заявление  на имя руководителя учреждения с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

 

На заявлении о выдаче сумм под  отчет работником бухгалтерии проставляется  соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». А также делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

 

При получении подотчетных сумм работник должен написать в командировочном  удостоверении расписку в получении  денег, которая пишется получателем  только собственноручно с указанием  полученной суммы: руб. – прописью, коп. – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

 

Выдача наличных денег под отчет  производится только после полного  отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

 

Выдача наличных денежных средств  под отчет производится по расходному кассовому ордеру формы КО-2 на основании  письменного распоряжения уполномоченных на это должностных лиц (на заявлении о выдаче аванса, командировочного удостоверения и т.д.). Обязательным условиям является ознакомление подотчетного лица с порядком расходования подотчетных сумм (установленным приказом учреждения об организации бюджетного учета) под роспись, а также при условии полного отчета этого лица по ранее полученному авансу.

 

При выдаче наличных денежных средств  из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных  кассовых ордеров применяется Ведомость  на выдачу денег из кассы подотчетным лицам.

 

При покупках за наличный расчет в  организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два  документа – кассовый чек и  товарный чек (или накладную).

 

При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе за проживание в гостиницах) наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа:

 

– квитанцию к приходному ордеру;

 

– накладную (или акт выполненных  работ, оказанных услуг);

 

– счет-фактуру.

 

Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме N КО-1 и  заверяется штампом (печатью) кассира  организации-продавца (исполнителя).

 

Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должна содержать  следующие реквизиты:

 

– наименование документа;

 

– дату составления документа;

 

– наименование организации, от имени  которой составлен документ;

 

– содержание хозяйственной операции;

 

– название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок  по видам, количеству, цене и стоимости  каждого вида товара не допускаются);

 

– должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с расшифровкой фамилии и инициалов;

 

– штамп (печать) продавца (исполнителя  или организации).

 

Счет-фактура должна отвечать требованиям  положений ст. 169

 

Налогового кодекса Российской Федерации и выписываться по форме, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. №914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

 

Иные документы при покупках за наличный расчет организаций (договоры купли-продажи и т.п.) оформляются дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

 

При покупках за наличный расчет у  граждан – индивидуальных предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие документы:

 

– кассовый чек (или квитанцию к  приходному кассовому ордеру);

 

– товарный чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

 

Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его ИНН для представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию по форме, приведенной в Приказе МНС России от 1 ноября 2000 г. N БГ-3–08/379 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц» (далее – Приказ N БГ-3–08/379). Без получения таких сведений производить покупки за наличный расчет у граждан – индивидуальных предпринимателей для нужд организации запрещается.

 

Первичные документы, оформленные  с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником на свой риск без учета установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации).

 

Лица, получившие денежные средства под  отчет, а также лица, производившие хозяйственные расходы за счет личных средств, составляют авансовые отчеты по форме №0504049 с приложением оправдательных документов и отметкой об оприходовании и (или) использовании приобретенных материальных ценностей.

 

Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 – 6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах. К Авансовому отчету прикладываются пронумерованные подотчетным лицом документы в порядке их записи в отчете, подтверждающие произведенные расходы.