Учет и анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками

- отсутствие многократного  контроля за первичными документами на стадии их создания и проверки (как это происходит с документацией, создаваемой на предприятии);

- сложность восстановления  отсутствующих и исправления  неправильно оформленных документов;

- большая вероятность  несвоевременного поступления подтверждающих  документов;

- отсутствие унификации  значительной части первичных  документов, подтверждающих совершение  этих операций (особенно операций, связанных с расчетами за оказанные  услуги). Отсюда риск того, что  первичная документация может  быть не признана в качестве  подтверждающей, если будут какие-либо  сомнения в правильности оформления  документов и их комплектности. 

Факторы риска, а также  возможность разного рода злоупотреблений  обусловливают необходимость предварительного исследования системы первичного учета  на участке расчетов с поставщиками и подрядчиками. Такой анализ позволит аудитору более подготовлено подойти  к проведению основных аудиторских  процедур по данному разделу учета, а также обоснованно определить объемы выборки и способы отбора элементов в проверяемую совокупность. Кроме того, предварительный анализ системы первичного учета даст возможность  оценить качество первичной учетной  документации, которая будет использоваться аудитором в качестве аудиторских  доказательств.

На основании проведенного исследования составляются план и программа  проверки, определяются объемы выборки  на отдельных участках учета в  рамках данного раздела и способы  отбора элементов проверяемой совокупности.

При проверке расчетов с  поставщиками и подрядчиками необходимо выяснить документальную обоснованность произведенных операций, убедиться  в подлинности документов и правильности их оформления.

При проверке документации СПК «Зеленогорский» выявлены следующие  нарушения:

-договора на поставку  оформлены не должным образом,  отсутствуют банковские реквизиты;

- на балансе предприятия  имеется кредиторская задолженность,  срок исковой давности по которой  истек;

- отсутствуют документы,  подтверждающие дебиторскую задолженность  с истекшим сроком исковой  давности.         

 Установлено, что при  осуществлении комбинированных  взаиморасчетах с поставщиками  и подрядчиками, при которых часть  задолженности поставщика осуществляется  погашением наличных денежных  средств через кассу СПК «Зеленогорский»,  нарушены требования относительно  предельного размера расчетов  наличными денежными средствами.

Так, для погашения задолженности  перед Теренгульской МТС в сумме 60 тыс. руб., СПК «Зеленогорский» реализовало трактор К-700. Ввиду того, что сумма трактора больше суммы задолженности, МУП «МТС» доплатило хозяйству наличными денежными средствами в размере 80 тыс. руб. Трактор был передан новому собственнику на основании доверенности (приложение  ). Таким образом, предельный размер расчетов между юридическими лицами был превышен на сумму 20 тыс. руб.

При осуществлении аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками установлены нарушения федерального Закона «О бухгалтерском учете», положения о ведении бухгалтерской отчетности в РФ в части оформления первичных документов, на которых отсутствуют расшифровки должностных лиц, номера и даты документов, единицы измерений.

При осуществлении аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками обратить внимание на:

- обоснованность получения  авансов; 

- уплачен ли НДС с  суммы авансовых платежей, поступивших  в счет предстоящих поставок  товаров или выполнения работ  (услуг) на расчетный счет или  полученных в порядке частичной  оплаты по расчетным документам  за реализованные товары (работы, услуги);

- правильность ведения  аналитического учета по счету  60, правильность составления бухгалтерских  проводок по счету 60;

- соответствие записей  аналитического учета записям  в журнале-ордере N 6- АПК, главной  книге и балансе (при журнально-ордерной  форме учета);

- при поступлении товарно-материальных  ценностей, на которые не получены  расчетные документы, необходимо  проверить, числятся ли эти  поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков и не числится ли стоимость этих ценностей как дебиторская задолженность;

- осуществлялась ли инвентаризация  расчетов (необходимо просмотреть  результаты и, если необходимо, провести встречную проверку  расчетов);

- полноту оприходования  материальных ценностей. Необходимо  сопоставить данные об их количестве  и стоимости по платежным документам  с данными документов на их  оприходование (счетов, товарно-транспортных  накладных) и показателями аналитического  учета, отчетов движения продуктов  и материалов;

- правильность установления  цен на материальные ценности: соответствуют ли они ценам,  указанным в договорах поставки;

- правильность списания  затрат с кредита расчетов  с дебиторами и кредиторами  на себестоимость продукции (работ,  услуг);

- предъявлялись ли штрафные  санкции поставщикам при нарушении  договорных обязательств;

- правильность отражения  операций при оплате векселями; 

- предъявлялись ли претензии  поставщикам и подрядчикам в  случае несоответствия цен и  тарифов, обусловленных договорами; несоответствие качества стандартам  или техническим условиям, за  брак и простои, возникшие по  вине поставщиков или подрядчиков; 

- наличие зарубежных поставщиков,  осуществляющих поставку материалов  за иностранную валюту. Необходимо  уточнить, как ведется учет курсовых  разниц, и как эти курсовые  разницы списывались, а также  выяснить, производился ли пересчет  остатков по счету 60 на первое  число соответствующего квартала.

Рассмотрим аудиторские  процедуры, которые могут присутствовать в зависимости от результатов  проведенного анализа в программе  проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования  товарно-материальных ценностей (ТМЦ), принятия к учету работ, услуг.

С помощью этой процедуры  достигается уверенность в том, что в организации присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период. Выборку на данном участке целесообразно  осуществлять следующим образом: по операциям по поступлению ТМЦ  путем репрезентативной выборки  с помощью случайного или систематического отбора, по операциям по приобретению работ, услуг путем непредставительной выборки в зависимости от предмета договоров, их стоимости и прочих факторов. Проверяя полноту отражения  приобретенных работ, услуг, аудитор  может использовать информацию о  типичном «наборе» услуг, предоставляемых  проверяемой организацией за определенный период, полученную, например, в результате устного опроса или просмотра  учетных регистров за предыдущие периоды. При этом аудитору надлежит сверить данные первичных приходных  документов с договорами и на поставку с тем или иным поставщиком. Затем  необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов-фактур. После этого необходимо сверить полученные данные с данными складского учета или с информацией от бухгалтерии о принятых к учету работах, услугах.

Проверка оперативности  регистрации фактов поступления  сырья, оказания услуг.

Аудитор должен установить причины расхождений (если таковые  есть) между датами совершения хозяйственных  операций и сроками их регистрации  в учете, а также выяснить, разовый  или систематический характер носят  такие факты. Из беседы с главным  бухгалтером (или его заместителем) аудитор должен выяснить, каким образом  и в какие сроки обрабатываются поступившие на предприятие документы, каковы основные каналы поступления  документов, ведется ли их централизованная регистрация и т.д. Полезно также  ознакомиться с перечнем постоянных и разовых контрагентов предприятия, причем документам последних уделить  особое внимание.

Проверка законности первичной  учетной документации, оформляющей  операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

Цель проведения данной процедуры - получение достаточного количества доказательств того, что весь массив первичных документов имеет юридическую  силу (т.е. соблюдены все требования к оформлению документации). Аудитор  полистно просматривает те документы, которые были отобраны им для проверки ранее (в соответствии с выбранными критериями). К проверке документации, оформляющей операции, по которым  были обнаружены расхождения, следует  подойти с особой тщательностью. По результатам проведения данной процедуры  аудитор должен выявить общий  уровень соблюдения правил оформления документов по данному участку и, выявив нарушения, отразить их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет либо они оформлены  неверно (отдельные реквизиты отсутствуют  либо в документах есть исправления), обязательно должна быть учтена при  дальнейшей проверке отражения этих операций на счетах учета.

Проверка полноты и  точности регистрации документа  в учетных регистрах.

В результате данной процедуры  аудитор получает достаточное количество доказательств того, что при принятии документов к учету соблюдены  шесть основных принципов:

- было достаточно оснований  для регистрации каждого документа; 

- все документы, оформляющие  проверяемые операции, зарегистрированы  полностью; 

- все документы отражены  в соответствии с экономической  сущностью операции и по всем  документам произведен точный  количественный и качественный  перенос данных в систему учета; 

- все документы зарегистрированы  своевременно;

- все документы зарегистрированы  в соответствующих данной хозяйственной  операции учетных регистрах; 

- каждый документ принят  к учету единожды.

Выборка документов, проверяемых  в рамках данной процедуры, должна производиться  с учетом результатов предшествующих процедур. Особое внимание следует  уделить документам, на которые не составлены графики документооборота, и операциям, по которым первичные  документы отсутствуют либо в  них отсутствуют определенные реквизиты.

Проверка реальности дебиторской  и кредиторской задолженности. Цель этой процедуры - достижение уверенности  в том, что задолженности контрагентов и задолженности перед контрагентами  числятся на счетах учета в реальных значениях. Данная процедура - одна из важнейших в аудите расчетов с  поставщиками и подрядчиками, так  как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными  средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений финансовой отчетности. Аудитору необходимо знать типичные способы совершения и сокрытия подобных действий. Наиболее значительных размеров мошенничество может достигать при осуществлении закупочных операций. Нарушения при закупках сырья могут быть как простыми (например, предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм, что легко выявляется в ходе инвентаризации и сверок расчетов), так и очень сложные, которые почти невозможно вскрыть при помощи аудиторской проверки, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат. Аудитору следует убедиться также в том, что за проверяемый период не было случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого. Кроме того, суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть своевременно списаны на внереализационные доходы организации.

Проверка расчетов по неотфактурованным поставкам проводится для того, что с помощью этой процедуры проверяется отражение на счетах учета операций по получению ТМЦ (работ, услуг) от сторонних организаций, не подтвержденных в течение определенного срока первичными документами. Отсутствие подтверждающих документов выявляется в ходе проведения аудита системы первичного учета по данному разделу. При проверке необходимо принимать во внимание, что аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" должен обеспечивать получение данных по неотфактурованным поставкам и что материальные ценности (работы, услуги) по неотфактурованным поставкам должны быть учтены по ценам и на условиях, предусмотренных договором. Аудитору надлежит убедиться в том, что истребование документов по неотфактурованным поставкам производится в организации в разумные сроки. В случае неотфактурованных поставок, по которым подтверждающие документы отсутствуют достаточно долгое время (имеется в виду, что на момент составления отчетов - налоговых и финансовых - документы еще не поступили), аудитору надлежит убедиться в том, что входящий НДС по таким поставкам не был принят к возмещению. Если же подтверждающие документы поступили и имеются расхождения в ценах и номенклатуре, то аудитору следует проверить правильность корректировки сумм по соответствующим позициям на счетах бухгалтерского учета, которые к моменту поступления документов уже были списаны на затраты проверяемого периода. Если корректировке подлежат данные за предыдущие отчетные периоды, то целесообразно также проверить правильность корректировки соответствующих налоговых и финансовых отчетов.

Проверка расчетов по векселям, выданным и расчетов по коммерческим кредитам.

Если в организации  практикуется проведение расчетов собственными векселями, то аудитору необходимо обратить внимание на то, что аналитический  учет по счету 60 должен обеспечить возможность получения данных в разрезе поставщиков по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил, и по просроченным оплатой векселям. Кроме того, по векселям, просроченным оплатой, с истекшим сроком исковой давности следует проверить своевременность списания кредиторской задолженности на внереализационные доходы организации.

Если ТМЦ поступили  на условиях коммерческого кредита  либо кредиторская задолженность обеспечена векселем и предусматривает уплату поставщику определенного процента, то большое значение имеет учет процентов  по этим обязательствам.

Проводится проверка расчетов по претензиям. Претензия предъявляется  поставщикам, если счет поставщика оплачен  и акцептован до поступления ТМЦ (оказания работ, выполнения услуг), а  при приемке на склад обнаружилась недостача ТМЦ против отфактурованного количества либо обнаружились несоответствия принятых ТМЦ (работ, услуг) по ценам, качеству, номенклатуре против оговоренных в договоре величин. На неудовлетворенные претензии поставщику должен быть предъявлен иск.