Учет и анализ использования трудовых рессурсов

К рабочим относятся лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и др.

К руководителям относятся  работники, занимающие должности руководителей организаций и их структурных подразделений.

К специалистам относятся  работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и другими работами, в частности: администраторы, бухгалтеры, диспетчеры, инженеры, инспекторы, механики, нормировщики, техники, товароведы, экономисты, энергетики, юрисконсульты и др.

Другие служащие –  это работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и  контроль, хозяйственное обслуживание, в частности: агенты, архивариусы, дежурные, делопроизводители, кассиры, коменданты, контролеры (не относимые к рабочим), копировщики технической документации, табельщики, учетчики, чертежники, стенографистки.

При распределении работников организации по категориям персонала  при заполнении форм по труду, следует  руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и  тарифных разрядов (ОКПДТР), введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367 с 01.01.1996 г.

По сфере применения труда работники предприятия  делятся на персонал производственной и непроизводственной сфер.

К производственному  персоналу относят работников, участвующих  в процессе производства продукции (выполнения работ, оказания услуг), управляющих  этим процессом и обслуживающим  его.

По выполняемым функциям производственный персонал делится на шесть категорий: рабочие, ученики, специалисты, служащие, младший обслуживающий персонал и охрана.

Ученики – работники, имеющие ученический договор  с целью приобретения профессии.

К непроизводственному  персоналу относят работников непромышленных организаций, состоящих на балансе предприятия ( персонал не основной деятельности ) – в жилищном хозяйстве, медицинских и профилактических пунктах, детских дошкольных учреждениях.

Работники предприятия  делятся:

• по  профессиям – бухгалтеры, юристы, кондитеры, пекари, механики, инженеры и т.д.;
• по стажу работы;
• по квалификации (разрядам).

По окончании профессионального  обучения на производстве рабочему присваивается квалификация (разряд, класс, категория) по профессии, согласно тарифно-квалификационному справочнику.

Квалификационный разряд – величина, отражающая уровень  профессиональной подготовки работника. В соответствии с полученной квалификацией (разрядом, классом, категорией) работнику предоставляется работа, а по мере повышения квалификации присваивается более высокий разряд.

Учетом личного состава  предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера. На ООО  «Орбита» данными вопросами занимается специалист по кадрам.

Первичными документами  по учету численности рабочих  и служащих и их движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и  о предоставлении отпусков.

На рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную  или сезонную работу, отдел кадров заполняет личную карточку по учету кадров.

Каждому работнику при  приеме на работу присваивается табельный  номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного – двух лет.

Бухгалтерия предприятия  на основании первичных документов открывает на каждого работника  лицевой счет с указанием справочных данных для накапливания из месяца в месяц сведений о заработке с последующим использованием их показателей для расчета среднего заработка.

Прием на работу осуществляется согласно действующего законодательства. Согласно ст. 64 ТК  РФ [31.32] запрещается необоснованный отказ в приеме на работу.

Для определения штатной  численности предприятием разрабатывается штатное расписание, в котором закрепляется должностной и численный состав предприятия. Штатное расписание составляется на бланке предприятия, содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Расписание согласовывается  с главным бухгалтером, подписывается заместителем директора и утверждается директором, заверяется печатью, при этом в грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы (приложение 1).

Порядок внесения изменений  в утвержденные штатные расписания определяется самостоятельно предприятием (работодателем). Штатные расписания составляются на год. При их составлении численность определяется исходя из предполагаемых объемов работ, финансовых возможностей по содержанию того или иного количества должностей, хозяйственной целесообразности с использованием разработанных нормативных материалов (штатов, штатных нормативов, штатных перечней). Все работы, предусмотренные штатным расписанием, выполняются штатными работниками, с которыми предприятие заключает трудовые договоры (контракты).

В трудовой договор (контракт) могут быть включены условия об установлении испытательного срока, неразглашении служебной или коммерческой тайны или иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством, соглашениями и коллективными договорами, действующими в организации.

В соответствии со ст.  58 ТК РФ[31.29] трудовые договоры заключаются на  неопределенный срок и на определенный срок не более пяти лет.

 При заключении  договоров на неопределенный срок стороны не оговаривают срок будущей работы. Среди таких договоров можно выделить следующие виды:

• обычный трудовой договор;
• договор при совместительстве должностей;
• договор при приеме на государственную службу.

 Срочный трудовой  договор (контракт) может заключаться только в тех случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок, с учетом характера предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. В соответствии со статьей 67 ТК РФ[31.33] трудовой договор со всеми работниками заключается в письменной форме (приложение 2).

Для выполнения отдельных  видов работ предприятием организуется заключение договора гражданско-правового характера – подряда, поручения, перевозки, возмездного оказания услуг, авторских и др. При заключении договоров гражданско-правового характера необходимо учитывать, что отношения с работниками строятся на основе не трудового законодательства, а гражданского.

Отдельно выделяется категория работников, которые набираются на работу на условиях штатного совместительства. Такой набор производится на должности, зарегистрированные штатным расписанием  предприятия, но может осуществляться как за счет других штатных работников (внутреннее совместительство) так и за счет нештатных работников (внешнее совместительство). Согласно гражданско-правовому договору исполнитель (работник) принимает на себя обязанность выполнить определенный круг работ, индивидуальное трудовое задание (заказ, поручение), осуществляемые без подчинения исполнителя внутреннему трудовому распорядку предприятия.

Прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) администрации предприятия. Приказ (распоряжение) о приеме на работу  оформляется в трехдневный срок со дня подписания трудового договора и на его основании.

Приказ (распоряжение) работодателя объявляется работнику под расписку. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа. Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) составляется на каждого члена трудового коллектива (приложение 3). Применяется для учета вновь принятых на работу; заполняется работником отдела кадров на всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом.

При заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу.

На  каждого  работника  организации  заполняется  личная  карточка (ф. № Т-2 ) в одном экземпляре (приложение 4)  .

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в графе 12 раздела 3 личной карточки (в соответствии с п. 2.4 "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденной Постановлением  Госкомтруда СССР от 02.08.85 № 252).

При оформлении перевода работника из одного подразделения  в другое составляется "Приказ (распоряжение) о переводе работника на  другую работу" (форма № Т-5) в двух экземплярах (приложение 5). Один экземпляр  остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителями соответствующих структурных подразделений и подписывается руководителем организации.

Ежегодно каждому работнику  должен предоставляться оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Перечни производств, работ, профессий и должностей, работа в которых дает право на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, а также минимальная его продолжительность н условия предоставления утверждаются Правительством РФ.

По семейным обстоятельствам  и другим уважительным причинам работнику, по его письменному заявлению, может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (приложение 6) отдел кадров делает отметки  в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты".

Для учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы используется  табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы  - форма Т-12.

Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или мастером, или лицом на это уполномоченным и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц.

На рассматриваемом  предприятии заполнение табеля учета  рабочего времени (приложение  7)  ведется вручную специалистами:

• по заводоуправлению – инженером отдела труда и заработной платы;
• в отделе главного механика – инструментальщиком;
• в автотранспортном участке – диспетчером;
• по производственным цехам, торговом отделе и прочим участкам -  учетчиками, бригадирами или начальниками отделов и участков.

Существует несколько  способов контроля за своевременным  началом и окончанием работы и использованием времени в течение рабочего дня:

•  карточный - с помощью контрольных часов;

•  жетонный - с применением  табельных жетонов или марок;

•  пропускной - посредством  сдачи рабочими и служащими и  обратной выдачи им пропусков (сдают  перед началом работы и получают по окончании работы) – действующей на ОАО «Кисловодский хлебомакаронный комбинат »;

•  рапортно - ведомственный - с использованием рапортов или табельных ведомостей от начальника,

•     с помощью контрольно-пропускных устройств.

Учет явок на работу и  использование рабочего времени  осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, т.е. отметки всех явившихся, не явившихся, опозданий и т.п., или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Отметку о неявках и опозданиях делают на основании соответствующих документов - листах временной нетрудоспособности, справок о вызове в суд, военкомат и т.п., которые работники сдают табельщикам. Часы отработанные сверхурочно отмечаются по спискам мастеров, а время простоев на основании листков о простое.

На титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком. При ручной обработке учетных данных пользуются буквенным или цифровым кодом, а при механизированной - цифровым,