Учет и анализ движения денежных средств

Денежные средства, внесенные в кассы различных специализированных учреждений для зачисления на счета организации, но еще не зачисленные по назначению – «переводы в пути» – представляют собой требования предприятия к получению фиксированных сумм.

В международной учетно-аналитической практике к денежным средствам приравниваются так называемые эквиваленты денежных средств (cash equivalents).

В процессе хозяйственной деятельности организация вступает с другими хозяйствующими субъектами в договорные отношения, которые регулируют приобретение материально-производственных запасов (работ, услуг), а также продажу продукции (работ, услуг) и перепродажу товаров. У организации возникают обязательства: перед поставщиками – за полученные ценности; перед персоналом – по оплате труда; перед бюджетом – по налогам и сборам и т. д.

Все расчеты обычно осуществляются в безналичной или наличной денежной форме.

Безналичный порядок расчетов предусматривает перечисление (перевод) денежных средств с расчетного счета организации на расчетный счет получателя. Такая форма характерна для расчетов с поставщиками и подрядчиками, бюджетом, другими контрагентами.3

Расчеты с персоналом по оплате труда, а также с подотчетными лицами осуществляются, как правило, наличными денежными средствами, получаемыми в учреждениях банков с расчетных счетов организации.

Учетно-аналитическая информация о движении денежных средств организации должна отвечать следующим требованиям4:

– реалистичное отражение всех проводимых в организации финансово-хозяйственных операций. Для обеспечения данного требования необходима информация, предоставляемая не только бухгалтерским учетом и отчетностью, но и внесистемным учетом и отчетностью для стратегического планирования, распределения ресурсов, определения стоимости финансовых инструментов. Такая информация может формироваться в платежных календарях, бюджетах, при проведении факторного анализа и т.д.;

– обеспечение унифицированного и формализованного процесса создания отчетов, позволяющих руководителям разных уровней управления владеть текущей и перспективной информацией о денежных средствах. Для выполнения этого требования в организации должны быть разработаны стандартизированные формы, отражающие специфику деятельности этой организации, и установлены сроки представления информации от каждого подразделения организации, позволяющие руководству своевременно принимать качественные и эффективные управленческие решения;

– наличие обширного аналитического инструментария. Качество учетно-аналитической информации зависит от приемов и методов, применяемых при ее обработке и анализе;

– обеспечение контрольной функции. Для обеспечения данного требования должно быть определено, какое подразделение в структуре управления организацией будет контролировать сбор и обработку информации о денежных средствах (на крупных предприятиях для выполнения этих функций может быть создана специальная казначейская служба).

Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банке, в выставленных аккредитивах, чековых книжках и в других формах безналичных расчетов (см. Приложение Г).

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются5:

– точный, полный и своевременный учет денежных средств и операций по их движению;

– контроль наличия денежных средств, денежных документов, их сохранности и целевого использования;

– контроль соблюдения кассовой и расчетно-платежной дисциплины;

– выявление возможности наиболее рационального использования денежных средств.

Порядок хранения и использования денежных средств установлен Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации6. В соответствии с этим документом все организации без исключения обязаны хранить свободные денежные средства в банках. Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями в безналичном порядке. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу. Если прием наличных денег организация осуществляет от населения, то обязательным является применение контрольно-кассовых аппаратов.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке на получение наличных денег.

Учет кассовых операций отражён в приложении А.

При документальном оформлении поступления в кассу наличных денежных средств используется типовая форма Приходного кассового ордера (ф. КО1). При документальном оформлении выдачи из кассы денежных средств используется типовая форма Расходного кассового ордера (ф. КО-2). Данные формы применяются как при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный и расходный ордер выписываются в одном экземпляре работником бухгалтерии.7

По строке «Основание» кассовых ордеров указывается хозяйственная операция, на основании которой деньги поступают в кассу либо выдаются из кассы (с указанием на соответствующий документ).

По строке «Приложение» кассовых ордеров указываются документы, прилагаемые к оформленным ордерам. Например, при внесении подотчетным лицом в кассу неизрасходованных подотчетных сумм к приходному кассовому ордеру прилагается авансовый отчет подотчетного лица.8

Бухгалтер производит проверку сделанных кассиром отметок в платежных ведомостях и подсчитывает выданные и депонированные суммы. Депонированные, т. е. не полученные в срок, суммы заработной платы сдаются в банк. На общую сумму депонированных сумм составляется один сводный расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в бухгалтерии в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу.

В большинстве организаций в настоящее время кассовая книга ведется в компьютерной обработке, при которой ее листы формируют в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней создают машинограмму «Отчет кассира». Оба названных регистра должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. В последней машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно печататься общее количество листов книги за каждый месяц, а в последней машинограмме за календарный год – общее количество листов книги за год. Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны. Количество листов должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Отчет кассира сдается в конце дня вместе с приходными и расходными документами в бухгалтерию. В отличие от приходного и расходного кассовых ордеров в кассовой книге допускаются исправления, но они должны быть оговорены и заверены подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль правильного ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.9

Безналичные расчеты осуществляются через банки. Их применение позволяет существенно снизить расходы на денежное обращение, сократить потребность в денежных средствах, обеспечить сохранность денежных средств.

Безналичные расчеты осуществляются по товарным и нетоварным операциям.10

К товарным операциям относят куплю-продажу сырья, материалов, готовой продукции, основных средств. Расчеты по таким операциям учитываются на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

К нетоварным операциям относят расчеты с коммунальными службами, научно-исследовательскими организациям, учебными заведениями, учреждениями здравоохранения и т.д. Расчеты учитывают на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

В зависимости от местонахождения поставщика и покупателя безналичные расчеты разделяют11:

– на иногородные;

– одногородные (местные).

Иногородные расчеты – расчеты между организациями, обслуживающимися учреждениями банков, которые находятся в разных населенных пунктах.

Одногородные (местные) расчеты – это расчеты между организациями, обслуживающимися одним банком (несколькими учреждениями банков), которые находятся в одном населенном пункте.

Формы безналичных расчетов содержатся в статье 862 Гражданского кодекса Российской Федерации и определены Положением Центрального банка РФ «О безналичных расчетах РФ» № 2н от 03.10.2003 г.

При безналичных формах расчетов применяются следующие расчетные документы12:

– расчеты платежными поручениями;

– расчеты аккредитивами;

– расчеты чеками;

– расчеты по инкассо.

1. Платежное  поручение – распоряжение плательщика  перевести денежную сумму на  счет получателя средств. Платежными поручениями оформляются13:

– перечисление денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

– перечисление денежных средств в бюджеты различных уровней и внебюджетные фонды;

– перечисление денежных средств в целях возврата займа или кредита и, наоборот, в целях размещения займа, уплаты процентов по заемным средствам;

– перечисление денежных средств в других целях, если такая форма расчетов предусмотрена действующим законодательством или договором.

2. Аккредитивы  – условные денежные обязательства, принимаемые банком по поручению плательщика произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении получателями документов, соответствующих условиям аккредитивов.

3. Чек – ценная  бумага, содержащая ничем не обусловленное  распоряжение чекодателя (плательщика) банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю (получателю).

4. Инкассовое  поручение – банковская операция, посредством которой банк по  поручению и за счет клиента  на основании расчетных документов  осуществляет действия по получению  платежа от плательщика.

5. Платежное  требование – документ, содержащий  требование кредитора (получателя  средств) по договору к должнику (плательщику) об уплате определенной  денежной суммы через банк.

Расчеты платежными требованиями производятся в случаях, когда такой порядок оплаты предусмотрен договором.

Количество экземпляров, передаваемых в банк, зависит от количества участников расчетов. Первый экземпляр расчетного документа (кроме чека) подписывает руководитель организации и главный бухгалтер. На документе ставится оттиск печати. Порядок оформления, приема, обработки расчетных документов и осуществление расчетов с их использованием регулируется не Положением «О безналичных расчетах в РФ», а также договорами банков с клиентами.

Рассмотрим учет операций по расчетным счетам.

Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Организации, имеющие отдельные подразделения вне своего местонахождения (филиалы, представительства), могут открывать расчетные счета по местонахождению подразделений. Организации, не являющиеся юридическими лицами, открывают текущие счета.14

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы, поручения организации, производимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды.

Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает выписки из расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указываются начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на счете.15

Бухгалтерия организации проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибок немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Бухгалтерский учет наличия и движения денежных средств на расчетном счете организации ведут с применением счета 51 «Расчетные счета». По дебету счета записываются поступления наличных денежных средств из кассы организации, безналичные зачисления от покупателей, заказчиков и прочих дебиторов; по кредиту отражаются денежные средства, перечисленные в погашение задолженности поставщикам, подрядчикам и прочим кредиторам, в бюджет и во внебюджетные фонды, а также суммы наличных денежных средств, выданных организации на выплату заработной платы и хозяйственные расходы.16

Основанием для бухгалтерских записей является выписка банка, которая заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету.

Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром банковского лицевого счета и содержит следующие данные17:

– номер лицевого счета организации-клиента банка;

– дата предоставления выписки;

– дата предоставления предыдущей выписки;

– остаток средств на расчетном счете на дату предыдущей выписки;

– номера банковских расчетных документов, на основании которых были произведены операции по расчетному счету;

– содержание операции по расчетному счету в кодовом обозначении;

– номера расчетных счетов сторонних организаций, явившихся получателями средств либо плательщиками по данной операции (графа  «кор. счет»);

– сумма по операции (по дебету или по кредиту расчетного счета);

остаток средств на расчетном счете на дату представления выписки.

 

Лицевой счет – № лицевого счета За   дата представляемой выписки   г.

Входящее сальдо на    дата предыдущей выписки    г.			Сальдо		Коррес-понден- ция счетов
Код операции	№ документа	Корсчет	Дебет	Кредит
Код	номер	№ счета плательщика	Сумма прихода
Код	номер	№ счета получателя средств		Сумма расхода
…	…	…	…	…
Итого			Оборот	Оборот
Исходящее сальдо на  дата представляемой выписки			Сальдо