Учет и анализ денежных потоков

Характер выявленного  нарушения	Основание	Вероятность финансовых санкций	Рекоменда-ции по устранению
Отсутствие подписи главного бухгалтера на некоторых кассовых документах	Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина  России от 29 июля 1998 г. N 34н), Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации ,ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ  и ст. 252 НК РФ.	Налоговый кодекс РФ,  ст.120 Штраф от 5 до 15 тыс.руб., до 10% от неуплаченного налога в связи с занижением налоговой базы На административные лица от 2 000 до 3 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).	Дооформить документы
Отсутствие номеров страниц  в отчетах кассира			Дооформить документы
Наличие исправлений и  подчисток в кассовых документах, незаверенных подписями кассира  и бухгалтера			Исправить документы с  подчистками
Не полное оприходование денежных средств в кассу, полученных по чеку в банке (21000 руб.)	Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина  России от 29 июля 1998 г. N 34н), Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40) (с изменениями от 26 февраля 1996 г.)	Статья 15.1 КоАП РФ наложение  административного штрафа на должностных  лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40000 до 50000 руб.	Проведение ревизии  кассы периодически и в случаях,  оговоренных в законодательстве
Внезапная ревизия кассы, а также  ревизия при смене  материально-ответственного лица не проводиться
Имеются случаи не соблюдения лимита  денежных средств в кассе
Кассовое обслуживание за ведение расчетного счета (400 руб.),услуги связи (1390 руб.)  учтено  на счете 44.	ПБУ 10/99 п.11, ст. 264 п.1 подп. 25	Налоговый кодекса РФ, ст.120 Штраф от 5 до 15 тыс.руб., до 10% от неуплаченного налога в связи с занижением налоговой базы На административные лица от 2 000 до 3 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

 

4. Несоблюдение лимита  денежных средств – рекомендуется   произвести  расчет лимита денежных  средств с учетом всех потребностей  организации и  предоставить  его в банк для недопущений  таких нарушений в дальнейшем, кроме этого, в случае возникновения  подобной ситуации, рекомендуется  сверхлимитные средства сдавать  в банк или использовать (например, выдать в подотчет).

5. Кассовое обслуживание  за ведение расчетного счета  относится к прочим расходам  организации и учитывается по  дебету счета 76, а в дальнейшем  по  дебету  счета 91, соответственно, учет данных затрат по дебету  счета 44 ведет к искажению данных  отчетности и декларации по  налогу на прибыль. 

6. Выявленные ошибки свидетельствуют  о недостаточно эффективном внутреннем  контроле, поэтому внезапная ревизия   в значительной степени может  повлиять на повышения ее эффективности  и своевременное исправление  ошибок.

Инвентаризация кассы  организации должна проводиться  в соответствии с п. 3.39-3.43 Методических указаний по инвентаризации, а также  Порядком ведения кассовых операций. Причем следует заметить, что инвентаризировать  кассу комиссия должна в первую очередь. Здесь главное - фактор внезапности, поскольку невозможно получить объективные  данные, если кассир заранее информирован о предстоящей проверке.

Также руководству и главному бухгалтеру следует повысить профессиональный уровень работников бухгалтерской  службы, возможно это будет дополнительное обучение с обязательным контролем знаний.

Комиссии нужно обратить внимание на наличие договора о материальной ответственности кассира, а также  на акты приема-передачи кассы.

Таким образом, предложенные несколько простых мероприятий  по устранению выявленных недостатков  существенно повлияют на состояние  внутреннего системы  контроля организации.

Операции с денежными  средства всегда находятся под пристальным  вниманиям проверяющих органов, в том числе и налоговой  инспекции, при этом штрафы за нарушения  работы с денежными средствами достаточно  значительны. Организации, ее руководству, главному бухгалтеру и работникам бухгалтерии следует проявлять повышенное внимание при оформлении и документировании данных операций, тогда многих ошибок, а соответственно, недочетов и штрафных санкций можно будет избежать.

В настоящее время, как  уже было сказано выше, организация  осуществляет ведение учета в  программе 1С Бухгалтерия 7.7. Следует  отметить, что хотя данная программа  значительно упрощает труд бухгалтеров, содержит все необходимые бланки первичных документов, позволяет  оперативно вносить и обрабатывать операции, она все же по своей  аналитичности и возможностям уступает относительно новой программе этой же фирмы – 1С Предприятие 8.2 с дополнительным модулем 1С Деньги.

Рассмотрим некоторые  расширенные возможности 1С Предприятие 8.2 по участку учета денежных средств.

Отличительной особенностью программы «1С Предприятие 8.2» является возможность в одном документе оформлять все операции с рублевой и валютной наличностью, производимые за день в одной кассе.

Такая возможность позволяет значительно  сократить время необходимое  для ввода данных. Простота и удобство оформления операций с наличными  и безналичными средствами делают ввод данных в программу максимально  комфортным для пользователя.

Программа предусматривает возможность  назначения прав доступа пользователей к кассам. Пользователь, который не имеет прав доступа к кассе, не может оформлять в ней операции и формировать отчеты по этой кассе (рис.3.1).

При оформлении операций с наличными, безналичными и подотчетными денежными  средствами указывается статья движения денег, что позволяет контролировать денежные потоки по статьям.  

В управленческом учете для контроля подотчетных денежных средств недостаточно указывать статью движения денег  при списании наличных денег под  отчет. Денежные средства, выданные подотчетнику, могут использоваться им для совершения различных платежей. Возможность указания любой статьи движения денег при списании подотчетных средств является отличительной особенностью программы «1С:Предприятие 8». Данная возможность позволяет руководителю контролировать движение подотчетных денег и направление их использования.

 

Рисунок 3.1 – Пример внесение операций по движению денежных средств в кассах

 

Программа позволяет анализировать  обороты наличных, безналичных и  подотчетных денежных средств по кассам, расчетным счетам и подотчетным  лицам предприятия.

Отчет «Ведомость остатков и оборотов денег» дает руководителю информацию о том, где находятся деньги предприятия (рис. 3.2).

Отчет «Структура поступлений и  платежей денег» дает руководителю информацию о том, откуда пришли деньги и куда они были потрачены (рис. 3.3).

Рисунок 3.2 – Пример отчета по оборотам денежных средств

Рисунок 3.3 – Пример отчета по структуре оборота денежных средств

 

Помимо оборотов денег, программа  позволяет отслеживать хронологию операций с денежными средствами. Пользователь может выбирать и группировать объекты учета денежных средств (касса, расчетный счет, подотчетник) по которым будут отражены все операции с денежными средствами за указанный период ( рис.3.4).

Рисунок 3.4 – Пример отчета по движению денежных средств

 

Программа «1С: 8» предоставляет возможность производить анализ и сравнения запланированных и фактических денежных потоков. Отчет «Сравнение денежных потоков» позволяет детально оценить сделанные ранее прогнозы и проанализировать отклонения между запланированным и фактическим движением денег (рис. 3.5).

Рисунок 3.5 – Отчет о  сравнении денежных потоков за период

 

Таким образом, использование  данного программного продукта значительно  повысить аналитичность учетной деятельности по сегменту учета денежных средств.

3.2. Разработка платежного  календаря, как метода управления  денежными потоками

 

Невозможно эффективно управлять производством и деятельностью любого коммерческого предприятия, не имея четкого, обоснованного и детально разработанного финансового плана.

Основным и наиболее важным объектом финансового планирования являются денежные потоки предприятия.

Несмотря на огромное значение бюджетного управления для предприятия, составление годовых планов (бюджетов) с детализацией их по месяцам явно недостаточно для оперативного управления движением денежных средств. Для этого необходимо составлять более подробный оперативный план — платежный календарь.

Платежный календарь —  это план организации производственно-финансовой деятельности предприятия, в котором календарно взаимосвязаны все источники денежных поступлений и расходы за определенный период времени. Он полностью охватывает денежный оборот коммерческой организации; дает возможность увязать поступления денежных средств и платежи как в наличной, так и безналичной форме; позволяет обеспечить постоянную платежеспособность и ликвидность.

Платежный календарь, как правило, представляет собой месячную детализацию показателей положительных и отрицательных денежных потоков с разбивкой по дням (пятидневкам, декадам) бюджета движения денежных средств. Основная цель составления платежного календаря видится в достижении максимальной сбалансированности положительных и отрицательных денежных потоков в каждый момент планируемого интервала времени, а также в обеспечении платежеспособности предприятия. Именно платежный календарь как средство управления денежными потоками на предприятии должен решать задачу синхронизации положительных и отрицательных денежных потоков. Достижение такой сбалансированности способствует ускорению оборачиваемости денежных средств, вовлечению дополнительного их количества в оборот, улучшению платежной дисциплины и т.д., что в совокупности приводит в конечном итоге к повышению рентабельности деятельности организации.

Наиболее сложным моментом в составлении платежного календаря для любого предприятия является прогнозирование поступления денежных средств в каждый конкретный момент времени. Это является камнем преткновения для финансового директора или менеджера, составляющего платежный календарь. От того, насколько правильно будет спрогнозировано поступление денежных средств на счета предприятия, зависит и разница между запланированными и фактическими оттоками денежных ресурсов. В сложившейся практике рыночных отношений зачастую сложно, а иногда и невозможно точно определить, когда поступят денежные средства на счета или когда будут произведены оплаты за отгруженную продукцию и товар, как бы хорошо при этом ни работали на предприятии отделы маркетинга, плановый и другие.

Как показывает практика планирования денежных потоков на ряде предприятий, суммы фактических платежей очень сильно отличаются от запланированных. В первую очередь это связано с отсутствием или недостаточным притоком денежных средств в тот день, в который запланированы те или иные платежи. В результате нарушаются сроки платежей, растет сумма кредиторской задолженности, предприятию приходится оплачивать штрафные санкции и неустойки, предусмотренные в договорах, в спешном порядке происходит перераспределение имеющихся денежных средств по наиболее важным направлениям. Все это негативно сказывается на эффективности работы предприятия.

Для того, чтобы наиболее эффективно спланировать распределение денежных платежей на предприятии для обеспечения их наибольшей синхронизации с поступлениями средств, а также для поддержания необходимого уровня платежеспособности, можно предложить использовать следующую модель (рис. 3.6).

Условные обозначения, используемые в рисунке: ДС — денежные средства; В_СХПр — выручка от реализации продукции; АВ_ПОЛ — поступления предоплаты (авансов) в текущем периоде; ПОГ_Ав_пол — отгрузка продукции в счет полученных авансов; ПОГд^д — погашение дебиторской задолженности от покупателей по отгрузкам предыдущих месяцев; ОБРд_Зтек — возникновение дебиторской задолженности от покупателей по отгрузкам текущего месяца; В_ОСиПА — выручка от реализации основных средств и прочих активов; Вцб_ифв — выручка от реализации ценных бумаг и иных финансовых вложений; АРЕН_ПОЛ — поступления арендных платежей; ДКрЗ_ПОЛ — полученные долгосрочные кредиты и займы; БС_ПОЛ — получение бюджетных субсидий; ПОГ_Прд_З — погашение прочей дебиторской задолженности (в том числе выданных авансов); ОБР_Прд_З — возникновение прочей дебиторской задолженности; ПР_ПОСТ — прочие поступления; ОПЛ_СМУ — оплата сырья и материалов, услуг сторонних организаций; ПОГ_КЗсму — покрытие кредиторской задолженности поставщикам по расчетам за сырье, материалы, услуги сторонних организаций; ОБР_КЗсму — приобретение сырья и материалов, услуг сторонних организаций с отсрочкой; ПОКТОВ — закупка товаров для продажи; ОПЛ_общ — оплата общехозяйственных расходов; ПОГ_КЗобщ — покрытие кредиторской задолженности поставщикам по расчетам за общехозяйственные расходы; ОБР_КЗобщ — приобретение материалов, услуг, прочих активов на общепроизводственные цели с отсрочкой; ОТ — заработная плата (фонд оплаты труда); ПОГКЗот — покрытие кредиторской задолженности по оплате труда; ОБР_КЗот — возникновение кредиторской задолженности по оплате труда; ОТЧ_от — отчисления от фонда оплаты труда; ПОГ_КЗотч — покрытие кредиторской задолженности по отчислениям с заработной платы; ОБР_КЗотч — возникновение кредиторской задолженности по отчислениям с заработной платы; НиС — налоговые платежи и прочие сборы в бюджет; ПОГ_КЗнс — покрытие кредиторской задолженности по налогам и сборам; ОБР_КЗнс — возникновение кредиторской задолженности по налогам и сборам; ДИ- ВиПР — выплата дивидендов, процентов собственникам (акционерам); ПР_ОС — приобретение объектов основных средств; ПР_НА — приобретение нематериальных активов; ПРц_БиФВ — приобретение ценных бумаг и осуществление финансовых вложений; ПРЕД_З — предоставление займов другим организациям; ОПЛ_ауд — оплата услуг аудиторских организаций; ОПЛ_КРОРГ — оплата услуг кредитных организаций (проценты, комиссионные); ПОГ_КрЗ — погашение займов и кредитов; ЛИЗ_ПЛ — лизинговые платежи; ПР_ВЫПЛ — прочие выплаты, перечисления и т. п.; ПОГПрКЗ — покрытие прочей кредиторской задолженности; ОБР_ПрКЗ — возникновение прочей кредиторской задолженности; ОстДСмм — необходимый минимальный ежедневный остаток ДС; К_СЛ — задаваемый коэффициент срочной ликвидности; КЗ_конд — сумма кредиторской задолженности на конец дня; ДЗ_конд — сумма дебиторской задолженности на конец дня; КФВ_конд — сумма краткосрочных финансовых (ликвидных) вложений на конец дня.