Учет и анализ денежных потоков

Расходный кассовый ордер  формируется в одном экземпляре и в обязательном порядке подписывается  руководителем и главным бухгалтером,  в нем указывается  сумма, дата, корреспонденция счетов,  получатель и основание для выдачи денежных средств, например, при выдаче в подотчет – это заявление, подписанное руководителем с указанием целей расходования средств (на покупку канцелярских товаров, на оплату поставщику и т.д.) (Приложение 5). Если сотрудника направляют в командировку, то основанием для выдачи денежных средств будет являться приказ на командировку и командировочное удостоверение.

В момент выдачи денежных средств  сотрудник-получатель расписывается  в ее получении и в графе  «получил» буквами с первой заглавной  записывает  данную сумму, при этом копейки записываются цифрами.

Кассир проверяет кассовый ордер, а также документы сотрудника ( а в случае, если они не отражены в РКО – вписывает их реквизиты), которому выдаются денежные средства и  после этого ставит свою подпись в графе выдал.

Если из кассы предприятия  выдается заработная плата, то  на общую  сумму выдаваемой заработной платы  составляется РКО,  к которому прикладывается платежная  ведомость (Приложение 6) , содержащая список сотрудников и суммы к выдаче для каждого из них.

Поступившие в кассу денежные средства и выданные из нее в обязательном порядке кассир ООО «Тор» фиксирует  в кассовой книге (Приложение 7) на основании приходных и расходных кассовых ордеров.

На каждый календарный  год заводится одна кассовая книга, при этом каждый лист книги соответствует  одному кассовому дню. Книга состоит  из двух частей  - это отчет кассира и непосредственно вкладной лист кассовой книги. Они идентичны по своему содержанию, но отчет кассира вместе с приложением приходных и расходных документов подшивается отдельно. Листы кассовой книги  пронумерованы, по каждому кассовому дню, а также по месяцу указывается количество приходных и расходных документов. Так как книга ведется автоматизированным способом, то в конце года она прошивается и скрепляется печатью и подписью главного бухгалтера.

Нумерация ПКО и РКО  осуществляется последовательно, в  конце года из программы 1С распечатываются  и сшиваются книги регистрации  ПКО, РКО и платежных ведомостей.

Во всех кассовых документах подчистки и помарки не допускаются.

Кассовые документы после  окончания отчетного года сдаются  в архив организации, где они  должны хранится в течение 5 лет.

В ООО «Тор» контроль за правильностью ведения операций по кассе осуществляет главный бухгалтер, при этом материальное лицо, ответственное  за сохранность средств в кассе организации, кассир.

С кассиром заключен договор  материальной ответственности, он под  роспись ознакомлен с Порядком ведения  кассовых операций и своими должностными обязанностями.

Денежные средства в кассу  предприятия поступают в основном с его расчетного счета, ООО «Тор»  несмотря на наличие кассового аппарата очень редко принимает оплату от своих покупателей наличными  денежными средствами, при этом, с учетом требований законодательства,  по одному договору покупателя принимается  не более 100 тыс.руб.

Основная масса денежных средств, а также их поступление  и расходование отражается на расчетном  счете фирмы. Организация имеет  один расчетный счет в коммерческом банке, специального и валютного  счета нет.

Поступления на расчетный  счет ООО «Тор» происходят  в  основном при оплате покупателями реализованного им товара. Основную массу платежей по своим обязательствам организация проводит в безналичной форме через расчетный счет, это оплата поставщику за уже полученный товар для продажи или перечисление аванса под поставку товара, оплата поставщикам коммунальных услуг, а также прочим поставщикам за ТМЦ и  кредиторам. Также организация перечисляет с расчетного счета платежи в бюджет по налогам и сборам, взносы на обязательное страхование, оплачивает комиссии банка, погашает обязательства перед прочими кредиторами и снимает денежные средства для выплаты заработной платы и выдачи в подотчет.

Выдача денег, а также  безналичные перечисления со счета  предприятия банком осуществляются, как правило, на основании приказа ООО «Тор» или с его согласия (акцепта). Акцепт имеет две формы: предварительную и последующую. При предварительном акцепте поступившее в банк плательщика платежное требование оплачивается на следующий день после наступления срока оплаты, если ООО «Тор» не заявило отказ. А при последующем акцепте банк списывает деньги со счета ООО «Тор» сразу. В особых случаях банк принудительно списывает денежные средства с расчетного счета по документам других организаций. Например, по приказу Финансовых органов несколько раз снимали со счета ООО «Тор» суммы просроченных налоговых сборов, а также пени по исполнительным листам.

Банк, кроме того, списывает  со счета денежные средства без приказа  фирмы по собственной инициативе за оказанные им услуги. В ООО «Тор» имеется договор банковского счета с приложением тарифов банка на проведение кассовых и расчетных операций. В настоящее время ООО «Тор» уплачивает банку следующие виды комиссий:

1. За проведение платежного  поручения (за исключением поручений  на уплату налогов, сборов и иных обязательных платежей – 10 рублей;

2. За обслуживание счета  – 500 рублей в месяц;

3. За снятие наличных  – до 1,5% от суммы в зависимости  от величины суммы;

4. За прием и пересчет  наличных – до 0,5% от суммы в зависимости от величины суммы;

5. За использование системы  Клиент-банк-350 руб.

ООО «Тор» в безналичных расчетах использует платежные поручения и акцептованные и безакцептные платежные требования. Для перечисления денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды составляются платежные поручения. Платежное поручение представляет собой письменное распоряжение владельца счета банку о перечислении определенной денежной суммы с его расчетного счета (расчетного, текущего, валютного, ссудного, бюджетного) на счет другого предприятия – получателя средств в том же или иногороднем учреждении банка. Платежное поручение составляется на бланке ООО «Тор» 0401060 (Приложение 8). Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.

Для расчета ООО «Тор» за поставленные товары составляется платежное требование. Платежное требование представляет собой расчетный документ, который содержит требование продавца к покупателю оплатить стоимость поставленных по договору товаров на основании направленных ему расчетных и отгрузочных документов.

Стоит отметить, что  в  организации не проводится инвентаризация неличных денежных средств, не утвержден  приказ руководителя о сроках и порядке  проведения данной инвентаризации.

В некоторых случаях, например, при смене кассира, перед составлением отчетности, инвентаризация должна проводиться  обязательно. А для контроля сохранности  денежных средств рекомендуется проводит  внезапные ревизии кассы 1-2 раза в месяц, для этого руководитель должен подписать приказ о создании инвентаризационной комиссии, в состав которой должны входит 2-3 человека.

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15).

Учет операций на расчетном  счете ООО «Тор» ведет на активном синтетическом счете 51 «Расчетный счет». По дебету данного счета отражается поступление денежных средств,  по кредиту – расход. Основанием для  отражения операций по расчетному счету  является выписка банка с приложением документов-оснований (платежные требования, платежные поручения, мемориальные ордера банка на снятие комиссии и т.д.)

Особенностью выписки  банка является зеркальное отражение  операций, то есть по дебету в ней  указан расход с расчетного счета, а  по кредиту отражается приход. Выписка  банка содержит такие обязательные реквизиты, как наименование организации, ее расчетный счет, входящий и исходящий  остаток, операции по счету и итоги  по поступлению и выбытию денежных средств, текущую дату и дату предыдущего  операционного дня. В выписке  отражаются операции за один банковский день.

Выписка с приложением  оправдательных документов передается предприятию ООО «Тор» ежедневно по системе Клиент-Банк.

Клиент-Банк – это  программное  средство, используемое для автоматизации  работы с расчетным счетом и обмена сообщениями между организацией и банком. Основные плюсы использования  данной программы для ООО «Тор»: возможность дистанционного управления  в режиме он-лайн перечислением денежных средств с расчетного счета, возможность оперативного просмотра информации по поступившим  суммам  оплаты, экономия времени на обработку  и создание документов благодаря взаимосвязи Клиент-банка и бухгалтерской программы.

Платежные поручения, создаваемые в 1С практически одним нажатием кнопки загружаются в Клиент-банк, где подписываются специальными зашифрованными электронными подписями руководителя и главного бухгалтера и отправляются в банк.

Бухгалтер проверяет правильность сумм, указанных в полученных выписках из банка и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Так как в организации  применяется автоматизированная форма  учета, то записи в журнале-ордере и  ведомости по расчетному счету и  по кассе (Приложение 9,10) производятся автоматически при проведении первичных документов бухгалтером.

В конце месяца данные учетные  регистры распечатываются и подшиваются.

Итоговые обороты и  сальдо по журналу-ордеру и ведомости  переносятся в конце месяца в  Главную книгу на счет 51 «Расчетные счета» и 50 «Касса», соответственно. Главная книга ведется также автоматизированным способом и распечатывается, сшивается, подписывается и скрепляется печатью при закрытии отчетного периода.

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия.

По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. Сальдо счёта указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы.

К счету 50 «Касса» открыты субсчета: 50-1 «Касса организации» и 50-3 «Денежные документы». На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

Так стоит отметить, что  Счет 50 "Касса" предназначен для  обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в кассах организации, но по данному счету учитываются денежные документы, для этого к данному счету открывается отдельный субсчет, например, 50-3.

Денежными являются документы, приобретенные организацией для  конкретных целей, хранящиеся в кассе  и планируемые к использованию  через определенное время. Они удостоверяют право юридического лица, переданное физическому лицу, на получение определенной услуги, стоимость которой указана  в самом денежном документе. Видами денежных документов являются приобретенные  организацией почтовые и вексельные марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, санаторно-курортные путевки на лечение и отдых сотрудников и членов их семей, талоны на нефтепродукты, единые проездные билеты, проездные билеты на отдельные виды транспорта и др.

Денежные документы могут  быть проданы сотрудникам организации (путевки на лечение и отдых  сотрудников и членов их семей), возвращены продавцу (авиа- и железнодорожные билеты), переданы работникам организации под отчет (талоны на нефтепродукты, единые проездные билеты, проездные билеты на отдельные виды транспорта, карты экспресс-оплаты).

В большинстве случаев  до момента их использования денежные документы не подлежат включению  в состав расходов организации или  списанию за счет других источников.

Денежные документы хранятся в кассе организации. Первичные  учетные документы, на основании  которых ведется учет их движения, разрабатываются в самой организаций с указанием обязательных реквизитов, а форма их утверждается в приказе руководителя об учетной политике.

Отдельно стоит остановиться на использовании счета 58 «Финансовые вложения».

Счет 58 "Финансовые вложения" предназначен для обобщения информации о наличии и движении инвестиций организации в государственные  ценные бумаги, акции, облигации и  иные ценные бумаги других организаций, уставные (складочные) капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.

К счету 58 "Финансовые вложения" могут быть открыты субсчета:

58-1 "Паи и акции";

58-2 "Долговые ценные  бумаги";

58-3 "Предоставленные займы";

58-4 "Вклады по договору  простого товарищества" и др.

На субсчете 58-1 "Паи  и акции" учитываются наличие  и движение инвестиций в акции  акционерных обществ, уставные (складочные) капиталы других организаций и т.п.