Ревизия и контроль

При ревизии кассовых операций необходимо проверить:

• обеспечение сохранности денежных средств и денежных документов в кассе организации;
• правильность учетных данных об остатках денег и денежных документов;
• своевременность и правильность документального оформления кассовых операций;

-соблюдение кассовой дисциплины в соответствии с требованиями Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления НБ РБ от 17.01.2008 г. № 4 (далее - Инструкция № 4);

-соблюдение установленного порядка расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 г. № 359 с изменениями по состоянию на 24.08.2006 г. № 518;

— соблюдение законности операций, совершаемых с наличными денежными средствами.

Особенностью ревизии кассовых операций является сплошная их проверка, осуществляемая в хронологической последовательности с использованием таких приемов контроля как: проверка по форме, экспертная проверка, арифметическая проверка, встречная проверка, инвентаризация.

Ревизию кассовых операций проводят в следующей последовательности:

1. Инвентаризация наличных денег и денежных документов в кассе организации.
2. Проверка условий, обеспечивающих сохранность денежных средств.
3. Проверка соблюдения установленного порядка ведения кассовых операций.

Источниками информации являются: кассовая книга; отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО), платежными ведомостями); журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов; корешки чеков использованных чековых книжек; учетные регистры (журналы-ордера № 1- АПК; Главная книга, бухгалтерский баланс (форма № 1) и др.

 

 

2. Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе.

 

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Руководителям субъектов  хозяйствования при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, не допускаются лица:

• ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
• страдающие хроническими психическими заболеваниями;
• систематически нарушающие общественный порядок;
• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и заключить договор о его полной индивидуальной материальной ответственности.

Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспечением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, — транспортное средство.

Аудитор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям.

1. Изолировано ли помещение кассы от других служебных и подсобных помещений.
2. Располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом.
3. Имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.
4. Закрывается ли помещение кассы на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, 
имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на два внутренних врезных замка;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде 
стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону 
внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

5. Оборудована ли касса специальным  окошком для проведения операций  с работниками хозоргана или  клиентами, закрывающимся изнутри  на деревянную дверцу, обитую  с двух сторон листовым металлом. С внутренней стороны дверца должна запираться на металлическую накладку с надежным навесным замком.

6. Укреплена ли касса металлическими  решетками на оконных проемах  между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных перегородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.

7. Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и 
ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.

8. Имеется ли исправный огнетушитель. 
Каждый субъект хозяйствования ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами.

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в  кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера субъекта хозяйствования или лица, его заменяющего, кассира и физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения  или выдачи денег отдельно по каждому  ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время  совершения операций — заперты с  внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических сейфах, которые по окончании работы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сейфов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в  опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе  наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.

 

3. Методика проведения и порядок оформления результатов инвентаризации наличных денег и денежных документов, находящихся в кассе организации.

 

Ревизия кассовых операций начинается с внезапной инвентаризации наличности кассы. Поэтому сразу после прибытия в ревизуемую организацию и предъявления руководителю приказа о назначении ревизии, ревизор приступает к ревизии наличия денег и денежных документов в кассе.

Инвентаризация кассовой наличности проводится комиссией в составе ревизора, главного бухгалтера и кассира. До начала инвентаризации кассир должен составить кассовый отчет, в который включаются все приходные и расходные кассовые документы, имеющиеся в кассе и подписывает расписку по установленной форме. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов аудитор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

Если будут обнаружены расхождения  в сумме или нумерации ордеров, необходимо выяснить причины. После проверки кассового отчета аудитор визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: "До инвентаризации, на ... (дата)". Это необходимо для того, чтобы не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный аудитором отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету "Касса" на момент инвентаризации кассовой наличности. Далее производится фактическая проверка наличия денежных средств путем пересчета по номиналам. При пересчете кассовой наличности в зачет не включаются наличные деньги и   ценности,   не   принадлежащие   предприятию.   Не   принимаются   также предъявленные кассиром расписки и  другие  не  оформленные  в  установленном порядке документы. В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости. Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира. Если срок оплаты не истек – выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы.

После проверки составляется акт инвентаризации кассы в трех экземплярах. Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. При проведении инвентаризации следует учитывать, что остатки выводятся по каждой валюте отдельно и не допускается зачет 1-ой валюты в счет другой.

Если в кассе установлена недостача или излишек, аудитор, с участием работника бухгалтерии и кассира, должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации кассы до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки.

При отсутствии таких ошибок установленная  недостача считается реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек — оприходованию.

На сумму недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

Корреспонденция счетов:

В этом случае составляются следующие  бухгалтерские записи: дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", кредит счета 50 "Касса" и одновременно дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба") и кредит счета 94.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью по дебету счета 50 "Касса" и кредиту счета 92/2 "Внереализационные доходы". Одновременно устанавливаются причины возникновения излишков и недостач денег в кассе. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

Следующий этап - проверка условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе.( см. вопрос 2). Для этого следует установить:

• имеется ли в делах организации обязательство кассира о полной материальной ответственности;
• обеспечивается ли сохранность денежных средств в кассе;
• обеспечивается ли сохранность денег при доставке их из банка в кассу организации;
• наличие металлических шкафов или сейфов для хранения денежных средств;
• наличие дубликата ключей от помещения кассы, сейфа у руководителя организации и др.