Организация управленческого учета

2. Варианты автоматизации  управленческого учета

Как уже сказано выше, автоматизация управленческого учета происходит в контексте автоматизации всей информационной системы. Существуют различные варианты увязки информационных потоков между отдельными частями этой системы. Вы должны выбрать для себя тот вариант, который наиболее полно отвечает потребностям вашей компании.

2.1. Трансформация бухгалтерской  отчетности

Один из возможных подходов состоит в трансформации готовой бухгалтерской отчетности. Процесс трансформации включает в себя устранение влияния инфляции, уточнение стоимости основных средств, складских запасов, задолженностей и других статей баланса. Если компания использует для своей деятельности несколько юридических лиц, то завершает процесс трансформации консолидация данных по этим фирмам. Трансформацию может выполнять бухгалтер или аудитор, знакомый с международными стандартами финансовой отчетности, и обученный методике трансформации. Основное достоинство метода трансформации - небольшая трудоемкость, при условии, что все хозяйственные операции имеют документальное отражение в бухгалтерии. Однако, если структура деятельности разветвленная и не соответствует юридической структуре, присутствуют оффшорные и "серые" обороты, то процесс трансформации многократно усложняется.

C точки зрения программного  обеспечения для нормальной работы  этой схемы достаточно наличия продукта, трансформирующего отчетность, который может быть как приобретенной программой, так и обычной табличкой Excel, разработанной собственными силами.

2.2. Единая база данных

Второй способ автоматизации - использование единой информационной базы данных, в которую заносятся все документы, как бухгалтерские, так и иных служб. Эта интегрированная система генерирует налоговую, управленческую и оперативную отчетность для соответствующих служб компании. Такие решения характерны для зарубежных программных продуктов, у которых имеются мощные генераторы отчетов. Эти системы требуют весьма квалифицированного внедрения и обслуживания, а кроме того, достаточно дороги.

Несмотря на названные минусы, данная схема является наиболее логичной и удобной. Так что, если у вас есть желание и деньги, то, возможно, стоит ее попробовать.

2.3. Трансформация проводок

Еще одним решением является способ трансформации проводок. Он позволяет организовать в одной физической базе данных накопление двух логических баз данных одновременно. Для этого, как правило, используется специальная настройка бухгалтерской базы данных, которая позволяет на каждую проводку, сделанную по бухгалтерскому плану счетов, сгенерировать проводку по управленческому или международному плану счетов. При этом в программе заранее прописываются правила, по которым происходит перевод проводок между планами счетов.

Данный метод достаточно прост в использовании, однако рекомендовать его можно лишь небольшим и простым предприятиям, поскольку при усложнении структуры холдинга все равно потребуется проверка управленческой отчетности и ее исправление вручную.

2.4. Функциональные программы

Кроме перечисленных методов имеется еще один подход, суть которого заключается в раздельном использовании различных функциональных программ. Это один из самых дешевых способов автоматизации управленческого учета, который позволяет дополнить информационную систему предприятия новыми модулями, не ломая уже существующих учетных программ. При этом программы первичного, бухгалтерского и управленческого учета используются раздельно, периодически производя между собой передачу и синхронизацию общих данных.

Основным недостатком данного метода является необходимость создания специальных шлюзов экспорта-импорта данных. Однако это решаемая проблема, если привлечь к работе профессионалов. Тем более, что экспорт-импорт давно вошел в нашу жизнь через программы типа Клиент-Банк. Преимуществ же у данного способа несколько:

- безопасность данных - вероятность того, что все программы сломаются одновременно, довольно мала);

- удобство пользователей - им не нужно переучиваться с привычной программы;

- улучшенная функциональность - за каждый участок отвечает специализированная программа.

Данный метод может иметь еще две разновидности, при которых бухгалтерский либо управленческий контур «навинчивается» непосредственно на первичный. Фактически это означает использование двух программ: оперативно-бухгалтерской и управленческой, либо оперативно-управленческой и бухгалтерской. I вариант допустим, если используется одно юридическое лицо и бухгалтер не боится работать в одной программе с менеджерами. II вариант более универсальный в плане масштабирования и позволяет вести отдельно несколько бухгалтерских баз данных, не засоряя их ненужной информацией. В целом, если информационная система компании еще не начала развиваться по первому варианту, то предпочтение следует отдавать либо второму варианту, либо раздельному использованию всех трех программ.

 

3. Обзор существующего  рынка ПО

Для каждого из перечисленных вариантов автоматизации управленческого учета на рынке предлагается соответствующее программное обеспечение.

Для трансформации отчетности многими компаниями давно и успешно используется продукт Audit Expert, предлагаемый российской компанией Про-Инвест. Стоимость программы от 300 до 1100 долларов, в зависимости от версии.

Для ведения учета в единой базе данных в настоящее время предлагается множество программных комплексов различной мощности и стоимости. Как правило, это сложные и дорогие корпоративные системы, поддерживающие стандарты MRP/ERP, и каждая требует отдельного подробного освещения. Если пропустить таких дорогостоящих монстров, как SAP/R3, Baan, Oracle Applications, то можно условно разделить эти продукты на отечественные и зарубежные:

Зарубежные системы: Axapta, Exact, Platinum, Hansa Solutions, Scala, Accpac, SunSystems.

Системы производства СНГ: БОСС-Корпорация, Галактика, Парус, Магнат, Альфа, Эталон, Инотек.

Стоимость зарубежных колеблется от десяти до нескольких сот тысяч долларов, российские системы в несколько раз дешевле. Но при покупке таких программ нужно руководствоваться не только и не столько ценой, сколько функциональностью, надежностью, адаптированностью и наличием поддержки.

Трансформация проводок между несколькими планами счетов поддерживается в относительно небольших бухгалтерских программах, таких как БЭСТ, некоторые конфигурации 1С-Предприятия (например, производства фирм Рарус и Пиби). Их стоимость с внедрением колеблется от одной до нескольких тысяч долларов.

И, наконец, для схемы с использованием нескольких программ возможно применение любых учетных комплексов, начиная с Excel и заканчивая отдельными модулями крупных корпоративных систем. В качестве программы непосредственно для управленческого учета можно использовать небольшие зарубежные комплексы (например, MYOB Accounting, BS/1, Sage), либо специально настроенные 1С-Предприятие, Инфо-Бухгалтер, или даже Access. В частности, автор предлагает для этого собственную конфигурацию 1С-Бухгалтерии 7.7 Economist 3.3.[14]

 

 

 

Выводы и предложения

Управленческий учет – это интегрированная система сбора, обработки и предоставления аналитической информации внутренним пользователям для оптимизации деятельности предприятия и координации его будущего развития.

Объектами управленческого учета являются издержки (текущие и капитальные) предприятия и его отдельных структурных подразделений; результаты хозяйственной деятельности, как всего предприятия, так и отдельных центров ответственности; внутреннее ценообразование, предполагающее использование трансфертных цен; бюджетирование и внутренняя отчетность.

На российских предприятиях управленческий учет еще не нашел широкого распространения. Этот вид учета является одним из наиболее эффективных средств планирования и прогнозирования деятельности предприятия. Он помогает руководителям предприятия выявить оптимальные пропорции между постоянными и переменными затратами, ценой и объемом реализации, минимизировать предпринимательский риск.

В результате организационно-экономического анализа ЗАО «Заря» выявлено:

1. Важной отрасль- животноводство. Животноводческая отрасль, а точнее - молочное производство составляет основу благосостояния организации. С каждым годом отрасль животноводства наращивает свои показатели.

2. Производство на предприятии идет в довольно крупных масштабах, хозяйство хорошо обеспечено трудовыми, земельными ресурсами, основными средствами. В 2008 году объем производства достиг 255 051 тыс. руб., по сравнению с 2007 годом размер производства возрос на 19,0 %, имеет явную тенденцию роста. Механизация и автоматизация производственного процесса производства повысилось на 7,5 %. Численность работников в 2007 году сократилась на 10 человек, а в 2008 году выросла на 13 человек. Это обусловлено ростом пашни в 2008 году по сравнению с 2006 годом на 3248 га, а площадь сельскохозяйственных угодий на 3360 га за счет покупки и аренды необрабатываемых земель соседних обанкротившихся хозяйств.

Ассортиментный перечень выпускаемой и реализованной продукции животноводства: молоко питьевое пастеризованное, масло коровье крестьянское, творог классический. Переработка молока позволила хозяйству выйти на региональный и местный рынок.

3. С каждый годом предприятие ЗАО «Заря» наращивает обороты своей деятельности, об этом говорит рост рентабельности реализации сельскохозяйственной продукции.

В связи с этим в данном хозяйстве  целесообразно внедрить управленческий учет, чтобы руководители предприятия принимали обоснованные управленческие решения, нередко противоположные тем решениям, которые были бы приняты, если бы в качестве исходной информации использовались данные бухгалтерского учета. Бухгалтеры, аудиторы, эксперты и консультанты, пользуясь данными управленческого учета, могли бы дать более глубокую оценку финансовых результатов и точнее обосновать рекомендации для улучшения работы предприятия.

Наиболее простой по внедрению является система «директ-кост», которая имеет ряд преимуществ. Система “Директ-костинг” заостряет внимание руководства предприятия на изменении маржинального дохода (суммы покрытия) по предприятию в целом и по различным продуктам. Она позволяет учитывать продукцию с большой рентабельностью, чтобы переходить в основном на ее производство, так как разница между ценой реализации и суммой переменных расходов не затушевывается в результате списания постоянных косвенных расходов на себестоимость конкретных изделий.

За счет сокращения статей себестоимости упрощается ее нормирование, учет, контроль и к тому же улучшается учет и контроль условно-постоянных, накладных расходов, поскольку их сумма за данный конкретный период показывается в отчете о доходах отдельной строкой, что наглядно демонстрирует их влияние на величину прибыли предприятия.

Основное достоинство системы учета в том, что на основе информации, получаемой в ней, можно принимать различные оперативные решения по управлению предприятием. В первую очередь это касается возможностей проводить эффективную политику цен.

Имея учетные данные об ограниченной себестоимости и суммах покрытия (маржинальном доходе) по продукции, можно решать такие управленческие задачи, как оптимизация ассортимента выпускаемой продукции, целесообразность принятия дополнительного заказа по ценам ниже обычного, производство комплектующих внутри предприятия или наоборот закупка их на стороне, определение оптимального производства продукции, выбор и замена оборудования и другие.

Еще одно важное достоинство системы - это то, что ограничение себестоимости продукции лишь переменными расходами позволяет упростить нормирование, планирование, учет и контроль резко уменьшившегося числа статей затрат: себестоимость становится более “обозримой”, а отдельные затраты - лучше контролируемы. Так как чем больше контролируемых объектов, тем сильнее рассеивается внимание между ними, тем слабее становится контроль.

В последнее время наблюдается тенденция роста удельного веса постоянных расходов. Поэтому повышаются требования к обоснованности планирования и нормирования величин этих расходов.

При системе учета полной себестоимости часть нераспределенной суммы накладных расходов переходит из одного периода в другой, поэтому контроль за ними ослабевает.

«Директ-костинг» помогает снизить трудоемкость распределения накладных расходов.

Однако организация производственного учета по системе “Директ-костинг” связана с рядом проблем, которые вытекают из особенностей, присущих этой системе.

- возникают трудности при разделении  расходов на постоянные и переменные. В основном расходы полупеременные, а значит, возникают трудности в их классификации;

- постоянные расходы также участвуют  в производстве данного продукта  и, следовательно, должны быть включены в его себестоимость. Требуется дополнительное распределение условно-постоянных расходов, когда необходимо знать полную себестоимость готовой продукции или незавершенного производства;

- необходимо в ценах, устанавливаемых  на продукцию предприятия, обеспечивать покрытие всех издержек предприятия.

- значительное искажение общей  суммы прибыли за текущий период, поскольку остатки незавершенного производства оцениваются в разрезе лишь переменных производственных расходов;

- несоответствие (вследствие той  же причины) размера действительной  себестоимости выпущенной продукции с показателем «сокращенной» себестоимости, исчисленной по статьям переменных затрат, что резко снижает достоверность учета;

- несовпадение результатов финансового  учета (и финансовых отчетов) с  результатами производственного учета, вследствие чего снижается доверие контролирующих органов - финансового, налогового управления и других - к руководству фирмы, а это ведет к негативным последствиям;